Sumaryczna ewidencja czasu pracy

[Paula Misiak 0]

Dzień dobry, 

zwracam się z pytaniem dotyczącym "zniknięcia" wypłaconych nadgodzin z Sumarycznej ewidencji czasu pracy za miesiąc czerwiec. 

Księgowa wprowadza pracownikom nadgodziny korzystając z Sumarycznej ewidencji czasu pracy dla poszczególnych pracowników za konkretne miesiące - tu  czerwiec br. 

Nadgodziny wpisane i wypłacone (widnieją na listach płac). Na koniec miesiąca lipca sprawdzam ewidencję (Sumaryczna ECP dla wszystkich pracowników) a tu u 5 pracowników nadgodziny jakby zniknęły. Po sprawdzeniu ostatnich edycji, okazuje się że użytkownikiem który dokonał zmiany jestem ja w dniu 24.07.2018r. W tym dniu tym konkretnym 4 pracownikom dodawana była umowa a 1 aneks do umowy. 

Na potrzeby księgowości w międzyczasie tworzone były raporty czasu faktycznie przepracowanego (około 26.07.2018r.).  

 

I tu pojawiają się pytania:

• Co się wydarzyło, że wypłacone nadgodziny zostały usunięte z Sumarycznej ECP, mimo że są wypłacone i widoczne na listach płac? 
• Czy dodawanie nowej umowy powoduje zmiany w ewidencji? A jeśli tak to jak temu zapobiec? 
• Czy tworzenie raportu czasu przepracowanego  może powodować zmiany?
• Jak dodać te nadgodziny by były widoczne w Sumarycznej ECP i zgodne z rzeczywistością? 
• Czy ewidencję można zablokować do edycji, tak żeby na koniec roku móc wydrukować faktyczny czas pracy? 

 

Pozdrawiam, 

Paula 

[Jacek Filipkiewicz 368]

Witam.

Przy dodawaniu umowy lub aneksu w okresie gdzie była poprawiana ręcznie sumaryczna ewidencja czasu pracy pojawia się następujące pytanie:

 

Jeśli odpowiedziała Pani TAK to zachowanie programu będzie takie jak Pani opisała.

Jeśli odpowiedziała Pani NIE wprowadzone wcześniej zmiany powinny w sumarycznej pozostać - NIESTETY jedno pole w aktualnej wersji mimo wszystko jest nadpisywane - są to nadgodziny 100%. Błąd ten został już naprawiony i czeka na publikację w wersji 22.

Dopóki prawidłowo odpowiadamy na pytania pojawiające się w programie zachowanie programu powinno być zawsze zgodne z naszymi oczekiwaniami - oczywiście poza tym błędem.

Ponadto zawsze przypominamy, żeby dane do programu wprowadzać chronologicznie - najpierw dane pracownika, potem dane w umowie, dalej w karcie pracy i dopiero wtedy naliczać wynagrodzenia. Tutaj najpierw została wypełniona karta pracy i naliczone wynagrodzenie, a dopiero potem były wprowadzane poważne zmiany w umowach.

[Paula Misiak 0]

Nawet jeśli dodawane umowy i aneks nie dotyczą okresu, za który była wypłata? 

Umowy i aneks dotyczyły lipca i nie powinny mieć wpływu na ewidencję w czerwcu. 

 

Załóżmy, że dodaję umowę każdemu kolejnemu pracownikowi - komunikat jaki Pan przedstawił zawsze się pojawi i zawsze muszę odpowiadać "nie"? 

 

Czy można jakoś zablokować ewidencję żeby kolejne zmiany już nie wpływały na Sumaryczną ECP? 

Skoro ma ona być wiążącym dokumentem drukowanym na koniec roku i przedstawianym w przypadku kontroli to jakich zasad przestrzegać żeby nie było konieczności sprawdzania całego roku, no i jak teraz dodać te nadgodziny pracownikom aby znów nie namieszać? 

[Jacek Filipkiewicz 368]

Tak jak napisałem pytanie się pojawia tylko w przypadku "dotykania" okresów już rozliczonych. W tym przypadku prawdopodobnie były wykonywane jakieś inne operacje za miesiąc czerwiec, po których pojawiają się podobne pytania.

Gratyfikant nexo jest programem elastycznym i pozwala na bardzo wiele, ale zawsze ostrzega użytkownika jeśli chce wykonać "ryzykowne" operacje.

O jakim wydruku wykonywanym na koniec roku Pani wspomina? Jedynym wymaganym przez przepisy wydrukiem jest wydruk miesięcznej ewidencji czasu pracy - ale w Pani przypadku będzie on nieprawidłowy bo (jak zrozumiałem) nadgodziny wprowadzają Państwo wyłącznie w sumarycznej ECP, a wspomniany wydruk pobiera dane ze szczegółowych zapisów wprowadzanych dla każdego dnia.

Dodatkowe pytanie: czy okres rozliczeniowy czasu pracy dla tych pracowników jest dłuższy niż jeden miesiąc?

[Paula Misiak 0]

Obowiązuje 3 miesięczny okres rozliczeniowy. 

Prowadzimy miesięczne ewidencje również w innej formie, a Nexo traktujemy na razie jako program testowy. 

Dziękuję za info, zaczniemy wprowadzać nadgodziny każdego dnia by wydruk był prawidłowy. 

 Czy można dodać je teraz za okresy wcześniejsze? 

 

[Jacek Filipkiewicz 368]

4 minuty temu, Paula Mielcarek napisał:

Obowiązuje 3 miesięczny okres rozliczeniowy.

W takim razie proszę jeszcze powiedzieć czy to okres od marca do czerwca czy inny?

 

4 minuty temu, Paula Mielcarek napisał:

 Czy można dodać je teraz za okresy wcześniejsze?

Większość danych powinno się dać zmienić - tak jak napisałem Gratyfikant nexo niewiele blokuje - jednak w tym przypadku przy wprowadzaniu każdej danej program będzie generował pytania i propozycje oznaczenia wypłat do skorygowania.

[Paula Misiak 0]

Kwartalnie od początku roku: styczeń - marzec, kwiecień - czerwiec, lipiec - wrzesień, październik - grudzień 

 

Dodam tylko, że raport sumarycznej ECP robiony był dla wszystkich pracowników za półrocze, a zmiany nastąpiły tylko u tych konkretnych 5 pracowników. 

[Jacek Filipkiewicz 368]

Będziemy jeszcze testować takie przypadki - być może gdzieś się nie pojawia ostrzeżenie.

Wykonanie raportu z pewnością nie zmienia danych w programie. Jeszcze raz zapytam: o jaki raport chodzi?

[Paula Misiak 0]

Proszę w takim razie sprawdzić, jaka operacja mogła "usunąć" nadgodziny z sumarycznej ECP. 

 

Oprócz dodania umów i aneksu robiony był raport wyglądający jak poniżej: 

Nazwiska pracowników ze względu na RODO usunięte. 

[Jacek Filipkiewicz 368]

Jak już pisałem jest bardzo wiele operacji, które po zapytaniu i odpowiedzi TAK nadpisują dane. Coś oprócz tego co Pani pisze musiało być wykonane, a nikt tego nie pamięta lub nie chce się przyznać.

Oczywiście nie wykluczam błędu w programie, ale nie potrafimy powtórzyć takiego problemu.

Edytowane 22 Sierpnia 2018 przez Jacek Filipkiewicz