Portal Dokumentów a KSeF

[Kuba Fornalski 74]

Dzień dobry, 

pytanie z cyklu KSeF, czy jeżeli będzie model mieszany czyli my w Rachmistrzu możemy pobierać faktury z KSeFu, a jednocześnie klient będzie mógł pobierać faktury z KSeFu w portalu Dokumentów to w jaki sposób insert planuje wdrożyć blokady przeciwko dublom. Czy klient będzie mógł pobierać w Portalu Dokumentów faktury, które my pobraliśmy bezpośrednio do Rachmistrza? Czyli czy będzie jakaś blokada żeby w obiegu klient-biuro, nie występowały podwojone faktury? 
Na przykład klient w jednym miesiącu napisze: "Nie było faktur, czyli w domyśle nie zalogował się też do PD". My w rachmistrzu kliknęliśmy pobierz faktury, okazało się że była faktura za księgowość i system ją pobrał. Czy jeżeli klient zaloguje się w kolejnym miesiącu to system pobierze mu też te poprzednie faktury, które my sobie już wcześniej samodzielnie pobraliśmy do Rachmistrza? Co się wtedy dzieje? Będziemy płacić podwójnie InsPunktami, za to że sami pobieramy faktury z KSeF, a jednocześnie klient też może sam sobie pobrać fakturę z KSeF i przesłać nam ponownie, coś co już mieliśmy?
Edit: czy system już będzie zaznaczał na etapie listy że taka faktura już była? Czy będziemy musieli to sprawdzać ręcznie lub dopiero na etapie księgowania będzie wyskakiwał komunikat "taka faktura już była" 

Edytowane 11 Sierpnia przez Kuba Fornalski

[Kuba Fornalski 74]

Mam na myśli ten okres przejściowy bo myślę że część klientów na początku to będzie droga przez mękę, czyli pewnie będzie się kończyło że my będziemy musieli w Rachmistrzu pobrać wszystkie faktury, zaksięgować, później dać kontrolnie klientowi do sprawdzenia listę faktur czy akceptuję, bo klient pewnie się nie zaloguje do PD. 
I teraz mam w głowie, że jak on zacznie powoli korzystać z PD może za pół roku, może za rok, żeby nie mógł pobrać z KSeFu faktur które my już zaksięgowaliśmy, bo to powstanie chaos, jak on się zaloguje w końcu do PD, pobierze wszystkie zaległe faktury i wyśle do księgowości. 

[Kuba Fornalski 74]

Chociaż taki mechanizm chyba już jest teraz pytanie czy on będzie działał też z fakturami z KSeFu, pobieranymi w sposób opisany wyżej.
No ale jakby wyskoczyło 50 takich komunikatów bo się wcisnęło przycisk "pobierz dokumentu z KSeFu" to powstałaby jakaś pętla dla klienta z której nie może wyjść bez kliknięcia 50 razy "nie dodawaj".

[Kacper Panek 342]

Dzień dobry,

W dniu 11.08.2025 o 11:50, Kuba Fornalski napisał:

Czy klient będzie mógł pobierać w Portalu Dokumentów faktury, które my pobraliśmy bezpośrednio do Rachmistrza? Czyli czy będzie jakaś blokada żeby w obiegu klient-biuro, nie występowały podwojone faktury? 

W przypadku, gdy Portal Dokumentów zostanie udostępniony, wszystkie faktury będą przesyłane za pośrednictwem portalu. W takim przypadku udostępnione zostaną dwa tryby:

1. Pierwszy tryb będzie polegał na pobraniu dokumentów do portalu, gdzie użytkownik, tj. klient biura będzie miał możliwość przesłania ich dalej do programu księgowego.
2. Drugi tryb będzie pomijał udział użytkownika i dokumenty zostaną automatycznie przesłane przez portal do programu księgowego.

Nie przewidujemy sytuacji, w której dany dokument zostałby pobrany dwukrotnie – system będzie weryfikował, czy dana faktura została już pobrana do Portalu Dokumentów.

W dniu 11.08.2025 o 13:16, Kuba Fornalski napisał:

I teraz mam w głowie, że jak on zacznie powoli korzystać z PD może za pół roku, może za rok, żeby nie mógł pobrać z KSeFu faktur które my już zaksięgowaliśmy, bo to powstanie chaos, jak on się zaloguje w końcu do PD, pobierze wszystkie zaległe faktury i wyśle do księgowości.

Jeżeli KSeF zostanie skonfigurowany, a Portal Dokumentów będzie udostępniony, to faktury będą trafiały do Portalu Dokumentów niezależnie od zalogowania się użytkownika (klienta biura). Dzięki temu jeżeli klient zaloguje się do portalu po dłuższym okresie absencji, to nie będzie musiał pobierać zaległych faktur – zostaną one pobrane wcześniej.

