Jolanta Horudko

Samo wprowadzanie zapisów VAT OSS obecnie działa na zasadzie wprowadzania ręcznego. Na ten moment nie rozpoznajemy walut (jest to planowane w najbliższych wersjach), ale umożliwiamy jedynie podgląd dokumentu i ręczne przepisanie wartości. Chętnie dowiem się jednak więcej na temat sposobu wprowadzania przez Państwa dokumentów. Czy mógłby Pan dokładnie opisać, w jaki sposób wprowadził zapis VAT OSS i o jakim typie (normalny czy poniżej limitu), jakie deklaracje wystawił i jakie zapisy wg Pana powinny się tam znaleźć, ale się nie znalazły? Od zespołu nexo dostałam także informację, że w pliku JPKV7 wykazujemy jedynie zapisy WSTO-PL-OSS Wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość – (poniżej limitu OSS)) - jeżeli wprowadzimy taki zapis od strony ewidencji VAT OSS, to w deklaracji VIU-DO nie jest taki zapis brany pod uwagę, a w ewidencji polskiej tworzy się zapis powiązany z odpowiednią transakcją i jest on ujmowany w JPK. Z kolei zapisy powyżej limitu nie są ujmowane w JPKV7, a jedynie w deklaracji VIU-DO

To jest wersja demo, która ma służyć sprawdzeniu, czy w ogóle spodoba się Państwu to rozwiązanie. Liczbę stron ustaliliśmy poprzez analizę potrzeb biur i wyszło nam, że 50 jest wystarczające, aby zapoznać się z funkcjami Portalu Biura. Prawda - i raczej nie będziemy rozwijać w tę stronę. Rozpoznajemy NIP nabywcy/NIP sprzedawcy a dane kontrahenta pobierane są z GUSu Sprzedaż do osób fizycznych w większości przypadków robione jest przez kasy fiskalne, a następnie księgowane przez raporty kasowe. Może Pan to zrobić z tego poziomu, jednak "Zgłoś sugestię" dotyczy uwag do konkretnego programu, a tutaj mówimy o integracji i wykorzystaniu OCR, współdzielonego przez wszystkie linie. Sugestia w końcu do nas dotrze, ale będzie musiała przejść dużo dłuższą ścieżkę. Tutaj dajemy Panu możliwość bezpośredniego kontaktu. Oczywiście nie musi Pan z tego korzystać.

