Pomoc techniczna

W celu wygenerowania plik wymiany dokumentów przejdź do modułu Księgowości. Z menu na liście wybierz opcję Dodaj. Określ parametry generowanego pliku. Wybierz rodzaj pliku (Wymiana z GT) oraz wskaż okres za jaki ma zostać wygenerowany. Utwórz plik wymiany, klikając Generuj. Wygenerowany plik będzie widoczny na liście w module Księgowości. Z tego miejsca możesz pobrać wygenerowany plik. Jeżeli podczas generowania wystąpiły błędy, zostanie to zaprezentowana na liście odpowiednim statusem. Listę błędów można zobaczyć, klikając Pokaż błędy w menu kontekstowym dla wygenerowanego pliku wymiany.

.

Aby udostępnić Subiekta 123 klientom biura rachunkowego, które pracuje na programach księgowych z linii InsERT GT, konieczne jest posiadanie licencji specjalnej Subiekta 123 dla InsERT GT - licencja dla biur rachunkowych. Szczegółowe informacje dotyczące licencji specjalnej dostępne są na stronie subiekt123.pl. Licencję można zamówić w sieci dystrybucji InsERT lub kontaktując się z naszym konsultantem: tel. 71 78 76 110, lub e-mail: asp@insert.com.pl. Po zakupie licencji Subiekta 123 dla InsERT GT otrzymasz wiadomość e-mail informującą o aktywowaniu nowej licencji. Jeżeli nie posiadasz Konta InsERT zarejestrowanego na potrzeby Subiekta 123 lub produktów z linii InsERT nexo, w wiadomości e-mail dostępny będzie link aktywacyjny, który pozwoli założyć nowe konto. Dzięki niemu będziesz mógł zalogować się do serwisu Moje konto, z poziomu którego wykonywana jest operacja udostępniania Subiekta 123 dla klientów biura rachunkowego. Po kliknięciu w link aktywacyjny zaprezentowana zostanie strona zaproszenia do korzystania z nowo zakupionej licencji Subiekta 123 dla InsERT GT. Przejście dalej spowoduje wyświetlenie strony logowania. Jeżeli posiadasz Konto InsERT, możesz się zalogować. Użyte konto stanie się kontem dostępowym do firmy biura rachunkowego, w ramach której będziesz udostępniał Subiekta 123 dla swoich klientów. Jeżeli nie posiadasz konta, lub chcesz użyć innego, skorzystaj z opcji Załóż Konto InsERT. Na stronie rejestracji nowego konta podaj wszystkie wymagane dane. Nowo założone konto wymaga potwierdzenia. Na adres e-mail wprowadzony na stronie rejestracji wysłany zostanie link aktywacyjny. Potwierdź konto, klikając w otrzymany link aktywacyjny. Po tej operacji będziesz mógł zalogować się do serwisu Moje konto. Z poziomu serwisu Moje konto możesz zarządzać swoim biurem rachunkowym. Z tego miejsca możesz udostępniać Subiekta 123 dla swoich klientów oraz zarządzać posiadanymi licencjami (Subiekt 123, Subiekt 123 dla InsERT GT, Subiekt 123 dla InsERT nexo, InsERT nexo, Usługa SMS). Uwaga: Pierwsza aktywowana licencja Subiekta 123 dla InsERT GT zawsze wymaga zatwierdzenia przez firmę InsERT. Do tego czasu udostępnianie aplikacji klientom nie jest możliwe. Potwierdzenie licencji może zająć do 5 dni roboczych. Po potwierdzeniu przez dział handlowy firmy InsERT licencja zmieni status z oczekująca na zatwierdzenie na aktywna. Zobacz również: Jak udostępnić Subiekta 123 w ramach licencji biurowej Subiekt 123 dla InsERT GT? Jak rozpocząć korzystanie z udostępnionej usługi?

.

