Rusza sprzedaż usługi Dokumenty firmy!

[Katarzyna Tubielewicz 35]

Szanowni Państwo!

 

Jest mi niezmiernie miło poinformować, że dzisiaj wprowadzamy do sprzedaży usługę Dokumenty firmy przeznaczoną dla przedsiębiorstw prowadzących własną księgowość za pomocą Rewizora/Rachmistrza nexo lub Rewizora/Rachmistrza GT.

 

Usługa Dokumenty firmy pozwala na błyskawiczne przesyłanie dokumentów do księgowości firmy przez jej pracowników. Umożliwia odtworzyć istniejący obieg dokumentów w firmie a także wspomaga wprowadzanie dokumentów przez automatyczne przepisywanie ich danych. Jest to bardzo elastyczny system, który pozwala przenieść realną pracę z dokumentami do elektronicznego świata. Więcej o możliwościach usługi Dokumenty firmy możecie się Państwo dowiedzieć z dalszej części postu.

 

Zakup

Aktywacji/zakupu usługi Dokumenty firmy można dokonać z poziomu Konta InsERT, jak również programu księgowego linii nexo i linii GT (Rachmistrz i Rewizor).

W Koncie InsERT można ją kupić przechodząc do Moich produktów.

 

Dla nowych użytkowników usługi w sekcji Polecane w Markiecie InsERT widoczna jest usługa Dokumenty firmy, dostępna jest tutaj akcja Dowiedz się więcej, po wybraniu której będzie możliwość aktywowania usługi na darmowy 1-miesięczny okres demo, w ramach którego do wykorzystania jest pakiet 50ciu stron.

 

Bardzo podobnie wygląda to w programach, gdy skorzysta się z nowego modułu: Moje produkty.

 

W linii nexo nie ma potrzeby nic więcej robić. Usługa gotowa jest do działania.
Natomiast jest tutaj jeszcze jeden sposób aktywacji/kupna usługi. W programie dostępny jest nowy serwis w drzewie modułów: Komunikacja -> Dokumenty firmy. Po przejściu do modułu na zakładce Dokumenty firmy mamy możliwość Aktywacji usługi (lub wykupienia kolejnej licencji, jeżeli już jest aktywna).

W linii GT po wykupieniu usługi czy to za pomocą Konta InsERT czy modułu Moje Produkty wciąż musimy przejść do Laboratorium i włączyć tam widoczność usługi. Automatycznie będzie się to działo od wersji 1.69.

 

Dla tych z Państwa, którzy korzystali już z usługi w fazie testowej, wystarczy wybrać opcję Kup teraz (czy to w Koncie Insert czy w programach). Aktualny okres testowy trwa do 30.11.2021, a od dzisiaj pakiet stron do wykorzystania został ograniczony do 50 stron (podobnie jak to ma miejsce w okresie demo).

 

 

Opis funkcjonalności

Usługa Dokumenty firmy jest elastycznym systemem, który pozwala przenieść realną pracę z dokumentami do elektronicznego świata. Aby rozpocząć pracę z usługą, firma musi określić, jak chce pracować z usługą. Tę decyzję wspomaga prosty konfigurator:

Konfiguracji może dokonać Administrator firmy, który posiada uprawnienia do usługi Dokumenty firmy nadane w Koncie InsERT (więcej o dodawaniu użytkowników do usługi można dowiedzieć się tutaj).

 

Do wyboru jest kilka sposobów pracy z dokumentami:

1. Wysyłaj dokumenty automatycznie do programu księgowego
2. Włącz możliwość akceptacji dokumentów przed wysłaniem ich do programu księgowego oraz dodania do nich opisu
3. Włącz obieg dokumentów

 

Wybór ten nie jest ostateczny. Sposób pracy może być modyfikowany w każdym momencie, co pozwala na odzwierciedlenie zmian operowania dokumentami zachodzących w przedsiębiorstwie.