Szanowni Państwo, Informujemy o ukazaniu się nowej wersji Dokumentów firmy. W nowej wersji, po Państwa sugestiach, dodaliśmy możliwość masowego pobierania dokumentów, zabezpieczyliśmy dodatkowo skrzynkę e-mail, uruchomiliśmy mechanizm informowania użytkowników o aktualizacji w widokach listy dokumentów oraz w podglądzie dokumentu, uporządkowaliśmy filtry i akcje masowe oraz wprowadziliśmy poprawki wyglądu aplikacji. Zapraszamy do zapoznania się ze zmianami! Akcje masowe na dokumentach (w tym masowy eksport dokumentów) Użytkownicy często zgłaszali się do nas z prośbą o umożliwienie masowego pobierania dokumentów. Dodaliśmy taką możliwość w ramach realizacji zadania związanego z wykonywaniem akcji masowych na dokumentach dla wszystkich widoków dostępnych we wszystkich trybach pracy. Więcej informacji na temat masowego pobierania dokumentów i innych akcji masowych znajdą Państwo w artykułach: Dokumenty firmy – Jak zbiorczo pobrać przesłane dokumenty? Czym są i jak działają akcje masowe w aplikacji Dokumenty firmy? Nowy wygląd w trybie wysyłki bez akceptacji Jednym z zadań dla tej wersji było uspójnienie widoku listy dokumentów w podstawowym trybie pracy (wysyłka bez akceptacji) i dla zwykłego użytkownika w trybie wysyłki z akceptacją. Wykorzystaliśmy widok listy z paskiem bocznym, który stosujemy w pozostałych trybach, tworząc w menu następujące zakładki: Moje dodane <zawierające tylko dokumenty użytkownika>, Ostatnie 30 dni <z określonego okresu>, Wszystkie <zawierające wszystkie dokumenty>, Poprawa zabezpieczeń Skrzynki e-mail Zgodnie z Państwa sugestiami rozwinęliśmy opublikowaną w październiku skrzynkę e-mail o dodatkowe zabezpieczenia mające na celu ostrzeganie użytkowników przed upoważnianiem popularnej domeny oraz umożliwienie administratorowi portalu stworzenie listy zablokowanych adresów. Od teraz posiadają Państwo pełną kontrolę nad tym, jakie adresy e-mail mogą zostać dodane do listy zaufanych. Więcej informacji na temat skrzynki e-mail znajdą Państwo w artykułach: Dokumenty firmy – Mechanizm ostrzegania o popularnej domenie Dokumenty firmy – Jak zablokować przyjmowanie dokumentów z określonego adresu e-mail? (Administrator) Zmiany wyszukiwarki zaawansowanej Od teraz wyszukiwarka umożliwia użytkownikom stosowanie bardziej "zaawansowanych" technik w postaci tzw. operatorów wyszukiwania, które znacząco ułatwiają wyszukiwanie dokumentów. Główne symbole poprawiające jakość wyszukiwania to: * (gwiazdka) – zastępuje dalszą część szukanej frazy. np. ko* wyszukane zostaną dokumenty ze słowami: konsolidacja, konto, korekta, koszt; „” (cudzysłów) – wyszukuje całą frazę, np. wpisując "faktura sprzedaży" wyszukane zostaną dokumenty zawierające te konkretne słowa, dokładnie w takiej kolejności, np. w zdaniu „W załączniku przesyłam fakturę sprzedaży do zrealizowanego zamówienia". Więcej informacji na temat wyszukiwarki znajdą Państwo w artykule: Dokumenty firmy – Jak korzystać z operatorów wyszukiwarki? Zapraszamy do klikania!

Dzień dobry, Jeśli dobrze rozumiem, oczekiwałby Pan rozwiązania umożliwiającego pokazanie, co zostało rozpoznane i umożliwienie użytkownikowi poprawienia tego? Teraz takie "poprawki" śledzimy z poziomu programów księgowych, więc zbieramy informacje o błędach w odczycie przez OCR. Rozważaliśmy też dodanie takiego rozwiązania do Portalu, ale ze względu na konieczność ciągłego dostosowywania programu do zmian prawnych (których w ostatnim czasie jest wyjątkowo dużo), ten temat został odłożony na później. Poza bezpośrednimi zgłoszeniami wszystkie faktury przechodzące przez nasz system (na analizę których Biura wyraziły zgodę), są na bieżąco analizowane i w razie potrzeby przekazywane do uczenia. Jak najbardziej dalej inwestujemy w OCR, a nowe modele są publikowane na bieżąco. Tylko w tym roku opublikowaliśmy już 4 ulepszone modele - a zaraz zostanie opublikowany 5. Do końca roku planujemy też wdrożyć rozpoznawanie walut i faktur w obcych językach. W jednym z wątków pisaliśmy też, że problematyczne faktury chętnie przyjmujemy na adres portalbiura@insert.com.pl lub dokumentyfirmy@insert.com.pl. Na co dzień zbieramy tam sugestie i informacje o problemach z Portalami (można rozpropagować adresy). Z każdym przypadkiem zapoznajemy się indywidualnie i odpowiadamy. Zazwyczaj mamy dodatkowe pytania, które musimy zadać, dlatego prosimy o dodawaniu w mailu następujących informacji: NIP i nazwę Biura rachunkowego w zgłoszeniu, NIP klienta biura, NIP sprzedawcy z faktur, Dane o programie (nazwa, linia, wersja), Czy dokumenty wprowadzane są za pomocą schematów importu czy ręcznie? I oczywiście w czym problem. Jeśli chodzi o obawy związane z aktywacją Portalu Biura i udostępnieniem do Klientom, możemy zaproponować przetestowanie rozwiązania najpierw na mniejszej grupie w ramach 45 dniowego okresu próbnego dostępnego za darmo dla wszystkich Biur rachunkowych korzystających z programów Rachmistrz lub Rewizor GT oraz nexo. Usługa jest udostępniana konkretnemu klientowi, więc może Pan wytypować najpierw mniejszą grupę "testową". Mam nadzieję, że moja odpowiedź pomoże Panu w podjęciu decyzji

W przypadku znalezienia następnych miejsc, proponuję założenie nowego wątku i pozostawienie tego do wymiany informacji w obszarze Rozdzielania dokumentów. Unikniemy w ten sposób mieszania tematów, a Pan będzie miał pewność, że wiadomość nie zaginie.

