Skocz do zawartości

Dokumenty+ - nowa usługa dla firm

Polecane posty

Szanowni Państwo!

Mam ogromną przyjemność poinformować Państwa, że wychodząc naprzeciw Państwa oczekiwaniom, chcielibyśmy przedstawić pierwszą odsłonę nowej usługi firmy InsERT - Dokumenty+ dla przedsiębiorstw pracujących na linii InsERT nexo. W tym momencie jest to usługa „bliźniacza” do usługi Dokumenty znanej z Portalu Biura. Usługa ta umożliwia przekazywanie przez pracowników i współpracowników firmy dokumentów do księgowości przedsiębiorstwa (szerzej o usłudze poniżej). Jest to dopiero początek drogi, gdyż jednocześnie pracujemy nad rozwojem usługi oraz jak najszybszym udostępnieniem jej dla firm pracujących na linii InsERT GT.

Dzięki usłudze Dokumenty+ dział księgowości przedsiębiorstwa będzie mógł automatycznie otrzymywać przekazane za pomocą aplikacji dokumenty od pracowników. Pracownik ma możliwość wysłania zdjęć dokumentów (np. zrobionych przy użyciu smartfona) lub dokumentów w formacie plików pdf, korzystając z przeglądarki na komputerze lub prosto ze swojego telefonu. Każdy przesłany dokument może opatrzyć odpowiednim komentarzem. Wysłane przez pracownika dokumenty są automatycznie pobierane bezpośrednio do programów księgowych InsERT nexo.

W programach księgowych dostępny jest nowy serwis: Dokumenty+, który umożliwia pracę nad przesłanymi dokumentami. Możliwe jest przejrzenie przesłanych dokumentów, opisanie ich, a następnie seryjne wprowadzenie wybranej grupy dokumentów.  Można również wprowadzać dokumenty bez ich wcześniejszego opisu, decydując o sposobie księgowania na bieżąco.

Wprowadzanie dokumentów odbywa się w nowym widoku, gdzie obok formatki wybranego zapisu dostępny jest podgląd przesłanego dokumentu. Podgląd dokumentu będzie również dostępny z poziomu ewidencji księgowych, np. z Księgi przychodów i rozchodów czy Dokumentów księgowych.  

Uruchomienie usługi

Przygodę rozpoczynamy od udostępnienia pierwszej odsłony usługi Dokumenty+ w linii InsERT nexo w wersji 31, a dokładnie w Rachmistrzu nexo i Rewizorze nexo, prosząc o Państwa opinie. Usługę Dokumenty+ należy włączyć w Laboratorium. Po aktywacji usługi, wystarczy dodać dokument (skan lub zdjęcie), by po chwili zobaczyć efekt w programie księgowym. Do korzystania z usługi można zaprosić wielu pracowników, dodając nowych użytkowników firmy z poziomu Konta InsERT.

Usługa dostępna jest pod adresem https://dokumenty.insert.com.pl/

Szczegółowe informacje na temat usługi Dokumenty+ dostępne są w artykule e-Pomocy.

OCR w Dokumentach+

Z usługą Dokumenty+ współpracuje również automatyczne rozpoznawanie dokumentów. Usługę tę należy uruchomić w ramach Laboratorium (po wcześniejszym włączeniu usługi Dokumenty+). Podczas dodawania zapisu księgowego program automatycznie wypełni zapis księgowy danymi rozpoznanymi z dokumentu. Nie ukrywamy, że we wstępnej fazie program najlepiej radzi sobie z fakturami wystawionymi z naszych systemów. Natomiast  zależy nam na zebraniu Państwa opinii, dlatego prezentujemy Państwu tę usługę na wczesnym etapie jej tworzenia.

FormatkaZapisu.thumb.png.ddba8907e29cb560202b4d67a2a638fb.png

 

Serdecznie zapraszam do zapoznania się z usługą i dzielenia się opiniami na jej temat. Z chęcią odpowiemy na wszystkie pytania.

Edytowane przez Katarzyna Tubielewicz
Link to postu
  • 8 miesięcy temu...
W dniu 23.03.2021 o 16:04, Rafał B. napisał:

W jaki sposób najłatwiej dodawać te dokumenty ze smartfona?

Dzień dobry.

 

Po wejściu do serwisu Dokumenty na smartfonie wystarczy kliknąć na ikonkę plusa, która pojawi się w prawym dolnym rogu:
image.png.9c9117a69ae7799e9af8e46e16ae4603.png

 

Z tego poziomu są dwie opcje działania. Albo możemy wybrać i wysłać wcześniej przygotowane i zapisane pliki (np. zrobione skany za pomocą aplikacji do tego przeznaczonych) albo skorzystać z funkcji aparatu i zrobić zdjęcia dokumentom które mają się znaleźć w serwisie.

 

Oczywiście dokładne nazwy i lista opcji dostępna po naciśnięciu ikony plusa może się różnić w zależności od użytkowanego telefonu.

 

Różne tryby dodawania dokumentów opisane są w artykułach e-pomocy: pojedynczy dokumentwiele dokumentów.

