Skocz do zawartości

Nowości w usłudze Dokumenty - Rozszerzony przepływ dokumentów

Polecane posty

Szanowni Państwo!

 

Mam ogromną przyjemność przedstawić Państwu kolejną odsłonę usługi – Dokumenty (wcześniej znana pod nazwą Dokumenty+) dla przedsiębiorstw pracujących na Rachmistrzu i Rewizorze InsERT nexo oraz InsERT GT. W pierwszej odsłonie usługa była dostępna w prostej formie, która umożliwia przekazywanie przez pracowników i współpracowników firmy dokumentów do księgowości przedsiębiorstwa. Pozwala też na korzystanie z automatycznego odczytywania danych dokumentów dostarczanych za pomocą usługi przy ich wprowadzaniu w programie księgowym.

 

W nowej wersji pojawiła się możliwość włączenia Rozszerzonego przepływu dokumentów. Tryb ten służy do tworzenia i obsługi elastycznej ścieżki przepływu dokumentów przeznaczonych do zaksięgowania wewnątrz przedsiębiorstwa.

 

Podobnie jak w trybie prostym, usługa pozwala pracownikom firmy w łatwy i wygodny sposób przekazywać dokumenty, w formie plików pdf lub zdjęć do systemu. Osoba odpowiedzialna za przepływ dokumentów w firmie (u nas zwana Operatorem) ma możliwość analizy przesłanych dokumentów, ich kwalifikacji, przekazania dokumentu do dowolnego pracownika (w celu wykonania działań i czynności na/w związku z dokumentem), przekazania dokumentu do akceptacji (np. w celu zatwierdzenia wydatku przez dyrektora finansowego), a ostatecznie zakończenia przepływu dokumentu poprzez przesłanie go do księgowości lub zakończenie przepływu już na poziomie aplikacji webowej. Tak zrealizowany przepływ dokumentu odzwierciedlony jest w jego historii aktywności.

 

Jak rozpocząć pracę?

Chcąc rozpocząć pracę z usługą Dokumenty, należy włączyć opcję Dokumenty w Laboratorium (więcej w e-Pomocy dla nexo i GT) i kierować się wskazówkami. Aby dane z przesłanych dokumentów były odczytywane automatycznie dodatkowo należy włączyć w Laboratorium opcję Dokumenty – OCR (nexo) lub InsAI w usłudze Dokumenty (GT).

 

Po aktywacji usługa Dokumenty dostępna jest w trybie prostym, który pozwala na bezpośrednie dostarczanie dokumentów do programu księgowego. Dokumenty mogą być dostarczane przez wielu pracowników, których wystarczy dodać w Koncie Insert firmy (zgodnie z artykułem). Następnie należy zalogować się do aplikacji, która jest dostępna pod adresem https://dokumenty.insert.com.pl/.

 

Z informacjami w zakresie używania trybu prostego usługi Dokumenty zapoznać się można w artykułach: dodawanie pojedynczego dokumentudodawanie wielu dokumentów.

 

Włączenie Rozszerzonego przepływu dokumentów

Chcąc wypróbować tryb rozszerzonego przepływu należy zalogować się do usługi korzystając z użytkownika posiadającego uprawnienia administratora globalnego w firmie. Następnie przejść do ustawień aplikacji oraz włączyć tryb rozszerzonego przepływu.

post01WlaczanieTrybu.thumb.png.2340f53bab06be1d46ef67c7b24ce131.png

 

Od tego momentu wszystkie przesłane przez pracowników dokumenty nie są już przesyłane bezpośrednio do programu księgowego, a przekazywane do systemu przepływu dokumentów.