Dziękuję za informację. Zgłaszam zespołowi księgowości nexo

Oczywiście, bardzo słuszna uwaga i rzeczywiście na początku maja podobny wątek pojawił się na forum dla Partnerów i rozmawialiśmy już o takim rozwiązaniu wewnętrznie. Należy też pamiętać, że są ostrzeżenia o duplikacie w momencie zapisu księgowanego dokumentu w KPIR czy VAT, więc nie należy się obawiać podwójnego zaksięgowania. Zapewniam, że nad rozwiązaniem tego tematu pracujemy wraz z zespołem webowym i wkrótce będzie rozwiązany. Dodaliśmy niedawno opcję dla użytkowników korzystających z wgrywania dokumentów z poziomu programu księgowego. Istnieje możliwość podziału dokumentów wielostronicowych na pojedyncze strony. W tym przypadku każdy plik, który zawiera więcej niż jedną stronę zostanie podzielony i każda ze stron stanie się oddzielnym dokumentem na liście. Ta opcja jest dobrym rozwiązaniem, jeżeli skanujemy wiele faktur jednostronicowych do jednego pliku. Niestety to rozwiązanie, jak napisałam, jest ograniczone do użytkowników desktopowych. Dla dokumentów z Portalu takie rozwiązanie wkrótce się pojawi. Zrzut z GT, ale w nexo działa to analogicznie:

Dziękuję za pytanie. Oczywiście nie opieramy się wyłącznie na nazwach plików. Jednym z mechanizmów, które stosujemy jest sprawdzenie tzw. "sumy kontrolnej pliku", żeby uniknąć sytuacji, w której klient zmieni nazwę i spróbuje wysłać ten sam plik jeszcze raz. Poniżej przykład: Tutaj są 2 różne pliki, ale posiadające tę samą nazwę (błąd się nie pokazał):

Oczywiście, to jeszcze doprecyzuję, że jeśli do PB Klient doda duplikat i go usunie zanim dokument zostanie pobrany przez program Księgowy, to jednostki nie są pobierane. Dekrementacja następuje w momencie, gdy dokument zostanie odebrany przez księgowość i zostanie zaciągnięty jego podgląd.

Panie Krzysztofie, sprawdziliśmy i wygląda to tak, jakby klient rzeczywiście wysłał do nas kilka maili pod rząd (w odstępach około 2/3 minutowych, więc nie widzimy tu błędu po stronie programu). Czy mają Państwo włączone Powiadomienia o pomyślnym przesłaniu plików? Sugeruję włączenie tego powiadomienia, aby uniknąć ponownej sytuacji w przyszłości. Oczywiście tak, jak rozmawialiśmy w rozmowie prywatnej, w ramach dobrej współpracy, zwrócimy Panu jednostki https://www.insert.com.pl/dla_uzytkownikow/e-pomoc_techniczna/7664,jak-skonfigurowac-wysylke-dokumentow-do-portalu-biura-z-poziomu-poczty-elektronicznej.html?token=IjIwMjEvMDIvMjEsIDAzOjI1OjEwLS0-LCAi.PtDQy0szt1jHbH5wcZPO0d8Tby0

Oczywiście. 1. Kwestią nadmiarowych plików zajmujemy się już w osobnym wątku 2. Mechanizm informowania o duplikatach istnieje w Programie i jest możliwość usunięcia takiego duplikatu. W przypadku dedykowanej skrzynki e-mail nie zdecydowaliśmy się na takie ograniczenie ze względu na to, że nie możemy odrzucać poprawnych (z punktu widzenia programu) dokumentów, które klient mimo wszystko może chcieć wysłać. 3. Sugestię dotyczącą ukrycia faktur odrzuconych przekazaliśmy już do zespołów księgowych Dziękujemy