Link to postu
28 minut temu, Rafał B. napisał:

Czyli z poziomu przeglądarki. Myślałem że jest jakaś aplikacja. Dziękuję za odpowiedź.

 

Jest opcja przypięcia strony do ekranu głównego, co pozwoli na łatwiejszy dostęp do serwisu. Przykładowo, w przeglądarce Chrome opcja ta pokazuje się po naciśnięciu menu w prawym górnym rogu:
image.thumb.png.3b95dbffc5aeee2fb7b7e48dba590306.png

 

Dedykowaną aplikację mamy w planach.

Link to postu
W dniu 31.03.2021 o 09:20, Mateusz Mikulski napisał:

Czy jest jakiś limit dokumentów który można wprowadzić?

Póki usługa jest dostępna w Laboratorium, nie ma żadnych limitów.

W dniu 31.03.2021 o 09:20, Mateusz Mikulski napisał:

Jak spraw wygląda z archiwizacja tych dokumentów wraz z ścieżką przepływu?

Dopóki usługa jest aktywna, wszystkie dokumenty przechowywane są w chmurze (wraz z całą ich historią aktywności).

W dniu 31.03.2021 o 09:20, Mateusz Mikulski napisał:

Czy po wysłaniu dokumentów do księgowości dokument w raz z historią jest zapisywany w bazie danych podmiotu?

Na ten moment w programach zapisujemy jedynie historię komentarzy (a nie całą aktywność).Sposób przechowywania plików zależy od linii produktów, o której mówimy.

Dla nexo:

Pliki zapisywane są w bazie i przechowujemy je przez ok 30 dni od momentu ostatniego dostępu do nich. Po tym czasie są czyszczone - usuwane z bazy. Gdy wymagany jest dostęp do pliku po tym czasie, np. gdy chcemy sprawdzić zapis w KPiR (który powstał na postawie przesłanego pliku) z przed 3 miesięcy, plik jest ściągany ponownie. Oczywiście, obowiązuje tutaj zasada, że będzie przechowywany w bazie przez kolejne ok 30 od ostatniego do niego dostępu.

Po zakończeniu korzystania z usługi, pliki nie będą ponownie ściągane (więcej szczegółów w regulaminie).

Dla GT:

Pliki zapisywane są w folderze tymczasowym z limitem wielkości. Możliwa jest zmiana wielkości katalogu w parametrach programu. Po przekroczeniu limitu, najstarsze dokumenty są nadpisywane. Gdy wymagany jest dostęp do pliku (gdy nie ma go już w folderze tymczasowym), np. gdy chcemy sprawdzić zapis w KPiR (który powstał na postawie przesłanego pliku) z przed 3 miesięcy, plik jest ściągany ponownie. Po zakończeniu korzystania z usługi, pliki nie będą ponownie ściągane (więcej szczegółów w regulaminie).

Link to postu

"Dla nexo:

Pliki zapisywane są w bazie i przechowujemy je przez ok 30 dni od momentu ostatniego dostępu do nich. Po tym czasie są czyszczone - usuwane z bazy. Gdy wymagany jest dostęp do pliku po tym czasie, np. gdy chcemy sprawdzić zapis w KPiR (który powstał na postawie przesłanego pliku) z przed 3 miesięcy, plik jest ściągany ponownie. Oczywiście, obowiązuje tutaj zasada, że będzie przechowywany w bazie przez kolejne ok 30 od ostatniego do niego dostępu.

Po zakończeniu korzystania z usługi, pliki nie będą ponownie ściągane (więcej szczegółów w regulaminie)".

 

Co to oznacza? Czy dobrze rozumiem, że dokumenty wczytane do portalu nie będą dostępne po 30 dniach? A co z obrazem tych dokumentów w Rewizorze?

Myślałam o potraktowaniu  funkcji "Dokumnety+" jako elektronicznego segregatora, którym można by zastąpić papierowe archiwum, ale opisany model obsługi dokumentów wykluczałby tę funkcję - naturalnie jeśli dobrze rozumiem powyższy akapit.

Link to postu
11 godzin temu, Danuta Żywalewska-Koryl napisał:

Co to oznacza? Czy dobrze rozumiem, że dokumenty wczytane do portalu nie będą dostępne po 30 dniach? A co z obrazem tych dokumentów w Rewizorze?

Myślałam o potraktowaniu  funkcji "Dokumnety+" jako elektronicznego segregatora, którym można by zastąpić papierowe archiwum, ale opisany model obsługi dokumentów wykluczałby tę funkcję - naturalnie jeśli dobrze rozumiem powyższy akapit.

Dokumenty jak najbardziej będą dostępne na portalu po 30 dniach. Sytuacja opisana powyżej dotyczy działania dokumentów w programach księgowych. Pliki, które nie były otwierane przez ok. 30 dni zostaną usunięte z lokalnej bazy nexo, ale nadal będą one dostępne na portalu i w razie potrzeby zostaną ponownie pobrane. Jest to mechanizm zapobiegający nadmiernemu powiększaniu się bazy.

Edytowane przez Dariusz Szałucki
Link to postu
×
×
  • Dodaj nową pozycję...