 

W zależności od dokonanego wyboru sposobu pracy, usługa będzie udostępniała inne możliwości. I tak:

 

1. Automatyczne wysyłanie dokumentów do programu księgowego

Ten sposób pracy służy do bezpośredniego przesyłania dokumentów do programu księgowego, w formie plików PDF czy zdjęć, przez pracowników lub współpracowników firmy. Jest to najprostszy sposób pracy z dokumentami, polegający na zdalnym dostarczaniu ich do księgowości oraz automatycznym odczytywaniem treści przesłanych dokumentów.

 

Każdy pracownik po zalogowaniu do usługi ma dostęp do wysłanych dokumentów oraz możliwość dodania kolejnego. Podczas dodawania dokumentu istnieje możliwość jego skomentowania. Następnie dokument zostaje przekazany do programu księgowego.

 

 

Póki dokument nie zostanie odebrany w programie księgowym, można zmienić jego opis lub go po prostu usunąć (w razie pomyłki).

Po dostarczeniu dokumentu do programu, zmienia się jego status a jego edycja będzie możliwa już tylko w programie.

 

W programie księgowy dostępny jest nowy serwis: Dokumenty firmy, który umożliwia pracę nad przesłanymi dokumentami.

Możliwe jest przejrzenie przesłanych dokumentów, dodatkowe ich opisanie, a następnie seryjne wprowadzenie wybranej grupy dokumentów. Można również wprowadzać dokumenty bez ich wcześniejszego opisu, decydując o sposobie księgowania na bieżąco.

Wprowadzanie dokumentów odbywa się w nowym widoku, gdzie obok formatki wybranego zapisu dostępny jest podgląd przesłanego dokumentu. Dane dokumentu przenoszą się automatycznie a wprowadzenie dokumentu często ogranicza się jedynie do zatwierdzenia przepisanych wartości. Podgląd dokumentu źródłowego będzie również dostępny z poziomu ewidencji księgowych, np. z Księgi przychodów i rozchodów czy Dokumentów księgowych.

 

GT:

nexo:

 

2. Akceptacja/weryfikacja dokumentów przed wysłaniem ich do programu księgowego

Opcja ta jest idealna, jeżeli przedsiębiorstwu zależy na błyskawicznym dostarczaniu dokumentów do księgowości, ale pojawia się konieczność weryfikacji/akceptacji dokumentów przed przesłaniem ich do programu księgowego. Daje pewność, że dokumenty, które zostały przesłane do programu, powinny się w nim znaleźć i można rozpocząć ich wprowadzanie.

 

Po wybraniu tego sposobu pracy, należy wybrać użytkowników, którzy będą mogli dokonać weryfikacji/akceptacji dokumentu.

 

Dla użytkowników bez dodatkowych uprawnień nic się nie zmienia i usługa wygląda identycznie, jak w poprzednim przypadku.

Natomiast użytkownik z uprawnieniem weryfikacji zauważy zmiany. Pojawia się specjalny moduł Do weryfikacji z dokumentami wymagającymi weryfikacji.

Po wejściu w dostarczony dokument i jego przeanalizowaniu, do wyboru są dwie akcje. Można taki dokument zaakceptować i automatycznie wysłać do programu lub odrzucić, co jest jednoznaczne z usunięciem.

Dokumenty usunięte znajdują się w Koszu, a zaakceptowane widoczne są w module W księgowości. W programie księgowym nic się nie zmienia.

 

3. Obieg dokumentów

Ten sposób pracy polecany jest firmom, w których zwykła weryfikacja dokumentów przed ich wysłaniem do programów księgowych jest niewystarczająca; przedsiębiorstwom, w których dokumenty wędrują przez ręce kilku osób, zanim zostaną przekazane do księgowości lub takim, gdzie są określone procedury obiegu dokumentów w firmie.

 

Również po włączeniu tego sposobu pracy, konieczne jest określenie użytkowników, którzy będą mogli zarządzać dokumentami. Tutaj zrezygnowaliśmy z ról na rzecz uprawnień do akcji związanych z dokumentami.

Tak skonfigurowana usługa gotowa jest do działania.

 

Tym razem widok modułów zmienia się dla wszystkich użytkowników.

Praca użytkownika z uprawnieniami do wszystkich akcji.