Przed przystąpieniem do generowania Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) konieczne jest określenie urzędu skarbowego w konfiguracji Subiekta 123. W tym celu przejdź do Konfiguracja -> Podatek VAT, wybierz urząd skarbowy z listy i zapisz wprowadzone dane. Po określeniu urzędu skarbowego przejdź do modułu księgowości. Z menu na liście wybierz opcję Dodaj. Określ parametry generowanego pliku. Wybierz rodzaj pliku oraz wskaż okres za jaki ma być wygenerowany. Subiekt 123 pozwala na generowanie następujących plików JPK: JPK_VAT - Jednolity plik kontrolny dla ewidencji sprzedaży oraz zakupu VAT JPK_FA - Jednolity plik kontrolny dla faktur VAT Utwórz Jednolity Plik Kontrolny, klikając Zapisz. Wygenerowany Jednolity Plik Kontrolny będzie widoczny na liście w module księgowości. Z tego miejsca możesz pobrać wygenerowany plik. Jeżeli podczas generowania wystąpiły błędy, zostanie to zaprezentowana na liście odpowiednim statusem. Listę błędów można zobaczyć, klikając Pokaż błędy w menu kontekstowym dla wygenerowanego pliku JPK.

.

Lista drukarek z którymi współpracuje Subiekt 123 dostępna na tej stronie.

.

Po dokonaniu odpowiedniej konfiguracji wymiany dokumentów, w module Sprzedaży włącz kolumnę prezentującą status księgowy (można tego dokonać klikając prawym przyciskiem myszy na nagłówku listy dokumentów). W celu wysłania dokumentów do programu księgowego InsERT nexo przejdź do modułu Księgowość. Z menu na liście wybierz opcję Dodaj. Wybierz rodzaj wymiany dokumentów Wymiana z nexo (on-line). Określ okres oraz status dokumentów, które mają zostać przekazane do księgowości. Dodatkowo możesz określić parametry, decydujące wg jakiej daty przekazać dokumenty sprzedaży oraz zakupu. Opcjonalnie możesz wybrać dokumenty, które mają zostać wysłane do księgowości. Skorzystaj z opcji Wyślij, w celu przekazania dokumentów.

.

W celu rozszerzenia licencji Subiekta 123 przejdź do serwisu Moje konto. W serwisie Moje Konto przejdź do zarządzania swoją firmą. Na liście licencji odszukaj usługę Subiekt 123 i skorzystaj z opcji Rozszerz licencję. Uwaga! Przejście na licencjonowanie indywidualne oznacza rezygnację z licencji udostępnionej przez biuro rachunkowe. W formularzu przedłużania określ okres obowiązywania nowej licencji. Następnie zdefiniuj pakiet Subiekta 123, określając dodatkowe moduły. W podsumowaniu formularza prezentowane są szczegóły Twojego zamówienia wraz z kwotą brutto do zapłaty. Zweryfikuj podsumowanie zamówienia oraz zaakceptuj regulamin usługi. Kliknięcie Zapłać spowoduje przeniesienie do systemu płatności elektronicznej PayU. Uwaga! Jeżeli nie nastąpiło automatyczne przekierowanie do systemu płatności elektronicznej, link do dokończenia płatności dostępny jest w szczegółach licencji Subiekta 123. Zweryfikuj podsumowanie prezentowane w systemie płatności elektronicznej oraz określ metodę płatności. Dokonaj płatności, klikając Płacę. Postępuj zgodnie z informacjami prezentowanymi na ekranie, dokonując płatności zgodnie z wybraną metodą. Po opłaceniu zostaniesz przekierowany do serwisu Moje konto, gdzie zaprezentowane zostaną szczegóły transakcji wraz z jej statusem. Transakcja może przyjmować następujące statusy: Zakończona, Oczekuje na opłacenie, Anulowana. Zakończona - płatność została zakończona i potwierdzona. Nowa licencja została aktywowana. Oczekuje na opłacenie - płatność w trakcie realizacji lub płatność oczekuje na potwierdzenie. Korzystanie z nowej licencji będzie możliwe po potwierdzeniu płatności. Anulowana - płatność nie zastała dokonana. Nowa licencja nie zostanie aktywowana. Po zaksięgowaniu wpłaty, w szczegółach transakcji zostanie udostępniona opcja pobrania faktury w formacie PDF.

