Sesje kasowe - Laboratorium od wersji 1.63

[Arkadiusz Wypych 125]

Szanowni Państwo,

od wersji 1.63 Subiekta GT w Laboratorium udostępniono możliwość korzystania z sesji kasowych. 

Sesje kasowe odzwierciedlają pracę zmianową kasjerów w firmie. Są one otwierane dla danego użytkownika (kasjera) na konkretnej kasie. Pozwalają kontrolować zgodność ewidencyjnego stanu środków pieniężnych z ich stanem rzeczywistym. Od momentu otwarcia sesji kasowej do jej zamknięcia wszystkie operacje kasowe będą dopisywane do sesji kasowej. Jednocześnie program będzie kontrolował, aby na danym stanowisku kasowym operacje kasowe mógł rejestrować tylko ten kasjer, dla którego otwarto sesje.

 

Jak włączyć sesje kasowe? 

Należy włączyć je w Laboratorium, wykonując następujące kroki:

1. Przejść do parametrów Laboratorium. Parametry te znajdują się standardowo na liście parametrów dostępnej w module Administracja -> Parametry -> Laboratorium.

2. Zaakceptować regulamin Laboratorium oraz włączyć obsługę Sesji kasowych:

 

 

3. Uruchomić powtórnie Subiekta GT. Jest to konieczne w celu uwidocznienia nowego modułu Sesje kasowe. Moduł ten będzie dostępny w sekcji Finanse:

 

 

Jak  działają sesje kasowe?

• Otwarcie sesji

Aby utworzyć sesje kasową, należy otworzyć moduł Finanse - Sesje kasowe i wybrać operację Dodaj sesję kasową. W momencie otwierania sesji kasowej, w pierwszej kolejności użytkownik powinien wskazać kasę, na której będzie pracował na swojej zmianie. Wybór kasy i otwarcie na niej sesji może spowodować zarezerwowanie kasy dla danego użytkownika. Oznacza to, że inny użytkownik programu nie będzie mógł dodawać dokumentów finansowych na wybranej kasie (blokada ta jest sterowana uprawnieniem Sesje kasowe - zapis dokumentu w sesji innego użytkownika). Jednocześnie wszystkie operacje finansowe utworzone przez zalogowanego kasjera będą automatycznie kojarzone z kasą otwartej sesji. W ramach operacji otwarcia sesji konieczne jest także podanie rzeczywistych stanów początkowych kasy. Użytkownik ma możliwość wprowadzenia stanu początkowego w podziale na formy płatności typu gotówka i karta płatnicza oraz w rozbiciu na poszczególne waluty: 

 

 

• Praca z otwartą sesją

Od momentu otwarcia sesji wszystkie tworzone przez kasjera operacje finansowe i dokumenty handlowe są automatycznie do niej przypisywane, aż do momentu jej zamknięcia. Wartości dokumentów wpływają na saldo i prognozowany stan końcowy kasy. Użytkownik w każdym momencie może sprawdzić przewidywany na podstawie otwartej sesji stan kasy. Dzięki temu możliwe jest kontrolowanie rzeczywistego stanu środków finansowych także w trakcie dnia. 
W przypadku pracy z otwartą sesją i odebrania innym użytkownikom uprawnienia Sesje kasowe - zapis dokumentu w sesji innego użytkownika program będzie pilnował, aby na danym stanowisku kasowym operacje kasowe mógł rejestrować tylko ten kasjer, dla którego otwarto sesję. Jedyną możliwością dodania do otwartej sesji dokumentu finansowego przez innego kasjera (nieposiadającego ww. uprawnienia) jest transfer typu z kasy do kasy. Jednak w zależności od ustawień parametrów kasy docelowej powstały w wyniku takiego transferu dokument KP może wymagać zatwierdzenia przez kasjera odbierającego gotówkę. Wartość niezatwierdzonego transferu nie jest wliczana do salda końcowego sesji kasowej. Dokumenty pochodzące z transferów między kasami są prezentowane w sesji kasowej na osobnej liście. Ustawienia dotyczące wymagania zatwierdzania dokumentów z transferów ustawia się w danych każdej kasy:

 

 

• Zakończenie sesji

Zakończenie sesji oznacza, że sesja oczekuje na rozliczenie, natomiast sama kasa została zwolniona przez kasjera i może na niej zostać np. otwarta sesja innego użytkownika. Jeśli w tym momencie na danej kasie będą realizowane kolejne operacje kasowe, nie będą one już przypisywane do zamkniętej sesji. Zamknięcie sesji nie oznacza jej rozliczenia i zakończenia pracy przez kasjera. Zamkniętą sesję należy jeszcze rozliczyć. Operacja zakończenia sesji powinna być wykorzystywany np. wówczas, gdy kasjer chce zwolnić stanowisko kasowe współpracownikowi, a samego rozliczenia i sprawdzenia środków finansowych dokonać np. na zapleczu sklepu. 

• Rozliczenie sesji

W ramach rozliczenia sesji kasjer powinien wprowadzić rzeczywisty stan końcowy środków finansowych w kasie (w podziale na poszczególne formy płatności):

 

Jeśli wprowadzone wartości nie zgadzają się ze stanem wynikającym z dokumentów, użytkownik przed ostatecznym rozliczeniem sesji może jeszcze poprawić dokumenty, które zostały zapisane w ramach sesji i tym samym uzgodnić stan środków w przypadku, gdy różnica wynika z pomyłki lub błędnego zarejestrowania operacji na dokumencie (np. w innej formie płatności niż została ona w rzeczywistości wykonana). Po rozliczeniu sesji poprawa przypisanych do niej dokumentów jest zablokowana.

Jeśli wartości końcowe nie zgadzają się ze stanem wynikającym z dokumentów, użytkownik powinien wystawić wpłatę lub wypłatę na różnicę wartości, w przeciwnym wypadku rozliczenie sesji zakończy się statusem Niezgodna. Wpłatę lub wypłatę korygującą do sesji można wprowadzić za pomocą umieszczonych w module Sesje kasowe kontekstowych operacji Dodaj wpłatę do sesji i Dodaje wypłatę do sesji. Są to jedyne operacje, które pozwalają zapisać w sesji dokument KP lub KW bez konieczności logowania się do sytemu na osobę, na którą otwarto sesję, dzięki temu operacje te mogą być wykonane np. przez kierownika sklepu.

 

Opinie i sugestie
Bardzo zależy nam na Państwa opinii na temat sesji kasowych i innych funkcji udostępnianych w Laboratorium. Zachęcamy do dyskusji i dzielenia się swoimi uwagami na forum, w tym wątku lub poprzez zgłoszenie sugestii bezpośrednio z programu.
 

Edytowane 8 Lipca 2020 przez Arkadiusz Wypych
literówki