Użytkownik z uprawnieniami do wszystkich akcji ma dostęp do wszystkich dokumentów, które zostały wysłane przez pracowników firmy, w module U mnie. Tutaj ma możliwość analizy oraz kwalifikacji przesłanych dokumentów. Oprócz tego, w module znajdują się dokumenty, które wymagają atencji użytkownika.

W czasie pracy z dokumentami taki użytkownik ma możliwość wykonania szeregu akcji:

1. Przekazanie dokumentu do dowolnego pracownika w celu wykonania działań i czynności na czy w związku z dokumentem, np. uzupełnienie opisu, sprawdzenie poprawności merytorycznej, wykonania jakiś czynności „poza systemem”;
2. Przekazanie dokumentu do akceptacji do osoby władnej, np. w celu zatwierdzenia wydatku przez dyrektora finansowego;
3. Zakończenie przepływu dokumentu poprzez wysłanie go do księgowości;
4. Zakończenie przepływu już na poziomie aplikacji webowej (bez wysyłki do księgowości) – dla dokumentów, które nie muszą być tam dostarczone, np. faktury pro forma;
5. Usunięcie dokumentu.
6. Dodania/usunięcia pliku dokumentu;

 

Dokumenty, które zostały przekazane do innej osoby, można śledzić w folderze W toku. W pracy nad dokumentami księgowymi ważne jest zachowanie terminów. Tutaj użytkownik może obserwować, jak długo dokumenty znajdują się u danego pracownika i odpowiednio interweniować. W sytuacjach krytycznych (jak np. niespodziewanej długiej choroby) taki użytkownik ma możliwość wykonania akcji Przejęcia dokumentu, dzięki której dokument zostaje przypisany do niego. Następnie może zdecydować, co ma się stać z przejętym dokumentem (np. przekazanie do innego pracownika o takich samych kompetencjach).

 

Dokumenty, których przepływ już się zakończył, dostępne są w sekcji Zakończone.

Usunięte dokumenty znajdują się w Koszu, z którego dokument można trwale usunąć (nie dzieje się to automatycznie) lub przywrócić do obiegu (w razie pomyłkowego usunięcia).

 

Praca użytkownika z uprawnieniem Tylko dodawanie i odpowiadanie

Możliwości tych użytkowników są dużo skromniejsze. Każdy taki użytkownik ma możliwość dodawania nowych dokumentów. Dodatkowo ma dostęp do takich samych modułów, jak użytkownik ze wszystkimi uprawnieniami. Natomiast widzi w nich jedynie dokumenty, z którymi jest związany (dodał je lub te na których wykonał jakąś akcję). I tak:

 

• U mnie – znajdują się tutaj dokumenty, które wymagają atencji użytkownika, np. dyrektor finansowy znajdzie tu dokumenty, które ma zatwierdzić.
• W toku – zawiera dokumenty użytkownika, znajdujące się u innych osób (tak by mógł śledzić postęp pracy nad nimi).
• Zakończone – dokumenty użytkownika, których obieg się zakończył.
• Kosz - dokumenty użytkownika, które zostały usunięte.

 

Programy księgowe

Widok oraz działanie modułu się nie zmienia. Dodatkowo dla tego sposobu pracy w programie księgowym mamy możliwość Przywrócenia dokumentu do obiegu. Przydaje się to w razie dodatkowych pytań lub wątpliwości pracownika, który pracuje na programie. Po przywróceniu dokumentu do obiegu, użytkownik ze wszystkimi uprawnieniami, decyduje co powinno się dalej stać z dokumentem.

 

Informacje dodatkowe

Więcej informacji dostępnych o usłudze Dokumenty firmy można znaleźć na stronach e-Pomocy dla linii nexo oraz GT, cennik dostępny jest na tej stronie oraz na stronie aktualności.

 

Serdecznie zapraszam do dołączania do grona użytkowników usługi Dokumenty firmy!

 

Edytowane 9 Listopada 2023 przez Katarzyna Kolenda

[Piotr S 0]

Czy jest w planach dostosowanie takiego obiegu dokumentów dla klientów biur rachunkowych?