W dniu 12.08.2025 o 18:32, Kuba Fornalski napisał:

Chociaż taki mechanizm chyba już jest teraz pytanie czy on będzie działał też z fakturami z KSeFu, pobieranymi w sposób opisany wyżej.
No ale jakby wyskoczyło 50 takich komunikatów bo się wcisnęło przycisk "pobierz dokumentu z KSeFu" to powstałaby jakaś pętla dla klienta z której nie może wyjść bez kliknięcia 50 razy "nie dodawaj".

Nie przewidujemy możliwości pobierania z KSeF faktur, które zostały już wcześniej pobrane, w związku z czym taka pętla nigdy nie powstanie.

[Kuba Fornalski 74]

Ok, czyli jak rozumiem pobranie dokumentu z KSeF odbywa się raz, albo za pośrednictwem programu Ra/Re albo za pośrednictwem Portalu Dokumentów. Czyli nie ma opcji pobrania dwa razy tego samego dokumentu, czyli nie ma dubli.

Teraz kwestia inna, jeżeli już jest taka blokada to ona jest stosowana w odniesieniu do firmy? Czyli na przykład ja przyjmuję klienta, który wcześniej był w też w biurze które miało nexo, i też klient korzystał z Portalu Dokumentów. Jeżeli zarejestruję klienta u siebie, to będę mógł pobrać stare faktury, czy nie, bo z Portalu Dokumentów zostały już pobrane faktury przez poprzednią księgowość. Czy to jest niezależny mechanizm i każde biuro może pobrać raz ten dokument, gdy jest udostępniony PD dla klienta?

Konfiguracja KSeF czyli tokena, czy innej rzeczy która ma być, będzie się odbywać po stronie programu księgowego? Czyli klient nic nie ustawia w Portalu Dokumentów?

Edytowane 18 Sierpnia przez Kuba Fornalski

[Kacper Panek 342]

Dzień dobry,

21 godzin temu, Kuba Fornalski napisał:

Ok, czyli jak rozumiem pobranie dokumentu z KSeF odbywa się raz, albo za pośrednictwem programu Ra/Re albo za pośrednictwem Portalu Dokumentów. Czyli nie ma opcji pobrania dwa razy tego samego dokumentu, czyli nie ma dubli.

Jeżeli klient korzysta z Portalu Dokumentów, to faktury pobierane są za jego pośrednictwem. Jeżeli portal nie jest wykorzystywany, faktury z KSeF są pobierane bezpośrednio do Rachmistrza lub Rewizora.

21 godzin temu, Kuba Fornalski napisał:

Teraz kwestia inna, jeżeli już jest taka blokada to ona jest stosowana w odniesieniu do firmy? Czyli na przykład ja przyjmuję klienta, który wcześniej był w też w biurze które miało nexo, i też klient korzystał z Portalu Dokumentów. Jeżeli zarejestruję klienta u siebie, to będę mógł pobrać stare faktury, czy nie, bo z Portalu Dokumentów zostały już pobrane faktury przez poprzednią księgowość. Czy to jest niezależny mechanizm i każde biuro może pobrać raz ten dokument, gdy jest udostępniony PD dla klienta?

Jeżeli klient przejdzie do innego biura, i w nowym biurze zostanie założony nowy podmiot programu księgowego oraz nowy Portal Dokumentów, to będzie możliwość ponownego pobrania faktur z KSeF poprzez portal do programu księgowego.

21 godzin temu, Kuba Fornalski napisał:

Konfiguracja KSeF czyli tokena, czy innej rzeczy która ma być, będzie się odbywać po stronie programu księgowego? Czyli klient nic nie ustawia w Portalu Dokumentów?

Zgadza się, token ustawiany jest wyłącznie w programie księgowym. Po stronie Portalu Dokumentów nie ma takich ustawień.

[Kuba Fornalski 74]

21 minut temu, Kacper Panek napisał:

Jeżeli klient korzysta z Portalu Dokumentów, to faktury pobierane są za jego pośrednictwem. Jeżeli portal nie jest wykorzystywany, faktury z KSeF są pobierane bezpośrednio do Rachmistrza lub Rewizora.

Ok, dziękuję za odpowiedzi. Mniej więcej (raczej więcej) wszystko ma sens, tylko jedno uszczegółowienie. 
"Jeżeli portal nie jest wykorzystywany", chodzi o sytuację kiedy wcale PD nie jest uruchomiony, czy kiedy nie jest udostępniony klientowi?

założony "nowy Portal Dokumentów" chodzi, że po prostu udostępnienie PD przez nowe biuro? Bo konto Insert klient ma to samo.