Dzień dobry, już sprawdzamy. Proszę o wysłanie w wiadomości prywatnej NIP klienta

Dzień dobry, rzeczywiście zaobserwowaliśmy zwolnienie po stronie dostawcy usługi, podnosimy zasoby i analizujemy temat. W ciągu dnia mogą pojawić się krótkie przerwy w dostępności, ale sytuacja powinna ulec poprawie

Udało nam się ustalić, że przyczyną "znikania" dokumentów było wykonanie dearchiwizacji. Dokumenty firmy w swoim podstawowym przeznaczeniu służą do przekazywania dokumentów z aplikacji webowej (Dokumenty firmy udostępnione Pracownikom) do programu księgowego (Rachmistrz lub Rewizor wykorzystywany w Dziale księgowym). Przez przekazywanie rozumiemy zwykłą wysyłkę między programami. Dokumenty firmy oznaczają, które dokumenty zostały już wysłane do księgowości, żeby nie duplikować ich w programie (jest to widoczne w postaci statusu dokumentu W księgowości w Dokumentach firmy). W przypadku GT dokumenty są pobierane do bazy, która jako pierwsza o nie zapyta (w przypadku pracy na wielu bazach lub przed dearchiwizacją). Jeśli dokumenty były już raz pobrane do programu księgowego, nie wysyłamy ich z Portalu ponownie, bo u nas są już oznaczone jako odebrane przez księgowość. Dearchiwizacja z założenia jest bardzo rzadką, awaryjną procedurą, dlatego błędy, które mogą pojawić się po jej wykonaniu, naprawiamy na ten moment ręcznie. Dlatego do czasu rozwiązania tego problemu należy się kontaktować ze mną lub @Katarzyna Kolenda. Po zgłoszeniu myślimy nad wprowadzeniem usprawnienia, które umożliwiałoby samodzielne ponowienie wysyłki przez użytkowników Dokumentów firmy. Na takie rozwiązanie trzeba jednak poczekać, ponieważ najpierw musimy je rozważyć, zaprojektować i wdrożyć. Zamykam wątek. Sprawę ponawiania wysyłki konkretnych dokumentów kończymy z Panem Zbigniewem w wiadomościach prywatnych.

Udało nam się ustalić, że przyczyną "znikania" dokumentów było wykonanie dearchiwizacji. Dokumenty firmy w swoim podstawowym przeznaczeniu służą do przekazywania dokumentów z aplikacji webowej (Dokumenty firmy udostępnione Pracownikom) do programu księgowego (Rachmistrz lub Rewizor wykorzystywany w Dziale księgowym). Przez przekazywanie rozumiemy zwykłą wysyłkę między programami. Dokumenty firmy oznaczają, które dokumenty zostały już wysłane do księgowości, żeby nie duplikować ich w programie (jest to widoczne w postaci statusu dokumentu W księgowości w Dokumentach firmy). W przypadku GT dokumenty są pobierane do bazy, która jako pierwsza o nie zapyta (w przypadku pracy na wielu bazach lub przed dearchiwizacją). Jeśli dokumenty były już raz pobrane do programu księgowego, nie wysyłamy ich z Portalu ponownie, bo u nas są już oznaczone jako odebrane przez księgowość. Dearchiwizacja z założenia jest bardzo rzadką, awaryjną procedurą, dlatego błędy, które mogą pojawić się po jej wykonaniu, naprawiamy na ten moment ręcznie. Dlatego do czasu rozwiązania tego problemu należy się kontaktować ze mną lub @Katarzyna Kolenda. Po zgłoszeniu myślimy nad wprowadzeniem usprawnienia, które umożliwiałoby samodzielne ponowienie wysyłki przez użytkowników Dokumentów firmy. Na takie rozwiązanie trzeba jednak poczekać, ponieważ najpierw musimy je rozważyć, zaprojektować i wdrożyć. Zamykam wątek. Sprawę ponawiania wysyłki konkretnych dokumentów kończymy z Panem Zbigniewem w wiadomościach prywatnych.