W celu aktywowania dodatkowych modułów do podstawowej licencji Subiekta 123 przejdź do serwisu Moje konto. W serwisie Moje Konto przejdź do zarządzania swoją firmą. Na liście licencji odszukaj usługę Subiekt 123 i przejdź do szczegółów licencji. Z poziomu szczegółów licencji Subiekta 123 skorzystaj z opcji Kup moduł. W formularzu określ moduły dodatkowe. W podsumowaniu formularza prezentowane są szczegóły Twojego zamówienia wraz z kwotą brutto do zapłaty. Zweryfikuj podsumowanie zamówienia oraz zaakceptuj regulamin usługi. Kliknięcie Zapłać spowoduje przeniesienie do systemu płatności elektronicznej PayU. Uwaga! Jeżeli nie nastąpiło automatyczne przekierowanie do systemu płatności elektronicznej, link do dokończenia płatności dostępny jest w szczegółach licencji Subiekta 123. Zweryfikuj podsumowanie prezentowane w systemie płatności elektronicznej oraz określ metodę płatności. Dokonaj płatności, klikając Płacę. Postępuj zgodnie z informacjami prezentowanymi na ekranie, dokonując płatności zgodnie z wybraną metodą. Po opłaceniu zostaniesz przekierowany do serwisu Moje konto, gdzie zaprezentowane zostaną szczegóły transakcji wraz z jej statusem. Transakcja może przyjmować następujące statusy: Zakończona, Oczekuje na opłacenie, Anulowana. Zakończona - płatność została zakończona i potwierdzona. Nowa licencja została aktywowana. Oczekuje na opłacenie - płatność w trakcie realizacji lub płatność oczekuje na potwierdzenie. Korzystanie z nowej licencji będzie możliwe po potwierdzeniu płatności. Anulowana - płatność nie zastała dokonana. Nowa licencja nie zostanie aktywowana. Po zaksięgowaniu wpłaty, w szczegółach transakcji zostanie udostępniona opcja pobrania faktury w formacie PDF.

.

W celu przedłużenia licencji Subiekta 123 przejdź do serwisu Moje konto. W serwisie Moje Konto przejdź do zarządzania swoją firmą. Na liście licencji odszukaj usługę Subiekt 123 i skorzystaj z opcji Przedłuż licencję. W formularzu przedłużania określ okres obowiązywania nowej licencji. Następnie zdefiniuj pakiet Subiekta 123, określając dodatkowe moduły. W podsumowaniu formularza prezentowane są szczegóły Twojego zamówienia wraz z kwotą brutto do zapłaty. Zweryfikuj podsumowanie zamówienia oraz zaakceptuj regulamin usługi. Kliknięcie Zapłać spowoduje przeniesienie do systemu płatności elektronicznej PayU. Uwaga! Jeżeli nie nastąpiło automatyczne przekierowanie do systemu płatności elektronicznej, link do dokończenia płatności dostępny jest w szczegółach licencji Subiekta 123. Zweryfikuj podsumowanie prezentowane w systemie płatności elektronicznej oraz określ metodę płatności. Dokonaj płatności, klikając Płacę. Postępuj zgodnie z informacjami prezentowanymi na ekranie, dokonując płatności zgodnie z wybraną metodą. Po opłaceniu zostaniesz przekierowany do serwisu Moje konto, gdzie zaprezentowane zostaną szczegóły transakcji wraz z jej statusem. Transakcja może przyjmować następujące statusy: Zakończona, Oczekuje na opłacenie, Anulowana. Zakończona - płatność została zakończona i potwierdzona. Nowa licencja została aktywowana. Oczekuje na opłacenie - płatność w trakcie realizacji lub płatność oczekuje na potwierdzenie. Korzystanie z nowej licencji będzie możliwe po potwierdzeniu płatności. Anulowana - płatność nie zastała dokonana. Nowa licencja nie zostanie aktywowana. Po zaksięgowaniu wpłaty, w szczegółach transakcji zostanie udostępniona opcja pobrania faktury w formacie PDF.

.

.

Aby zmienić domyślne parametry dokumentów, przejdź do konfiguracji Konfiguracja -> Parametry -> Dokumenty. Przejdź do edycji zestawu parametrów wybranego dokumentu. W konfiguracji poszczególnych dokumentów możesz określić następujące parametry: Domyślny sposób liczenia dokumentu Domyślną formę płatności Domyślny termin płatności.

.

Aby włączyć opcję uzupełniania luk w numeracji, przejdź do konfiguracji Konfiguracja -> Parametry -> Numeracje. Następnie przejdź do edycji wybranego rejestru numeracji. W szczegółach rejestru zmień parametr odpowiedzialny za uzupełnianie luk w numeracji dokumentów danego typu. Zmień wartość parametru na Wypełnianie i zapisz wprowadzone zmiany. Od tego momentu nowo wystawiane dokumenty będą w pierwszej kolejności otrzymywały numer uzupełniający ewentualne luki w numeracji.

