KSEF a odbieranie faktur od klieta Biura Rachunkowego mającego swój program do obiegu dokumentów

[Kancelaria Iustus-Lex 23]

Godzinę temu, Agnieszka Stiler-Kołodyńska napisał:

 

Na ten moment nie przewidujemy importu e-Faktur poprzez pliki xml.

Pokaż

Czy to oznacza, że również my, jako biuro rachunkowe, nie będziemy mieć możliwości, aby swoje faktury (e-faktury) przenieść z Subiekta Nexo do Rewizora z pominięciem Portalu Dokumentów?

 

[M. H. 6]

Ja bym chciał podsumować wątek, bo trochę temat i dyskusja się rozrosły.

1. Insert powinien się zreflektować i wprowadzić import xml na takich samych zasadach jak obecnie importujemy pdf-y.

Cześć klientów ma już swoje programy do obiegu dokument (np.Saldeo), część za niedługo kupi, więc musi być możliwość importu danych wysłanych z tych programów.

2. Musi pozostać dotychczasowa możliwość importu faktur pdf, bo cały rok 2026 będziemy jeszcze przecież dostawali faktury wystawione poza KSEF

3. Przy imporcie czy to xml czy pdf powinna być funkcja  dodatkowej weryfikacji - jeśli użytkownik chciałby się upewnić, że odebrany plik XML czy pdf nie jest fałszywy, to mógłby wywołać funkcję ponownego pobrania wybranych faktur XML bezpośrednio z KSeF

4. Przy imporcie faktur w pdf program powinien automatycznie zaciągać numer KSEF tak jak teraz zaciąga numery faktury

5. Nie wyobrażam sobie, żeby nie było docelowo opcji tworzenia paczek przelewów.

Nawet jak namówimy naszych klientów na korzystanie z Portalu Dokumentów a oni zobaczą, że muszą wklepywać ręcznie numer KSEF do tytułu przelewu, to wtedy kupią sobie program do obiegu dokumentów, który im umożliwi tworzenie paczek przelewów, rezygnując równocześnie z korzystania z naszego Portalu Dokumentów.

 

W imieniu swoim i innych użytkowników programu będę wdzięczny za uwzględnienie tych w/w pięciu punktów.

 

[Agnieszka Stiler-Kołodyńska 9]

W dniu 15.09.2025 o 10:44, Kacper Panek napisał:

Dzień dobry,

Nie przewidujemy importu faktur KSeF poprzez pliki w tym formacie. Jedyną drogą pozyskania takich dokumentów to komunikacja z KSeF z poziomu naszych programów bądź Portalu Dokumentów.

Nie ma potrzeby wysyłania PDF-ów do biura, bo KSeF sam przechowuje i udostępnia oryginały faktur. Biuro posiadając NIP oraz token KSeF, samo pobierze wszystkie dokumenty wystawione lub otrzymane przez klienta.

Nie wykluczamy dodania takiej funkcjonalności, natomiast w przypadku e-faktur najprostszym rozwiązaniem jest pobieranie ich bezpośrednio z KSeF.

Zgodnie z poprzednią odpowiedzią, zalecanym rozwiązaniem jest pobieranie faktur bezpośrednio z KSeF. Dzięki temu pobrane zostaną wszystkie dokumenty wystawione dla danego klienta.

 

Podgląd będzie widoczny z poziomu programu. Proszę rzucić okiem na artykuł:

• Rachmistrz nexo i Rewizor nexo – Moduł KSeF (Dokumenty pobrane)

Powyższe będzie możliwe dzięki zastosowaniu Portalu Dokumentów w trybie pracy Obieg dokumentów:

• Obsługa KSeF w przypadku przedsiębiorstwa wykorzystującego program Rachmistrz nexo lub Rewizor nexo oraz Portal Dokumentów

Mamy w planach praktyczne webinaria z zastosowaniem programów InsERT nexo oraz InsERT GT. Zostaną one przygotowane po zakończeniu prac nad funkcjonalnościami związanymi z KSeF. Planowane wydarzenia można śledzić na stronie:

• Webinaria dla użytkowników - InsERT

Dzień dobry,

1. Rozumiem, że nie przewidują Państwo importu faktur KSeF poprzez pliki w danym formacie i jedyną drogą jest komunikacja z KSeF z poziomu programów bądź Portalu Dokumentów. Problem w tym, że klient nie wyraził zgody na korzystanie z PD, a my – jako biuro rachunkowe – nie mamy i nie będziemy mieć dostępu do jego KSeF. W tej sytuacji pojawia się pytanie: w jaki sposób mamy zaimportować dokumenty z KSeF, skoro nie możemy tego zrobić ani przez Dekretację, ani przez schematy importu?
2. Dodatkowo należy zauważyć, że posiadanie przez biuro rachunkowe NIP-u oraz tokenu KSeF umożliwia automatyczne pobieranie wszystkich faktur klienta (zarówno wystawionych, jak i otrzymanych). Doradcy podatkowi wyraźnie odradzają jednak takie rozwiązanie – ponieważ faktury obejmują nierzadko także wydatki prywatne (zaczynając od bielizny damskiej w firmach budowlanych a kończąc na lekach z apteki), ich masowe pobieranie przez BR prowadzi do konieczności szczegółowej weryfikacji. To z kolei znacznie wydłuża czas pracy i generuje dodatkową wymianę korespondencji z klientem w celu wyjaśnienia każdego zakupu, co jest dla biura rozwiązaniem ryzykownym i nieefektywnym.

Będę wdzięczna za wskazanie praktycznej metody importu dokumentów z KSeF w takiej sytuacji, przy uwzględnieniu, że klient nie wyraża zgody na Portal Dokumentów, a biuro nie może pobierać wszystkich faktur samodzielnie lub nie będzie miało dostępu do KSeF.

Z góry dziękuję za odpowiedź.

 

[Jacek Izydorczyk 1 926]

Proszę zwrócić uwagę na fakt, że w plikach XML pobranych z KSeF nie ma numeru KSeF ID (numeru nadanego przez KSeF), a wiemy, jak ważną rolę on odgrywa. Schemat struktury pliku XML w ogóle nie przewiduje przenoszenia w nim tej informacji. A zatem, jedynym nośnikiem tego numeru może być nazwa pliku. To oczywiście nie przekreśla technicznej możliwości importu takich plików i pobierania KSeF ID z nazwy pliku, ale doskonale Państwo wiedzą, że nazwę pliku dużo łatwiej zmanipulować niż jego zawartość. Chyba nie muszę wyjaśniać do czego dążę.

 

Stanowisko InsERT w sprawie importu z XML na chwilę obecną jest nam znane. Nawet jeśli w przyszłości się zmieni i zostanie dodana do programu możliwość importu XML, to z całą pewnością taki import również będzie pobierał InsPunkty. Tak przypuszczam, ale nie wiadomo.

 

Mając na uwadze powyższe, czyli: brak kontroli i pewności, czy nadesłany przez klienta plik XML nie jest fałszywy oraz to, że ewentualny import z XML i tak będzie pobierał InsPunkty, warto rozważyć, czy zamiast plików XML od klienta nie pobierać jedynie listy KSeF ID do samodzielnego pobierania faktur, albo zbiór plików XML wykorzystać jedynie do przygotowania takiej listy dokumentów do pobrania. Jedynie pobranie dokumentu bezpośrednio z KSeF da gwarancję autentyczności dokumentu.

 

Nie mam odpowiedzi na to, jak zaimportować dokumenty, gdy biuro rachunkowe w ogóle nie będzie miało dostępu do KSeF klienta, ale uważam, że będą to marginalne przypadki. Natomiast dla wszystkich, którzy będą mieli dostęp do KSeF, ale nie chcą korzystać z Portalu Dokumentów w celu opisywania i filtracji dokumentów przez klienta biura, mam już przygotowane rozwiązanie umożliwiające wczytanie do programu pliku Excela zawierającego listę KSeF ID. Obok KSeF ID można też umieścić poszczególne elementy opisu księgowego (notatka, opis, kategoria, etykiety, transakcja VAT, rodzaj zakupu, rodzaj odliczenia, cel zakupu, stawka ryczałtu...). Dodatek pozwoli na pobranie wskazanych dokumentów z KSeF (wyda InsPunkty) i od razu je opisze. Można również w ten sposób wgrać sam opis dokumentu, do już pobranych dokumentów z KSeF, albo wskazać tylko numery KSeF ID do pobrania bez opisu. Możliwe jest również odrzucenie dokumentu odpowiednio oznaczonych w pliku Excela.

