Rozliczanie kasy

[Jakub Wawrzeńczak 0]

Dzień dobry,

Mam pytanie dot. rozliczenia stanu kasy na koniec dnia. 
Mamy we firmie 2 stanowiska - jedno to kasa fiskalna, synchronizowana z Subiektem, który kilka razy w ciągu dnia odbiera sprzedaż celem aktualizacji bieżących stanów. Rozliczenie z tamtej kasy można zrobić ręcznie (raport z kasy = gotówka - raport z terminala - stan początkowy kasy). Taka operacja szybko sprawdza czy stan rzeczywisty kasy zgadza się z raportem.

Większy problem jest przy drugim stanowisku sprzedaży, tj. komputer z Subiektem na pokładzie. Tutaj są wystawiane faktury (gotówka, karta, przelew), przyjmowane KP (faktury z terminem płatności), paragony (karta, gotówka), faktury detaliczne do paragonów (specyficzna grupa klientów, która potrzebuje faktur a nie ma firm - np. rolnik ryczałtowy i biorą zakupy na przelew). Do tego zwroty i korekty + ewentualne płatności za faktury zakupu (staramy się unikać, ale czasami zdarzą się płatności gotówkowe).

Dodatkowym utrudnieniem jest to, że w tym samym czasie mogą być otwarte np. 3 transakcje z czego każda jest innego pracownika, który przy wystawianiu dokumentu zmienia osobę wystawiającą dany dokument. Czy w związku z tym powinienem utworzyć użytkownika "Kasjer", który będzie otwierać sesję kasową, wprowadzać stan początkowy i w ten sposób rozliczać kasę? W przypadku paragonów nie ma dla mnie znaczenia kto go wystawił, gorzej dla faktur i zwrotów bo tam podpisuje się konkretna osoba, a nie "Kasjer".

W jaki sposób mogę to obejść? Macie jakieś wskazówki lub rady? Jesteśmy raczej małą firmą, która nie ma stanowisk kasowych jak w marketach, a często sprzedawcy odchodzą od kasy, aby zająć się doradztwem i obsłużyć klienta i później wracają do kasy. W pełni sezonu ogrodniczego raczej nie możemy sobie pozwolić na uziemienie jednego pracownika przy kasie, gdzie trzeba latać nad klientem, a nawet jeżeli zatrudnilibyśmy dodatkowo chociażby jednego sprzedawcę to obecna infrastruktura nie pozwala na zrobienie "marketowego" stanowiska.

PS. Planuję przejść również na moduł Szybkiej Sprzedaży (obecnie dostępny w laboratorium subiekta). Tutaj bym miał podobny problem z zalogowaniem "Kasjera" a wyborem osoby przyjmującej zwrot czy wystawiającej fakturę.

 

[Przemysław Werner 393]

Proszę zerknąć na poniższy artykuł e-Pomocy techniczej.

• Subiekt nexo – Czym są i jak dodać Sesje kasowe?

[Jakub Wawrzeńczak 0]

17 minut temu, Przemysław Werner napisał:

Proszę zerknąć na poniższy artykuł e-Pomocy techniczej.

• Subiekt nexo – Czym są i jak dodać Sesje kasowe?

Oczywiście - ale co w przypadku gdy z jednego stanowiska korzysta kilka osób ? Często pracownik A ma otwarty jedną transakcję i w tym samym czasie pracownik B wystawia fakturę. Jak w takiej sytuacji rozwiązać ten problem?

[Jacek Izydorczyk 1 335]

Co właściwie chce Pan osiągnąć? Stan kasy można sprawdzić na raporcie Podliczenie Finansów.

[Jakub Wawrzeńczak 0]

5 godzin temu, Jacek Izydorczyk napisał:

Co właściwie chce Pan osiągnąć? Stan kasy można sprawdzić na raporcie Podliczenie Finansów.