Aby dodać logo do wydruku dokumentu, przejdź do konfiguracji Konfiguracja -> Firma -> Dane firmy. Wskaż, gdzie na dysku znajduje się plik graficzny zawierający log firmy, klikając na poniższy przycisk. Uwaga: Maksymalny rozmiar pliku graficznego to 1MB. Po określeniu pliku zaprezentowany zostanie jego podgląd. W celu zatwierdzenia wprowadzonych danych skorzystaj z opcji Zapisz. Na wydruku dokumentu zaprezentowane zostanie logo firmy. Uwaga: Drukowanie logo na poszczególnych typach dokumentów można wyłączyć w konfiguracji wydruków.

.

.

W związku ze zmianą przepisów w zakresie centralizacji rozliczeń podatku VAT w Jednostkach Samorządu Terytorialnego, Subiekt 123 został rozbudowany o możliwość wskazania innego sprzedawcy na wystawianych dokumentach. W celu wskazania Innego sprzedawcy przejdź do konfiguracji Konfiguracja -> Firma -> Inny sprzedawca. Określ dane nadrzędnej jednostki samorządowej. W formularzu masz możliwość pobrania danych innego sprzedawcy bezpośrednio z bazy GUS. W tym celu po wprowadzeniu identyfikatora podatkowego naciśnij przycisk Wyszukaj w bazie GUS. W celu zapisania wprowadzonych danych skorzystaj z opcji Zapisz. W konfiguracji numeracji masz możliwość określenia dodatkowego symbolu identyfikującego jednoznacznie jednostkę samorządową wystawiającą dokument. W tym celu przejdź do konfiguracji numeracji Konfiguracja -> Słowniki -> Numeracja oraz wprowadź dodatkowy symbol dla określonych typów dokumentów. Na wydruku dokumentu zaprezentowana zostanie sekcja z danymi sprzedawcy (nadrzędnej jednostki samorządowej) oraz danymi jednostki wystawiającej dokument.

.

W związku ze zmianą przepisów w zakresie centralizacji rozliczeń podatku VAT w Jednostkach Samorządu Terytorialnego, Subiekt 123 został rozbudowany o możliwość wskazania na dokumencie sprzedaży danych nabywcy oraz odbiorcy. W styczniowej aktualizacją Subiekta 123 dodaliśmy możliwość wskazania Innego nabywcy będącego właściwą nadrzędną Jednostką Samorządu Terytorialnego dla klienta wybranego na dokumencie sprzedaży. W celu wskazania Innego nabywcy przejdź do edycji danych klienta. W sekcji Inny nabywca wyszukaj nabywcę w kartotece, wpisując w polu Inny nabywca jego nazwę lub identyfikator podatkowy. Jeżeli szukany klient został znaleziony, wybierz go z listy przez kliknięcie lub naciśnięcie klawisza Enter. Jeśli wpisana podczas wyszukiwania fraza dotyczy klienta, którego dane nie są jeszcze zapisane w kartotece, możesz je dodać, klikając Dodaj klienta lub naciskając klawisz Enter. Dane wprowadzone podczas wyszukiwania zostaną przeniesione do formularza dodawania nowego klienta. Uzupełnij pozostałe informacje i zapisz klienta do kartoteki. Jeżeli wyszukiwałeś klienta po numerze NIP, przejście do dodawania nowego klienta spowoduje, że dane zostaną automatycznie pobrane z bazy danych GUS. Do dodawania nowego klienta można również przejść bezpośrednio, klikając ikonę plusa w polu Inny nabywca. Po zapisaniu danych, Inny nabywca zostanie wybrany w formularzu klienta. Zapisz dane klienta z wybraną jednostką nadrzędną. Podczas wystawiania dokumentu dla Jednostki Samorządu Terytorialnego wybierz klienta, dla którego określona została jednostka nadrzędna. Informacja o innym nabywcy zostanie zaprezentowana poniżej pola z wybranym klientem. Na wydruku dokumentu zaprezentowana zostanie sekcja z danymi nabywcy (nadrzędnej jednostki samorządowej) oraz danymi odbiorcy. Uwaga: Identyfikator podatkowy odbiorcy na wydruku dokumentu sprzedaży będzie widoczny po włączeniu parametru NIP wystawcy/odbiorcy w konfiguracji wydruku określonego typu dokumentu Konfiguracja -> Parametry -> Wydruk.