 

Aby Rozszerzony przepływ dokumentów mógł działać, należy nadać role Operatora jednemu (lub wielu) pracownikowi. Operator jest rolą specjalną, przeznaczoną dla osoby odpowiedzialnej za przepływ dokumentów w danym przedsiębiorstwie. Nadać rolę może w Zarządzaniu Użytkownikami w Ustawieniach (podobnie jak włączenie rozszerzonego trybu) tylko administrator globalny.

post02aOperator.thumb.png.644656aa4747ca7f7a514fbdccf72371.png

post02bOperator.thumb.png.dd1f0bcb2c473f580caa7588556e6476.png

Po nadaniu roli można rozpocząć pracę z usługą.

 

Praca operatora

Operator ma dostęp do wszystkich dokumentów, które zostały wysłane przez pracowników firmy, w sekcji Odebrane. Tutaj ma możliwość analizy oraz kwalifikacji przesłanych dokumentów.

post03OdebraneO.thumb.png.16ebebc86fa3d9dc92c2c340b67ada73.png

 

Dokument jest automatycznie przypisywany danemu Operatorowi podczas pierwszej edycji lub wykonania pierwszej akcji na dokumencie przez Operatora. Można również skorzystać z możliwości wcześniejszego przypisania Operatora (np. gdy jeden z Operatorów rozdziela pracę dla innych Operatorów) (poniższy zrzut – nr 7).

 

W czasie pracy z dokumentem Operator ma możliwość wykonania szeregu akcji:

  1. Przekazanie dokumentu do dowolnego pracownika w celu wykonania działań i czynności na czy w związku z dokumentem, np. uzupełnienie opisu, sprawdzenie poprawności merytorycznej, wykonania jakiś czynności „poza systemem”;
  2. Przekazanie dokumentu do akceptacji do osoby władnej, np. w celu zatwierdzenia wydatku przez dyrektora finansowego;
  3. Dodania/usunięcia pliku dokumentu;
  4. Zakończenie przepływu dokumentu poprzez wysłanie go do księgowości;
  5. Zakończenie przepływu już na poziomie aplikacji webowej (bez wysyłki do księgowości) – dla dokumentów, które nie muszą być tam dostarczone, np. faktury pro forma;
  6. Usunięcie dokumentu.

post04Operacje.thumb.png.d351021b6cec16046d8de92db3139b9c.png

 

Dokumenty, które zostały przekazane do innej osoby, można śledzić w folderze W toku. W pracy nad dokumentami księgowymi ważne jest zachowanie terminów. Tutaj Operator może obserwować, jak długo dokumenty znajdują się u danego pracownika i odpowiednio interweniować. W sytuacjach krytycznych (jak np. niespodziewanej długiej choroby) Operator ma możliwość wycofania ostatniej akcji, dzięki której dokument wraca do niego. Następnie może zdecydować, co ma się stać z danym dokumentem (np. przekazanie do innego pracownika o takich samych kompetencjach).

post05WToku.thumb.png.b3afbcca92d03fb70d479ecc613110a9.png

 

Dokumenty, których przepływ już się zakończył, dostępne są w sekcji Opracowane.

 

Zrealizowany przepływ dokumentu odzwierciedlony jest w jego historii aktywności, którą można śledzie w formatce dokumentu.

post06HistoriaAktywnosci.thumb.png.ae17145c5da00f9a4fabc07da96542d7.png

 

Praca użytkownika

Możliwości pozostałych użytkowników są dużo skromniejsze niż Operatora. Każdy pracownik firmy ma możliwość dodawania nowych dokumentów (więcej o tym, jak to zrobić tutaj i tutaj). Dodatkowo ma dostęp do takich samych modułów, jak Operator. Natomiast widzi w nich jedynie dokumenty, z którymi jest związany (dodał je lub te na których wykonał jakąś akcję). I tak:

  • Odebrane – znajdują się tutaj dokumenty, które wymagają atencji użytkownika, np. dyrektor finansowy znajdzie tu dokumenty, które ma zatwierdzić.
  • W toku – zawiera dokumenty użytkownika, znajdujące się u innych osób (tak by mógł śledzić postęp pracy nad nimi).
  • Opracowane – dokumenty użytkownika, których obieg się zakończył.

