[Archiwalne] Umowy z klientami - Gestor nexo (opublikowane w wersji 30)

[Igor Bernakiewicz 310]

W wersji 27.0.0 Gestora nexo w Laboratorium udostępniliśmy możliwość testowania modułu do zarządzania umowami: Umowy z klientami. Moduł ten pozwala rejestrować umowy wiążące się z wykonywaniem usług (np. opieka serwisowa, dostawa Internetu) oraz umów, które dotyczą naszej firmy (np. na prąd, gaz, telefony, różnego rodzaju przeglądy). Możliwe jest zaplanowanie cyklicznego wystawiania dokumentów wraz z automatyczną wysyłką faktur (jako e-maili) oraz przygotowanie powiadomień (e-mail, SMS).

1.   Jak włączyć?

W Gestorze nexo uruchom Laboratorium: wciśnij Ctrl+spacja i wpisz mnemonik „XX”.

 

Nastąpi przejście do strony Laboratorium, gdzie należy włączyć Moduł do zarządzania umowami z klientami.

 

Po włączeniu należy się ponownie zalogować i od tego momentu można zacząć korzystać z nowego modułu.

 

2.   Jak działa nowy moduł?

Nowy moduł jest scentralizowanym rejestrem umów, w którym można zapisywać swoje umowy z klientami oraz umowy dotyczące mojej firmy. W module jest włączone domyślne grupowanie po umowie początkowej, dzięki temu wszystkie aneksy oraz przedłużenia są zgrupowane. Grupowanie można wyłączyć w konfiguracji widoku (Ctrl+Shift+L), zakładka Grupowanie.

 

Standardowo za pomocą skrótu Insert można dodać nowy obiekt, czyli umowę. Dodaną umowę można powielić, utworzyć do niej aneks oraz przedłużyć.

. 

 

Na zakładce Podstawowe za pomocą widoczności pól (Ctrl+Shift+W) można włączyć więcej pól.

 

Aby ułatwić tworzenie nowych umów, można skorzystać z szablonów treści dokumentów. Jeżeli w firmie jest stosowany jeden wzór lub kilka powtarzalnych treści umów (np. większość naszych umów to umowy serwisowe) to możemy wykorzystać do tego zapisany szablon treści umowy, a w oparciu o dostępne liczne autoteksty, umowy mogą wypełniać się automatycznie np. danymi klientów. 

 

 

 

W formatce umowy można zdecydować o tym, co ma się stać po jej wygaśnięciu lub Gdy mamy potrzebę można na jakiś czas umowę zawiesić.

 

Kiedy minie ten czas zostanie wyświetlone powiadomienie nexo, wtedy możemy zdecydować czy wykonać zaplanowaną akcję.

 

 

Określenie, czego dotyczy umowa, wykonujemy poprzez przypisanie towarów i usług.

 

 

Na dokumentach handlowych wystawionych na podstawie umów zamiast dodanych asortymentów może znaleźć się spersonalizowana usługa na równowartość dodanych towarów i usług. Nazwę usługi można ustawić w parametrach umów z klientami, wykorzystując dostępne autoteksty.

 

 

Jeśli mamy np umowy na dostawę Internetu, czy comiesięczną usługę serwisową lub po prostu chcemy, aby cyklicznie powstawał jakiś dokument na podstawie naszej umowy, możemy to zaplanować w umowie. Ustawiamy najpierw cykl fakturowania, następnie wybieramy planowaną akcję automatyczną, definiujemy parametry takie, jak rodzaj dokumentu, data wystawienia. Na końcu wybieramy sposób wykonania akcji.

Dokument wystawiony za pomocą akcji automatycznej, może być od razu wysłany e-mailem do klienta.

 

 

W każdej z umów możemy dopisać wiele powiadomień w postaci SMS, e-mail, które nam pomogą pamiętać o wygasających umowach, a klientom będą o nich przypominać. 

 

 

Wszelkie powiązania, jak np. dokumenty wystawione na podstawie umowy, działania czy wiadomości e-mail, SMS, są widoczne w jednym miejscu w zakładce Powiązania.

 

 

Możemy również bezpośrednio z dokumentu sprzedaży dojść do umowy, na podstawie której powstał wybrany dokument.

 

 

3.   Planowane zmiany w kolejnych wersjach

• Dodanie szablonów umów;
• Kreator dodawania umowy na podstawie dokumentów handlowych;
• Rozszerzenie, kiedy mają być wykonywane akcje automatyczne (możliwość ustawienia x dni przed/po końcu umowy);
• Dodanie osób zaangażowanych w umowach z klientami;
• Możliwość wydawania sprzętu na czas trwania umowy;
• Możliwość zbiorczego aneksowania;
• Możliwość wystawiania na podstawie umowy ofert, procesów ofertowych, zleceń serwisowych;
• Dodania do menu „Wystaw dokument” umowy z klientem;
• Zakładka Umowy w informatorze o kliencie;

 

Obecnie umowy z klientami dostępne są testowo dla wszystkich użytkowników. Zachęcamy do testowania i zgłaszania swoich uwag oraz sugestii. Docelowo korzystanie z tego modułu może wymagać posiadania aktywnego abonamentu Gestora nexo, wersji PRO lub spełnienia innych warunków.

Edytowane 23 Października 2019 przez Igor Bernakiewicz