Brak zbiorczych raportów o nowych dokumentach na Portalu Biura

[Magdalena Flis 0]

Dzień dobry,

od miesiąca nie dostajemy mailowych raportów o nowo dodanych dokumentach przez klientów na Portal Biura. Proszę o wskazówki jak można przywrócić otrzymywanie takich raportów.

Pozdrawiam,
Magdalena Flis 

[Katarzyna Tubielewicz 35]

Dzień dobry,

proszę upewnić się, że powiadomienie o nowych dokumentach jest włączone w ustawieniach (do których można wejść z poziomu programu księgowego). Proszę również sprawdzić adres e-mail, który jest tam określony.

Jeżeli w ustawieniach wszystko będzie wyglądać prawidłowo, poproszę o numer NIP Państwa biura w wiadomości prywatnej.

[Ryszard Trojanek 10]

Kontynuując troche ten temat , czy jest mozliwe wskazanie innego adresu e-mail ( od tego który jest zapisany w danych firmowych Biura Rachunkowego na jego koncie Insert ) na który przychodziłyby powiadomienia że klient przesłał ( wstawił ) na Portl dokumenty księgowe. Idealnym rozwiazaniem by było aby ten adres do "wiidaomień od klienta"   ustawiac na poziomie podmiotu klienta Biura, n.p, dołozyć sekcję 'Powidomień"  BR  ( tak jak to jest  w sekcji "Powiadomienia " dla klienta ).  

Drugir pytanie  - aby w treści lub w tytule e-mail znazał sie NIP klienta.  Moznaby wtedy na poziomie klienta poczty  segregować ( przekierowywać )  takie powiadomienia. 

[Katarzyna Tubielewicz 35]

Chciałabym zacząć od zrozumienia potrzeby. W tym momencie mamy dostępne powiadomienie mailowe wysyłane cyklicznie, informujące o dostarczeniu nowych dokumentach od klientów. W powiadomieniu jest lista tych klientów. Faktycznie powiadomienie przychodzi na adres podany w danych firmy i teraz nie ma możliwości jego zmiany (to już sobie zapisałam jako sugestię).

Rozumiem, że tutaj zależy Panu, aby takie powiadomienie przychodziło od każdego klienta osobno? I to najlepiej na różne adresy e-mail? Czy potrzeba ta wynika z tego, że pracownicy zajmują się "swoją grupą" klientów biura i najlepiej jakby powiadomienia o nowych dokumentach przychodziły na adresy e-mail konkretnych pracowników? Czy dalej miałby to być osobne maile dla każdego klienta, czy wystarczy jeden zbiorczy od "poopiecznych"?

 

[Ryszard Trojanek 10]

Potrzeba jest taka,  jaką Pani przytoczyła -  pracownicy maja "swoją grupę" klientów, którymi się opiekują i posiadają własny adres e-mail ( słuzbowy w ramach BR ). Drugi powód jest taki że adres e-mail  w na Koncie Insert BR  słuzydo komunikacji BR w innych sprawach ( n.p. z firma Insert na temat licencji , daty upłuwu wazności itp. ) i pracownicy nie mają ( i nie moga mieć ) do niego dostepu.  Co do sposobu ewntualnego rozwiązania tego problemu,  to oddzielny adres e-mail dla każdego klienta BR jest najbardziej optymalnym rozwiązanie,   a ewentualnie "grupowanie" klientów BR odbywało by się poprzez wpisanie im tego samego adresu e-mail do powiadomień - n.p.  adresu opiekuna takiej grupy. 

Sugestia w drugim pytaniu miała  na celu rozwiązać w/w problem  gdyby taka, w/w.  "dedykowana adresacja" powiadomien  była  nie możliwa ( lub odległa w czasie  ).  Wtedy, mając w tresci ( lub nagówku e-maila ) powiadomienia,  NIP klienta BR,  moznaby już  na poziomie poczty wewnętrznej BR dokonywac takich "grupowań" powdomien i wywysłac do odpowiednich pracowników BR. Przytaczane w powiadomieniach, nazwy firmy klienta ( czasami bardzo długie ) są dość kłopotliwe w ich przetwarzaniu ( na poziomie pczty wewnętrznej  BR) aczkolwiek nie jest to niemożliwe.  Poza tym "grupy" klientów moga być czasami bardzo liczne,  więc ich dodatkowa segregacja ( własnie po NIP-ie ) jest bardzo wskazana. Ujawnienie NIP-u w powiadomieniu batdzo nam ułatwiło taką segregację. 

[Katarzyna Tubielewicz 35]

Dziękuję za wyjaśnienia.

Zapisuję sobie zatem na początek dodanie nr NIP w treści powiadomienia, co prawdopodobnie ukaże się już w nadchodzącej wersji PB.

Obsłużenie możliwości otrzymywania powiadomienia o nowych dokumentach przez konkretnego pracownika biura również zapisałam.

[Katarzyna Tubielewicz 35]

W tym tygodniu ukazała się wersja Portalu Biura, w której dodaliśmy nr NIP w szablonie wiadomości powiadomienia o nowych dokumentach przesłanych przez klientów.

[Ryszard Trojanek 10]

Dziekuję , własnie zauwazyłem w opisie zmian że jest już NIP w powiadomieniu.  Oczywiscie będziemy z tego korzystać segregując te powiadomienia,  aczkolowiek,  przy dużej liczbie podmiotów wysyłających dane na PB, reguły przekierowań w agencie pocztowym ( my akurat uzywamy MS Outlook ) moga być uciążliwe w utrzymaniu ( skrypt VBA tez wymagałby też co jakś czas aktualizacji ), stąd rozwiazanie docelowe ( dedykowane adresy e-mail ) jest najbardziej oczekiwana .  Ale dziekuję i za to obecne rozwiązanie.

[Katarzyna Tubielewicz 35]

Tak jak pisałam wcześniej, obsłużenie możliwości otrzymywania powiadomienia o nowych dokumentach przez konkretnego pracownika biura zapisałam do realizacji na kolejne wersje. Dodanie NIPu w szablonie miało być ułatwieniem "na teraz".