 

W trakcie przygotowywania jest druga operacja, która utworzy plik Excela na podstawie plików XML z wskazanego folderu. Zatem, po otrzymaniu plików XML, jedną operacją utworzymy plik Excela, do którego będzie można dołączyć ewentualny opis, a drugą operacją pobierzemy wskazane dokumenty z KSeF i opiszemy je w jednym kroku.

[Kancelaria Iustus-Lex 23]

W dniu 22.09.2025 o 10:42, Kancelaria Iustus-Lex napisał:

Czy to oznacza, że również my, jako biuro rachunkowe, nie będziemy mieć możliwości, aby swoje faktury (e-faktury) przenieść z Subiekta Nexo do Rewizora z pominięciem Portalu Dokumentów?

 

Ponawiam pytanie - czy jako użytkownik korzystający z Subiekta Nexo i Rewizora Nexo nie przekażę faktur sprzedaży między programami?

[Jacek Izydorczyk 1 926]

Dane e-Faktur są przesyłane pomiędzy programami zarówno poprzez wspólną bazę danych jak i komunikację on-line.

[Kancelaria Iustus-Lex 23]

Czyli nie będzie potrzeby korzystania z Inspunktów?

[Jacek Izydorczyk 1 926]

Moim zdaniem nie, ale tutaj konkretnych informacji nie posiadam.

[Jan Kreft 1]

mam już przygotowane rozwiązanie umożliwiające wczytanie do programu pliku Excela zawierającego listę KSeF ID. Obok KSeF ID można też umieścić poszczególne elementy opisu księgowego (notatka, opis, kategoria, etykiety, transakcja VAT, rodzaj zakupu, rodzaj odliczenia, cel zakupu, stawka ryczałtu...). Dodatek pozwoli na pobranie wskazanych dokumentów z KSeF (wyda InsPunkty) i od razu je opisze. Można również w ten sposób wgrać sam opis dokumentu, do już pobranych dokumentów z KSeF, albo wskazać tylko numery KSeF ID do pobrania bez opisu. Możliwe jest również odrzucenie dokumentu odpowiednio oznaczonych w pliku Excela.

 

Proszę o więcej szczegółów. O jaki Dodatek chodzi?

[Kancelaria Iustus-Lex 23]

23 godziny temu, Kancelaria Iustus-Lex napisał:

Czyli nie będzie potrzeby korzystania z Inspunktów?

Bardzo proszę o wyjaśnienie ze strony Insert.

[Jacek Izydorczyk 1 926]

4 godziny temu, Jan Kreft napisał:

Proszę o więcej szczegółów. O jaki Dodatek chodzi?

W przyszłym tygodniu wrócę z odpowiedzią - trwa dopracowywanie szczegółów.

[Agnieszka Stiler-Kołodyńska 9]

Godzinę temu, Jacek Izydorczyk napisał:

W przyszłym tygodniu wrócę z odpowiedzią - trwa dopracowywanie szczegółów.

Czy odrzucone faktury będą pobierać Inspunkty? Jeśli tak to nie ma to sensu.  Jeżeli mają być pobierane Inspunkty to tylko za faktury, które księguję. Ile będzie Inspunktów w ramach abonamentu na 20 podmiotów? 

[Jacek Izydorczyk 1 926]

3 godziny temu, Agnieszka Stiler-Kołodyńska napisał:

Czy odrzucone faktury będą pobierać Inspunkty?

Jeśli dokument w pliku Excela zostanie oznaczony jako odrzucony, to nie będzie podejmowana próba jego pobrania z KSeF, więc InsPunkty nie zostaną pobrane.

 

3 godziny temu, Agnieszka Stiler-Kołodyńska napisał:

Ile będzie Inspunktów w ramach abonamentu na 20 podmiotów?