Chciałbym w prosty sposób rozliczyć kasjerów ze stanu kasy na koniec dnia. Obecnie ręcznie podliczają wszelkie przychody i rozchody:
1. Got. początek dnia | 2. Raport fiskalny | 3. Raport terminal | 4. Faktury | 5. Zwroty | 6. Płatności za zakupy | 7. Rzeczywisty stan kasy

1 + 2 - 3 + 4 - 5 - 6 = 7

Wszystko jest liczone ręcznie, pochłania zbędny czas, wprowadza możliwość popełnienia błędu przez pracownika i brak pełnej kontroli, bo papier przyjmie wszystko...

Ważne jest, że przy tym jednym konkretnym stanowisku pracują 2 osoby, które wystawiają głównie faktury (rzadziej paragony + faktury detaliczne). Tak jak raporty z drukarki fiskalnej mogą być "bezimienne" - nie interesuje mnie kto ile paragonów wystawił to jednak faktury muszą być wystawiane przez konkretne osoby. 

Sesja kasowa odpada, bo trzeba tam przypisać konkretnego (jednego) pracownika. 

Co mogę zrobić w takiej "konfiguracji" stanowiska




 

[Daniel Kozłowski 1 171]

6 godzin temu, Jacek Izydorczyk napisał:

Stan kasy można sprawdzić na raporcie Podliczenie Finansów.

W ogóle nie odniósł się Pan do propozycji Jacka.

[Andrzej Kubik 1 091]

3 godziny temu, Jakub Wawrzeńczak napisał:

Chciałbym w prosty sposób rozliczyć kasjerów ze stanu kasy na koniec dnia.
(...)
Sesja kasowa odpada, bo trzeba tam przypisać konkretnego (jednego) pracownika.

Czyli jest dwóch użytkowników, jedna kasa, wszystkie pieniądze lądują razem w jednej szufladzie, ale chce Pan rozliczyć każdego użytkownika z osobna, dobrze rozumiem?

Jeśli tak to dla mnie to się nie może udać.

Jeśli natomiast fizycznie każdy trzyma "swoje" pieniądze oddzielnie to dlaczego w programie nie mogą mieć dwóch kas (tak jak de facto jest w rzeczywistości)?

 

3 godziny temu, Jakub Wawrzeńczak napisał:

Co mogę zrobić w takiej "konfiguracji" stanowiska

Moim zdaniem najlepiej zmienić ją na odpowiadającą rzeczywistości i cieszyć się porządkiem 😉

[Jakub Wawrzeńczak 0]

3 godziny temu, Andrzej Kubik napisał:

Czyli jest dwóch użytkowników, jedna kasa, wszystkie pieniądze lądują razem w jednej szufladzie, ale chce Pan rozliczyć każdego użytkownika z osobna, dobrze rozumiem?

Jest dwóch użytkowników, jedna kasa, wszystkie pieniądze lądują w jednej szufladzie i chcę rozliczyć kasę niezależnie od użytkowników  sesja kasowa na to nie pozwala bo muszę wskazać konkretnego użytkownika, a w przypadku gdy każdy z pracowników podpisuje się jako osoba wystawiająca nie jest to możliwe.

Chcę rozliczyć wszystkie transakcje na danym stanowisku (paragony, faktury, zwroty) bez wchodzenia w szczegóły ile ( za ile ) transakcji obsłużył pracownik 1 lub 2.
Dla przykładu mam raport dobowy na 10k + faktury pracownika 1 na 5k i pracownika 2 na 5k. Uwzględniając 1k gotówki w kasie na start powinienem mieć na koniec dnia 21k. 
Chcę aby Subiekt podsumował mi dany dzień (tak jak się to robi dla poszczególnego pracownika w sesji kasowej) tzn. wiem ile było na początku dnia, chcę wiedzieć ile powinno być na koniec i sprawdzam to ze stanem rzeczywistym. 

 

 

3 godziny temu, Andrzej Kubik napisał:

Moim zdaniem najlepiej zmienić ją na odpowiadającą rzeczywistości i cieszyć się porządkiem 😉

Niestety nie jest to sklep spożywczy czy drogeria gdzie mogę postawić człowieka na 8h i zostawić go na stanowisku. Branża rolnicza wymaga ciągłego doradztwa a żeby coś takiego zrobić to musiałbym mieć 10 stanowisk, które po 3 miesiącach pełnego sezonu byłyby nie używane (ale generowały by koszty, nie wspominając o ilość potrzebnej przestrzeni na przygotowanie tylu stanowisk). Do tego pracownicy cały czas muszą odchodzić od kasy aby wydać towar i w to miejsce wchodzi druga osoba obsługująca kolejnego klienta. Nie jest to samoobsługa i nigdy nie będzie.

