Witamy!

[Katarzyna Tubielewicz 66]

Szanowni Państwo!

 

Mam ogromną przyjemność poinformować Państwa o nowym produkcje webowym firmy InsERT jakim jest Portal HR. Pracę z portalem można zacząć od teraz, po włączeniu go w laboratorium Gratyfikanta nexo/nexo Pro w wersji 57.0.2. Portal jest więc dostępny do wypróbowania za darmo w wersji beta, dopóki nie uznamy, że dojrzał do sprzedaży (uprzedzając pytania: jeszcze nie mamy wyznaczonej daty).

 

Portal HR to aplikacja przeznaczona dla menedżerów, pracowników działów kadr i płac, działów HR oraz dla wszystkich pozostałych pracowników zatrudnionych w małych lub w średnich firmach. Portal HR to usługa, w której każdy pracownik może bez trudu załatwić wszystkie sprawy związane z kadrami i płacami (m.in. zgłosić nieobecność, pracę zdalną, przejrzeć wynagrodzenia czy uzyskać dostęp do deklaracji). Pozwala na zaoszczędzenie wielu godzin pracy dzięki automatyzacji i elektronizacji rutynowych działań związanych z obsługą pracownika. Może być wykorzystany nie tylko w firmie prowadzącej własne kadry. Usprawni również pracę biura rachunkowego.

Portal HR a Portal pracownika

Od tego momentu nasz nowy produkt Portal HR oraz znany Państwu Portal pracownika będą działały równolegle. Ich aktywacji dokonuje się niezależnie od siebie. Możliwe jest więc testowanie Portalu HR podczas operacyjnej pracy z Portalem pracownika. Pracownik może mieć jednoczesny dostęp do obu usług. Sytuacja ta będzie trwała tak długo, aż nie uznamy, iż Portal HR dojrzał do sprzedaży. Wraz z tą decyzją znany Portal pracownika będzie wygaszany, o czym będziemy oczywiście informować z odpowiednim wyprzedzeniem.

Praca z Portalem HR

Konfiguracja

Po wykonaniu pierwszego kroku, którym jest włączenie Portalu HR w laboratorium oraz jego aktywacja (jak to zrobić można znaleźć tutaj), należy portal skonfigurować. Udostępniliśmy wygodny kreator, który prowadzi użytkownika poprzez odpowiednie kroki, tak aby w pełni przygotować Portal HR do sprawnego działania oraz dostosować go do procedur panujących w firmie.

 

Po zalogowaniu się do Portalu HR użytkownik proszony jest o podjęcie decyzji, kto ma przeprowadzić pierwszą konfigurację portalu.

Ten krok istotny jest przede wszystkim w przypadku, gdzie to biuro rachunkowe udostępnia Portal HR klientowi. Klient biura musi zdecydować, czy on sam skonfiguruje aplikacje, czy chce to zadanie przekazać opiekunowi z biura. Nadanie dostępu pracownikowi biura do Portalu HR musi obywać się jawnie, m.in. ze względu na wymogi związane z RODO. W tym przypadku podpowiadamy adres e-mail biura rachunkowego, który oczywiście można odpowiednio zmodyfikować.

 

Natomiast opcja przekazania konfiguracji może też być wykorzystana w przedsiębiorstwach prowadzących własne kadry. Jednym z przykładów jest, gdy to właściciel/wspólnik aktywuje Portal HR i nie chce poświęcać czasu na pierwszą konfigurację. Może wyznaczyć do tego swojego pracownika lub partnera, który go wspiera.

 

Konfiguracja Portalu HR odbywa się w intuicyjnym kreatorze. Kreator umożliwia zbudowanie struktury organizacyjnej z hierarchią działów. Dzięki możliwości określenia kierowników poszczególnych działów, przypisania pracowników do działów a także bezpośredniego przełożonego danego pracownika, możliwe jest zbudowanie struktury podległości w firmie. A po wybraniu obiegu wniosków (urlopowych czy o pracę zdalną) z akceptacją przełożonego, struktura jest wykorzystywana do określenia osoby akceptującej. W tym miejscu możliwe jest zdecydowanie także, kto ma mieć dostęp do usługi i jakie mają być jego uprawnienia w tym zakresie. W razie wątpliwości dany krok można pominąć i wrócić do ustawień również po zakończeniu kreatora.

 

Dodawanie nieobecności

Dzięki Portalowi HR informacje o nieobecnościach są przekazywane wprost do Gratyfikanta nexo/nexo PRO. Dodawanie nieobecności jest bardzo proste, dzięki czemu liczba błędów i opóźnień jest minimalna. Dodatkowo pracownicy w jednym miejscu znajdą wszystko, co dotyczy ich nieobecności, w tym klarowne podsumowanie przysługującego im urlopu. Zgłaszać można różnego rodzaju nieobecności, np. urlop wypoczynkowy, okolicznościowy czy absencję chorobową. W zależności od wybranego obiegu wniosku, nieobecność jest automatycznie synchronizowana do Gratyfikanta nexo/nexo PRO albo przekazywana do akceptacji przełożonego. W tym drugim wypadku, wniosek jest przekazywany do programu kadrowego dopiero po jego akceptacji.