O tym już zdecyduje InsERT. Myślę, że już w krótce wszyscy poznamy szczegóły.

[Jacek Izydorczyk 1 926]

W dniu 7.10.2025 o 17:45, Jacek Izydorczyk napisał:

W dniu 7.10.2025 o 13:07, Jan Kreft napisał:

Proszę o więcej szczegółów. O jaki Dodatek chodzi?

W przyszłym tygodniu wrócę z odpowiedzią - trwa dopracowywanie szczegółów.

Skrócony opis oraz link do strony z pełnym opisem dostępny jest już na stronie rozwiązań partnerskich:

https://www.insert.com.pl/dla_uzytkownikow/rozwiazania_partnerskie.html?query=PolComp-TECH s.c. J.M. Izydorczyk

[Kacper Panek 342]

Dzień dobry,

opublikowaliśmy dodatkowe informacje odnośnie obsługi KSeF w naszych programach. Zachęcamy do zapoznania się z poniższym wątkiem:

[Edyta Prus 0]

2 godziny temu, Kacper Panek napisał:

Dzień dobry,

opublikowaliśmy dodatkowe informacje odnośnie obsługi KSeF w naszych programach. Zachęcamy do zapoznania się z poniższym wątkiem:

Czyli dalej za wiele informacji nie ma. Interesuje mnie kiedy będą konkretne informacje jeśli chodzi o pkt. 5 oraz pkt. 8. Bo to już najwyższa pora, żeby podjąć decyzje odnośnie modelu współpracy z klientami, a bez tych informacji nie da się podjąć kolejnych kroków. Czy to prawda, że przy imporcie JPK, czy pliku epp będą pobierane inspunkty za każdy kod KSeF ID w pliku? Jeśli tak to system przestanie być opłacalny przy ecommerce, gdzie klienci mają tysiące drobnych faktur. Proszę o przedstawienie oficjalnego stanowiska w tej sprawie.

[Agnieszka Stiler-Kołodyńska 9]

W dniu 18.10.2025 o 22:18, Jacek Izydorczyk napisał:

Skrócony opis oraz link do strony z pełnym opisem dostępny jest już na stronie rozwiązań partnerskich:

https://www.insert.com.pl/dla_uzytkownikow/rozwiazania_partnerskie.html?query=PolComp-TECH s.c. J.M. Izydorczyk

Pobieranie i opisywanie e-Faktur z Excela do programów: Rachmistrz nexo, Rewizor nexo - czy będzie też dostępny dla GT? 

[Jacek Izydorczyk 1 926]

7 minut temu, Agnieszka Stiler-Kołodyńska napisał:

Pobieranie i opisywanie e-Faktur z Excela do programów: Rachmistrz nexo, Rewizor nexo - czy będzie też dostępny dla GT? 

Ja z pewnością do GT nie zrobię, ale może ktoś inny...

[Daniel Kozłowski 1 460]

16 godzin temu, Edyta Prus napisał:

Czyli dalej za wiele informacji nie ma. Interesuje mnie kiedy będą konkretne informacje jeśli chodzi o pkt. 5 oraz pkt. 8.

Proszę uzyskać informacje, kiedy konkretnie zostaną zakończone prace po stronie infrastruktury rządowej, aby producenci oprogramowania tacy jak InsERT mogli dostosować swoje programy, to otrzyma Pani konkretną odpowiedź na swoje pytanie, na tę chwilę jest mnóstwo niewiadomych.

 

16 godzin temu, Edyta Prus napisał:

Bo to już najwyższa pora, żeby podjąć decyzje odnośnie modelu współpracy z klientami, a bez tych informacji nie da się podjąć kolejnych kroków.

To prawda, ale należy mieć świadomość, że to NIE zależy tylko i wyłącznie od producenta oprogramowania tylko w dużej mierze od systemów rządowych.

 

16 godzin temu, Edyta Prus napisał:

Czy to prawda, że przy imporcie JPK, czy pliku epp będą pobierane inspunkty za każdy kod KSeF ID w pliku?