Podobnie sprawa wygląda z kasą fiskalną (przygotowaną głównie pod detal), ale tutaj robię różnicę raportu dobowego z terminalem i wychodzi mi ilość gotówki, która powinna być w szufladzie - tam gotówka zawsze się zgadza (a jeżeli nie, to łatwo po monitoringu sprawdzić dlaczego).


Jedyne rozwiązanie, które przychodzi mi do głowy to utworzenie użytkownika Subiekta o nazwie "Kasjer Główny" (lub czymś podobnym) i na niego logować pracowników, na niego wystawiać paragony (na wydruku fiskalnym nie ma podanego użytkownika, który wystawił paragon), ale co w przypadku faktur gdy zamiast imienia i nazwiska pojawi się "Kasjer Główny". Jak to obejść?
A może lepiej skrobnąć jakiś raporcik w SQLu, który wyliczyłby mi to co potrzebuję?

Pozdrawiam

[Jakub Wawrzeńczak 0]

7 godzin temu, Daniel Kozłowski napisał:

W ogóle nie odniósł się Pan do propozycji Jacka.

 

13 godzin temu, Jacek Izydorczyk napisał:

Co właściwie chce Pan osiągnąć? Stan kasy można sprawdzić na raporcie Podliczenie Finansów.

Jestem w trakcie sprawdzania opcji Podliczenie Kasy (Podliczenie Finansów jako stan początkowy pokazuje mi całkowity obrót gotówki od początku pracy subiekta).

Niestety w Podliczeniu Kasy zgadza się tylko płatność kartą - kwota w subiekcie = kwota z raportu z terminala.
Gotówka nijak ma się do raportu dobowego z drukarki fiskalnej. Nie jest nawet blisko tej kwoty. 
Teoretycznie Paragony gotówkowe (raport) + faktury gotówkowe powinny być kwotą przychodu w Podliczeniu Kasy, a tak nie jest.
Jakie operacje są tam brane? może coś źle sprawdzam?

[Jakub Wawrzeńczak 0]

7 godzin temu, Daniel Kozłowski napisał:

W ogóle nie odniósł się Pan do propozycji Jacka.

 

13 godzin temu, Jacek Izydorczyk napisał:

Co właściwie chce Pan osiągnąć? Stan kasy można sprawdzić na raporcie Podliczenie Finansów.

Ok, już znalazłem problem - wliczane są KP pochodzące ze sprzedaży odebranej z kas fiskalnych (SF). Teraz potrzebuję znaleźć możliwość skonfigurowania jakie transakcje są mi potrzebne do takiego raportu

 

[Andrzej Kubik 1 091]

Zaraz, a tę sprzedaż fiskalną to ktoś inny robi?
Jeśli tak to wrzucić ja do innej kasy, jeśli nie to dalej nie rozumiem.

[Jakub Wawrzeńczak 0]

2 minuty temu, Andrzej Kubik napisał:

Zaraz, a tę sprzedaż fiskalną to ktoś inny robi?
Jeśli tak to wrzucić ja do innej kasy, jeśli nie to dalej nie rozumiem.

Tak, tutaj błąd z mojej strony - kasy fiskalne nie powinny być przypisane do kasy głównej.
Czyli Podliczenie Kasy załatwia mój problem? Czy można gdzieś w tym raporcie wstawić stan początkowy kasy?

[Daniel Kozłowski 1 171]

13 godzin temu, Jakub Wawrzeńczak napisał:

Czyli Podliczenie Kasy załatwia mój problem?

Powinien, w połączeniu oczywiście z poprawnym wystawianiem dokumentów.

 

13 godzin temu, Jakub Wawrzeńczak napisał:

Czy można gdzieś w tym raporcie wstawić stan początkowy kasy?