 

Programy księgowe

Po przesłaniu dokumentu do księgowości przez Operatora, są one automatycznie pobierane do aplikacji księgowych. W programach księgowych dostępny jest nowy serwis: Dokumenty, który umożliwia pracę nad przesłanymi dokumentami.

Możliwe jest przejrzenie przesłanych dokumentów, dodatkowe ich opisanie, a następnie seryjne wprowadzenie wybranej grupy dokumentów. Można również wprowadzać dokumenty bez ich wcześniejszego opisu, decydując o sposobie księgowania na bieżąco.

Wprowadzanie dokumentów odbywa się w nowym widoku, gdzie obok formatki wybranego zapisu dostępny jest podgląd przesłanego dokumentu. Dane dokumentu przenoszą się automatycznie (przy włączonej opcji w Laboratorium) a wprowadzenie dokumentu często ogranicza się jedynie do zatwierdzenia przepisanych wartości. Podgląd dokumentu źródłowego będzie również dostępny z poziomu ewidencji księgowych, np. z Księgi przychodów i rozchodów czy Dokumentów księgowych.

GT:

postGT.thumb.png.63d888626b4e67184cd44a1fb3ff1352.png

nexo:

postNexo.thumb.png.fe4d978aa07d0069132d8a932699705f.png

Urządzenia mobilne

Przypominamy o możliwości korzystania z programu na urządzeniach mobilnych. Wygodne jest to zwłaszcza w pracy użytkowników, którzy jedynie dodają lub wykonują proste akcje na dokumentach, jak np. zatwierdzanie dokumentu.

  postMobile05xs.png.97f996bcb7b1ffb00ccc9f5946971d81.png   postMobile01xs.png.b11a7102a7f5bf411ad9289acf85f13d.png   postMobile04xs.png.63e0066027b500e11efaae354c8211fd.png

 

Wszystkie artykuły e-Pomocy na temat usługi Dokumenty zebrane są dla nexo tutaj a dla GT tutaj.

Serdecznie zachęcamy do zapoznania się usługą Dokumenty, a zwłaszcza z rozszerzonym przepływem dokumentów i dzielenia się opiniami na temat usługi. Z chęcią odpowiemy na Państwa wszelkie pytania. 

 

W fazie laboratoryjnej opisana usługa jest dostępna bez ograniczeń dla wszystkich użytkowników programów księgowych Rachmistrza i Rewizora linii nexo oraz linii GTZastrzegamy jednak, że w wersji finalnej korzystanie z niej może wymagać osobnej licencji lub spełnienia innych, dodatkowych warunków.

 

Edytowane przez Katarzyna Tubielewicz
Link to postu

Czy planowane jest wprowadzenie możliwości podglądu dokumentów w trybie pełno ekranowym w usłudze dokumenty?
Obecnie jest to dość uciążliwe że okienko jest dość niewielki i nie ma możliwości jego zwiększenia bądź przejścia w tryb pełno ekranowy podglądu. Szczególnie przy dokumentach zorientowanych poziomo na arkuszu A4.

Link to postu
21 godzin temu, Szef Szef napisał:

Czy planowane jest wprowadzenie możliwości podglądu dokumentów w trybie pełno ekranowym w usłudze dokumenty?
Obecnie jest to dość uciążliwe że okienko jest dość niewielki i nie ma możliwości jego zwiększenia bądź przejścia w tryb pełno ekranowy podglądu. Szczególnie przy dokumentach zorientowanych poziomo na arkuszu A4.

Dzień dobry, czy chodzi Panu o otwieranie dokumentu w nowej zakładce, czy o powiększanie dokumentu w ramach aktualnej zakładki?

 

Jeżeli chodzi o ten pierwszy przypadek to możemy to osiągnąć klikając na nazwę dokumentu w sekcji aktywności:
image.png.2d3f222b4b82a9ad97a2d6821f95b6a7.png

Link to postu
×
×
  • Dodaj nową pozycję...