[Kacper Panek 342]

Dzień dobry,

20 godzin temu, Kuba Fornalski napisał:

"Jeżeli portal nie jest wykorzystywany", chodzi o sytuację kiedy wcale PD nie jest uruchomiony, czy kiedy nie jest udostępniony klientowi?

Chodzi o sytuację, gdy PD wcale nie jest włączony. Wówczas e-faktury będą pobierane bezpośrednio do programu księgowego.

20 godzin temu, Kuba Fornalski napisał:

założony "nowy Portal Dokumentów" chodzi, że po prostu udostępnienie PD przez nowe biuro? Bo konto Insert klient ma to samo.

W sytuacji gdy nowe biuro udostępni klientowi Portal Dokumentów, ten będzie "pusty" i będzie możliwość pobrania do niego faktur z KSeF – również tych pobranych wcześniej przez poprzednie biuro.

[Krystian Piróg 0]

Dzień dobry,

 

podpinam się w temacie, jeżeli klient korzysta z Subiekta GT, portalu dokumentów oraz prowadzi księgowość wewnątrz przedsiębiorstwa używając Rewizora GT , jak wyżej wskazano również portal dokumentów będzie umożliwiał klientowi pobieranie z KSeF oraz jak dotychczas dalsze procedowanie „faktur zakupu”, zatem portal staję się dla mnie podstawowym narzędziem do zarządzania tymi dokumentami.

 

Teraz pytanie na moim przykładzie czy będzie możliwość wysyłki takich faktur zakupu do Subiekta GT (analogicznie jak w przypadku do księgowości) ? Jeżeli będzie istniała możliwość procedowania i pobierania faktur zakupu w portalu dokumentów z KSeF, byłoby to ciekawe rozwiązanie. Wtedy w portalu nadaję etykiety (porządkuje je wg rodzaju) a do Subiekta trafiają e-dokumenty np. typowo magazynowe, które następnie zostaną wprowadzone na magazyn (a nie wszystkie jak w przypadku pobierania bezpośrednio przez Subiekta z KSeF).

 

Pozdrawiam.

[Kacper Panek 342]

Dzień dobry,

czy w przedstawionym scenariuszu Rewizor GT pracuje na licencji dla zwykłej firmy, czy licencji biurowej? Dodatkowo proszę doprecyzować, czy Subiekt GT oraz Rewizor GT działają na wspólnej bazie danych, czy są to dwie osobne bazy danych? 

[Krystian Piróg 0]

Dzień dobry,

 

Rewizor GT pracuje na licencji dla zwykłej firmy + oba programy działają na wspólnej bazie danych. 

[Kacper Panek 342]

Dzień dobry,

komunikację pomiędzy Portalem Dokumentów a Subiektem mamy w planach, natomiast nie są to plany na kolejne wersje i nie należy się ich spodziewać w najbliższej przyszłości.

Nie ma możliwości zobaczenia przypisanych etykiet księgowych z poziomu Subiekta. Na ten moment jedynym sposobem na oznaczenie dokumentów jest skorzystanie z opcji Ustaw miejsce przetwarzania.

• Rachmistrz GT i Rewizor GT – Jak ustawić miejsce przetwarzania dokumentu pobranego z KSeF (praca na jednej bazie danych z Subiektem GT)?

Wówczas użytkownicy korzystający z programu handlowego będą mogli korzystać z kolumny oraz filtra Etap przetwarzania.

[GŁÓWNY KSIĘGOWY: Katarzyna Grzelak 3]

Dzień dobry, 

rozpoznaję jak będzie działał temat KSEF w Subiekt i Rewizor GT i PD. 

U nie obieg dokumentów wygląda następująco: 

Sekretarka pobiera faktury z KSEF - wstępnie kontrola merytoryczna i określenie czy fv schodzi z kasy, czy z zaliczek pobranych na wydatki, płatność kartą - przez kogo (to rozumiem, że można nadawać przez etykiety?)

Prezes - opis wydatku (w notatkach i akceptacja wydatku do księgowania

Ja - księgowa - określam kategorię/schemat księgowania

Widzę, że zakładka "dokumenty pobrane", jest tylko w  Rewizorze. Czyli te wszystkie osoby przede mną księgową, które mają pracować na dokumentach, muszą  mieć wejście do Rewizora? Dotychczas korzystały tylko z Subiekta, a tutaj będę musiała wpuścić ich do ksiąg handlowych (z ograniczeniem tylko do działania w "dokumentach pobranych oczywiście, z pozostałymi funkcjami zablokowanymi).

Portal dokumentów mam uruchomiony już sporo temu, ale tylko z ciekawości jakie funkcje posiada  - nie korzystałam z niego w pracy. Czy jak wejdzie KSEF, to lepiej będzie korzystać z PD w opcji "obieg dokumentów", by kolejne osoby nanosiły etykiety lub opisy i aby widoczne były kolejne etapy przetwarzania danego dokumentu?