W kasie jak w magazynie mogą pojawić się rozbieżności między stanem rzeczywistym a programem, jest dostępny dedykowany dokument inwentaryzacyjny, który pozwala wyrównać różnice / ustalić stan kasy:

 

 

[Magdalena Szwałek 1]

W dniu 6.07.2022 o 13:16, Jakub Wawrzeńczak napisał:

Chciałbym w prosty sposób rozliczyć kasjerów ze stanu kasy na koniec dnia. Obecnie ręcznie podliczają wszelkie przychody i rozchody:
1. Got. początek dnia | 2. Raport fiskalny | 3. Raport terminal | 4. Faktury | 5. Zwroty | 6. Płatności za zakupy | 7. Rzeczywisty stan kasy

1 + 2 - 3 + 4 - 5 - 6 = 7

ja to robie w excelu, aczkolwiek nie za bardzo rozumiem co masz pod pozycja 6. ?

[Jakub Wawrzeńczak 0]

W dniu 12.07.2022 o 17:29, Magdalena Szwałek napisał:

ja to robie w excelu, aczkolwiek nie za bardzo rozumiem co masz pod pozycja 6. ?

Pozycja 6 (płatności za zakupy) - zdarzają się przesyłki pobraniowe, które opłacają pracownicy więc musimy gdzieś odnotować minus z kasy.
Udało mi się to ogarnąć z funkcją Podliczenie Kasy - zlicza mi wszystkie transakcje dla danego stanowiska kasowego (paragony, faktury oraz zakupy)
 

[Mariola Niełacna-Białek 5]

Dzień dobry,

Wtrącę się do dyskusji ponieważ miałem kiedyś podobny problem u siebie. Pomogła rozbudowa o jedno stanowisko i raz na zawsze zamknięty problem.

Z własnego doświadczenia uważam, że w Subiekcie brakuje takiej formy stanowiska, które pozwalało by korzystać wielu użytkownikom z jednej kasy na zasadzie PIN'U.

 

Scenariusz użytkowania mógłby wyglądać następująco:

- dowolny użytkownik rozpoczyna sprzedaż tworząc dokument

- w momencie zapisu dokumentu pytany jest o swój indywidualny PIN i wtedy dopisuje się do dokumentu jego nazwisko i otwiera kasa

- w momencie rezygnacji bądź omyłkowego zamknięcia dokumentu w edycji również trzeba podać PIN.

- otwarcie kasy bądź utworzenie dokumentu kasowego również mogło by być blokowane kodem PIN

 

Raport kasowy tworzy się wtedy w ramach otwartej sesji kasowej z podziałem na kasjerów.

 

Tego typu scenariusz upraszcza pracę na kilku stanowiskach w małym pomieszczeniu gdzie wystarczy jedna drukarka fiskalna lub kasa.

 

Pozdrawiam

MB

[Jakub Wawrzeńczak 0]

13 godzin temu, Mariusz Białek napisał:

Dzień dobry,

Wtrącę się do dyskusji ponieważ miałem kiedyś podobny problem u siebie. Pomogła rozbudowa o jedno stanowisko i raz na zawsze zamknięty problem.

Z własnego doświadczenia uważam, że w Subiekcie brakuje takiej formy stanowiska, które pozwalało by korzystać wielu użytkownikom z jednej kasy na zasadzie PIN'U.

Rozbudowa obecnie nie wchodzi w grę, ale rozwiązałaby problem bo każdy z kasjerów logowałby się na siebie.
Zdecydowanie brakuje rozwiązania logowania poprzez PIN lub kartę magnetyczną. Wtedy dowolny pracownik mógłby skorzystać z dowolnego stanowiska (niezależnie czy jest ich 1, 5 czy 20).

Pozdrawiam

[Mariola Niełacna-Białek 5]

Nie poruszałem kwestii logowania ponieważ sama operacja trwa dość długo. W mojej propozycji proste zabezpieczenie PIN'em jest dość szybkie w obsłudze. Wiadomym jest że dwie osoby na jednej kasie czy stanowisku muszą mieć zaufanie do siebie żeby nie przytrafiały im się "błędy"