Skoro nie ma oficjalnych informacji w tym temacie to aktualnie to nie jest prawda, nie można wykluczyć takiego scenariusza, inny możliwe rozwiązanie to darmowy import dokumentów, a pobierania opłat za pobranie e-faktury z KSeF w celu sprawdzenia, czy dane przesłane innymi kanałami są poprawne, co wielu przypadkach może być oczekiwane i pożądane.

 

16 godzin temu, Edyta Prus napisał:

Jeśli tak to system przestanie być opłacalny przy ecommerce, gdzie klienci mają tysiące drobnych faktur.

Skąd informacje, że będzie obowiązek wysyłania takich faktur do KSeF ? Według mojego stanu wiedzy obowiązek będzie dotyczył tylko faktur da firm, a takie faktury statystycznie w branży e-commerce stanowią pojedyncze procenty wszystkich dokumentów.

 

18 godzin temu, Edyta Prus napisał:

Proszę o przedstawienie oficjalnego stanowiska w tej sprawie.

Tutaj trzeba będzie już poczekać na odpowiedź firmy InsERT.   

[Daniel Kozłowski 1 460]

2 godziny temu, Agnieszka Stiler-Kołodyńska napisał:

Pobieranie i opisywanie e-Faktur z Excela do programów: Rachmistrz nexo, Rewizor nexo - czy będzie też dostępny dla GT? 

Czy mogę poznać Pani konkretną potrzebę biznesową ?

[Edyta Prus 0]

W dniu 24.10.2025 o 12:37, Daniel Kozłowski napisał:

Proszę uzyskać informacje, kiedy konkretnie zostaną zakończone prace po stronie infrastruktury rządowej, aby producenci oprogramowania tacy jak InsERT mogli dostosować swoje programy, to otrzyma Pani konkretną odpowiedź na swoje pytanie, na tę chwilę jest mnóstwo niewiadomych.

 

To prawda, ale należy mieć świadomość, że to NIE zależy tylko i wyłącznie od producenta oprogramowania tylko w dużej mierze od systemów rządowych.

 

Skoro nie ma oficjalnych informacji w tym temacie to aktualnie to nie jest prawda, nie można wykluczyć takiego scenariusza, inny możliwe rozwiązanie to darmowy import dokumentów, a pobierania opłat za pobranie e-faktury z KSeF w celu sprawdzenia, czy dane przesłane innymi kanałami są poprawne, co wielu przypadkach może być oczekiwane i pożądane.

 

Skąd informacje, że będzie obowiązek wysyłania takich faktur do KSeF ? Według mojego stanu wiedzy obowiązek będzie dotyczył tylko faktur da firm, a takie faktury statystycznie w branży e-commerce stanowią pojedyncze procenty wszystkich dokumentów.

 

Tutaj trzeba będzie już poczekać na odpowiedź firmy InsERT.   

Dziękuję za odpowiedzi. Bardziej mi chodziło o konkretny ze strony firmy Insert jeśli chodzi o opłaty za korzystanie z KSeF - za co właśnie będą pobierane opłaty i o jakich kwotach jest tu mowa. Na dzień dzisiejszy są podane informacje ogólnikowe, a od wdrożeniowców słyszy się zupełnie inne informacje nieoficjalnie. Dlatego dopytuję, bo jest to dość istotne przy podjęciu dalszych decyzji.
Jeśli chodzi o e-commerce to nie chodzi mi o część faktur dla osób fizycznych, ale masę drobnych faktur na firmy, które są w tysiącach miesięcznie i na kwoty np. 20-30zł, gdzie marżowość jest naprawdę niska u klientów.
Niemniej jednak dziękuję za wszystkie odpowiedzi. 

[Kacper Panek 342]

Dzień dobry,

zasady licencjonowania dotyczące KSeF zostały opisane w poniższym wątku:

[Edyta Prus 0]

Czyli nie trzeba wysyłać do KSeF i pobierać dokumentów z KSef. Wystarczy wgrać plik i za każdy KSeF ID będzie pobierany inspunkt. Oficjalnie podane w pkt. 6
Link: https://konto.insert.com.pl/#/knowledge?id=13
 

Edytowane 28 Października przez Edyta Prus