Czy w PD będą też widoczne faktury sprzedaży wystawione przez nas?

Edytowane 28 Sierpnia przez GŁÓWNY KSIĘGOWY: Katarzyna Grzelak

[Kacper Panek 342]

Dzień dobry,

obieg dokumentów w Portalu Dokumentów pozwala na przekazywanie dokumentów pomiędzy użytkownikami, oznaczanie dokumentów dodatkowymi komentarzami oraz etykietami, a także późniejsze wysyłanie ich do innych użytkowników lub księgowości. Czynności wykonywane na danym dokumencie są również ewidencjonowane i można je przejrzeć w sekcji Aktywność. Zostało to opisane w artykule:

• Jak aktywować tryb obiegu dokumentów w Portalu Dokumentów?

W ramach alternatywy można udostępnić pracownikom Rewizora i uzupełniać etykiety bezpośrednio z poziomu programu. 

W dniu 28.08.2025 o 10:17, GŁÓWNY KSIĘGOWY: Katarzyna Grzelak napisał:

Czy w PD będą też widoczne faktury sprzedaży wystawione przez nas?

Portal Dokumentów pozwala na pobranie faktur sprzedażowych.

[Kuba Fornalski 74]

33 minuty temu, Kacper Panek napisał:

 

Portal Dokumentów pozwala na pobranie faktur sprzedażowych.

Oczywiście za podwójną opłatą inspunktami? Jeden inspunkt za wysłanie faktury z Subiketa do ksef oraz jeden Inspunkt za pobranie faktury z KSeF.

[Piotr M. 2]

A czy wystawienie faktury w subiekcie gt/nexo albo w 123 i wysłanie do ksef będzie wymagało zapłaty punktami u sprzedawcy?

[Kacper Panek 342]

Aktualne ustalenia zostały opublikowane na stronie:

• InsPunkty a KSeF - InsERT

[Piotr M. 2]

Przeprasza za ... być może głupie pytanie ale: użytkownik subiekta nexo zapłaci za wysyłkę swojej sprzedaży do ksef za każdy dokument i nabywca również a także biura rachunkowe obu firm?

 

[Kuba Fornalski 74]

wysyłka z subiekta nexo do ksefu (1 inspunkt)

pobranie faktury przez biuro rachunkowe z ksefu (1 inspunkt)
pobranie faktury przez klienta w subiekt nexo (1 inspunkt)

pobranie faktury przez biuro rachunkowe klienta z ksefu (1 punkt)

Jeżeli wszyscy korzystają z insertu i nie ma wymiany między programami tylko wymiana za pośrednictwem ksefu to wychodzi na to że tak.

[Piotr M. 2]

Wymiana online między subiektem nexo u klienta i rewizorem/rachmistrzem nexo w biurze rachunkowym oraz importowanie przez epp dla faktur zakupu też będzie kosztowne.

[Łukasz Saładonis 15]

Drogi Insercie.

Wydaje się, że trzeba by to jakoś podzielić między klienta a biuro rachunkowe. Niech klient kupuje sobie InsPunkty i z nich korzysta w Subiekcie123 (za wysyłkę do KSeF) oraz na portalu dokumentów (przy pobieraniu swoich faktur) 

[Kuba Fornalski 74]

w Subiekcie123 wysyłka faktur do ksef ma być darmowa, z informacją która jest na stronie

[Kuba Fornalski 74]

14 minut temu, Łukasz Saładonis napisał:

Drogi Insercie.

Wydaje się, że trzeba by to jakoś podzielić między klienta a biuro rachunkowe. Niech klient kupuje sobie InsPunkty i z nich korzysta w Subiekcie123 (za wysyłkę do KSeF) oraz na portalu dokumentów (przy pobieraniu swoich faktur) 

Natomiast to raczej w formie wyboru, bo niektórzy by nie chcieli żeby klient biura płacił dodatkowo do inserta, gdy korzysta z udostępnionych przez biuro narzędzi.  

[KAROLINA MAGNER-KACZMARCZYK 2]

WITAM, 

w jaki sposób (krok po kroku) ustawić w portal dokumenty, aby klient samodzielnie pobierał z ksef wszystkie dokumenty i w PD oznaczał te które mają trafić do księgowości? 

Jest już jakaś instrukcja jak to zrobić? Czy jest już instrukcja, aby przekazać klientowi w jaki sposób on ma faktury ściągną z ksef? 

 

[Kuba Fornalski 74]

Nie da się tego zrobić, bo portal dokumentów jeszcze nie obsługuje KSEFu