 

Obsługa pracy zdalnej

W Portalu HR możliwe jest określenie, czy w danej firmie dopuszczalna jest praca zdalna, a jeśli tak, to czy dozwolona jest każda jej forma, czy tylko konkretny rodzaj (np. uzgodniona, okazjonalna). Podobnie jak w przypadku zgłaszania nieobecności, aplikacja pozwala wybrać ścieżkę i zadecydować, czy wniosek o pracę zdalną automatycznie synchronizuje się do programu kadrowego od razu po zgłoszeniu, czy dopiero zaraz po jego zaakceptowaniu. W konfiguracji pracy zdalnej możliwe jest dodanie niezbędnych dokumentów (m.in. regulaminy, oświadczenia), z którymi musi zapoznać się pracownik przed zgłoszeniem pracy zdalnej. Może to zrobić w tym samym miejscu, w którym znajdują się informacje o nieobecnościach.

 

Zarządzanie wnioskami o urlop i pracę zdalną

Portal HR wspiera proces zgłaszania nieobecności lub pracy zdalnej, w którym konieczne jest zaakceptowanie wniosku przez przełożonego przed przekazaniem go do działu kadrowego. W aplikacji menedżer ma szybki dostęp do specjalnego widoku dla przełożonych, w którym widzi wszystkie wnioski swoich podwładnych. Dzięki temu może sprawnie nimi zarządzać - akceptować, odrzucać czy cofać wnioski. Informacja o decyzji zostanie automatycznie przekazana podwładnemu.

 

Raporty wynagrodzeń

Korzystając z Portalu HR nie ma potrzeby ręcznego generowania list płac, pasków wynagrodzeń czy dodatkowych zestawień dla pracodawcy. W ramach usługi, kadrowy może jednym kliknięciem w Gratyfikancie nexo/nexo PRO wygenerować raporty list płac dla pracodawcy oraz wynagrodzeń dla pracowników. Użytkownik z odpowiednimi uprawnieniami ma dostęp do list płac, a w nich może znaleźć szczegóły konkretnych wypłat oraz informacje, w jaki sposób dane wynagrodzenie ma być wypłacane. Oprócz tego każdy pracownik ma dostęp do historii swoich wynagrodzeń, gdzie w razie wątpliwości może łatwo sprawdzić szczegóły danej wypłaty.

 

Stały dostęp pracownika do jego profilu

Aby wyeliminować niekończące się pytania o aktualność danych osobowych pracowników, w Portalu HR każdy pracownik ma stały dostęp do swojego profilu. Znajdzie w nim nie tylko informacje kluczowe z punktu widzenia kadrowo-płacowego, czyli m.in. dane osobowe, adresy czy rachunki bankowe, ale również takie, które mogą ułatwić współpracę z innymi: dodatkowe dane kontaktowe lub profile w social mediach.

 

Gratyfikant

W Gratyfikancie pojawił się nowy moduł Portal HR do obsługi współpracy z portalem, w którym możliwe jest sprawdzenie jaki jest status usługi, na jakim etapie jest synchronizacja danych z usługą czy kto może z niej korzystać.

• Widok Pracownicy w Portalu HR pozwala na monitorowanie dostępu pracowników firmy do Portalu HR.
• Widok Dziennik synchronizacji pozwala na monitorowanie całej komunikacji między Gratyfikantem a Portalem HR. Możliwe jest śledzenie m.in. na jakim etapie jest synchronizacja, kto i kiedy ją zainicjował, jakich danych dotyczyła i jak się zakończyła. Można zdecydować, co ma się wydarzyć w razie wystąpienia problemów.

Synchronizacja danych pracowników, działów, absencji oraz pracy zdalnej do i z Portalu HR odbywa się automatycznie, a w module Wynagrodzenia pojawiła się możliwość wysłania wynagrodzeń do Portalu HR, pozwalająca na zbiorcze wysłanie wypłat i rachunków ze wszystkich zatwierdzonych list płac za dany okres.

Informacje dodatkowe

Portal HR dostępny jest pod adresem portalhr.pl.

Więcej informacji dostępnych o usłudze Portal HR można znaleźć na stronach e-Pomocy.

Serdecznie zapraszam do dołączania do grona użytkowników usługi Portal HR!

Przygotowany dział poświęcony Portalowi HR jest miejscem, w którym możecie Państwo zgłaszać wszelkie uwagi i sugestie dotyczące naszego nowego produktu. Z chęcią odpowiemy na Państwa wszelkie pytania.

Zapraszam do wspólnych dyskusji!

Edytowane 6 Listopada 2025 przez Katarzyna Tubielewicz

[Katarzyna Tubielewicz 66]

@Kuba Fornalski

Pozwoliłam sobie wydzielić Pańskie posty do osobnego wątku, by łatwiej się nam komunikowało.