Testowanie KSEF

[Robert Schmidt 10]

Witam.

 

Zaczęliśmy testowanie Subiekta pod kontem KSEF. Wystawianie faktur sprzedaży wydaje się stosunkowo łatwe. Trzeba tylko wyrobić sobie pewne nawyki.

Natomiast wprowadzanie faktur zakupu niestety na tą chwilę jest troszkę uciążliwe. Mianowicie chodzi o mapowanie kupowanych towarów.

 

Bardzo wielu naszych dostawców/producentów cennik sprzedaży ma ustalony w konkretnej jednostce np. 1000 szt. Oczywiście towary przychodzą w kartonikach różnych o wielkościach. Na fakturze zawsze jest podstawowa jednostka sprzedaży : powiedzmy kartonik z kołkami szybkiego montażu 6x40 mm to na fakturze SM 6x40 - 0,2 tys. Dobieranie tego i dopasowywanie do pozycji w kartotece jest BAAARDZO uciążliwe i wymaga mega uwagi.

 

Na podglądzie pobranej faktury pozycja ma np. tylko nazwę Kołek szybkiego montażu i koniec. Bez kodu i innych danych. Z całym szacunkiem, ale kołków szybkiego montażu mamy w ofercie kilkadziesiąt rozmiarów.

 

Nie można też tego synchronizować po kodzie kreskowym ponieważ ten mamy przypisany do kartonika, który jest oddzielną kartoteką stworzoną z podstawowej jednostki (1000 szt) jako komplet - 1 kartonik=200 szt. Dużo bardziej przejrzyście i łatwiej pilnować stanów magazynowych.

 

Pytanie brzmi następująco :

 

Czy po otrzymaniu od producenta oferty lub cennika w formie elektronicznej jest możliwość zmapowania poszczególnych towarów bez konieczności pobierania faktury zakupowej z KSEF?

 

Jeżeli dobrze rozumiem raz zmapowane towary zostają w bazie US i następnym razem nie trzeba będzie już ich mapować?

 

Pozdrawiam. 

[Robert Schmidt 10]

Chciałbym jeszcze zapytać, czy to u mnie jest błąd, czy coś nie ten-teges. 

 

Po pobraniu faktury realizują dokumnet w Subiekcie :

Pojawiają mi sie dwa okienka i zaczynam mapowanie. Oczywiście nie bardzo wiem co zmapować ponieważ jak widać poniżej wkrętów POWER FAST mam 186 rozmiarów.

Dobra. Powiedzmy, że mam też fakturę papierową lub e-mail od producenta. Jeżeli wiem jaki towar kupiłem to mogę go zmapować. Niestety w moim Subiekcie nie ma opcji:  ZAMIEŃ NA INNY Z KARTOTEKI, a sugerowane towary często nie wskazują tego właściwego ... (Screen ze strony Insert)

A tutaj screen z mojego podmiotu testowego :

Oczywiście najnowsza wersja Nexo : 47

[Robert Schmidt 10]

Próbuję z kolejną fakturą :

 

W pobranej fakturze jest pozycja Wiha wkrętak z magazynkiem...

W fakturze Subiekta wybieram Zamień na inny znaleziony :

Na liście nie ma takiego produktu, chociaż oczywiście mamy go w naszej kartotece.

 

Przy okazji testów pojawił się kolejny FISCHER POWER FAST. W poprzedniej fakturze jeden taki był już zmapowany...

 

[Dariusz Nowak 138]

Przede wszystkim dziękujemy za testowanie KSeF!

 

Niestety na podglądzie e-Faktury więcej danych nie będzie, ponieważ innych danych w strukturze XMLa do KSeF nie ma. Tam jest prezentowane to, co do KSeF wysłał wystawiający fakturę, a struktura KSeF nie przewiduje zbyt wiele dodatkowych informacji. Jest możliwość przesyłania symbolu asortymentu w polu Indeks (według którego można potem mapować towar w nexo wg symbolu u dostawcy w standardzie) lub jakichś dodatkowych danych towarów w sekcji DodatkowyOpis (po których można potem mapować towary, ale przy pomocy rozwiązań zewnętrznych). Dane te muszą być uzupełnione po stronie wystawiającego fakturę, więc trzeba uzgodnić ten temat z dostawcą.

 

Mamy kilka sposobów mapowania towarów:

• Nazwa u kontrahenta — należy wpisać nazwę danego asortymentu u dostawcy w sekcji Dostawy w kartotece asortymentu lub kartotece klienta i wtedy przy założeniu, że klient ma unikalne nazwy towarów i te nazwy aktualizujemy na bieżąco, to mapowanie będzie działało poprawnie. Dodatkowo jeśli parametr Nazwa u dostawcy: jest ustawiony na Zapisz w kartotece po zapisie dokumentu (jest tak ustawiony domyślnie) w parametrach KSeF lub indywidualnych parametrach KSeF w kartotece klienta to po zapisie faktury zakupowej od dostawcy nazwy zmapowanych towarów zostaną tam zapisane, lub zaktualizowane.
• Symbol u kontrahenta — jak wyżej tylko opieramy się na symbolu asortymentu u dostawcy, ale tutaj bazujemy na polu Indeks, które musi wypełnić dostawca w e-Fakturze do KSeF i musimy ustawić parametr Obsługa pola Indeks: na Jako symbol u dostawcy (tak jest domyślnie).
• Kod kreskowy — opieramy się na kodzie kreskowym wysłanym w polu GTIN w e-Fakturze. Można się na kodzie kreskowym, opierać tylko trzeba ustawić odpowiednio mapowanie jednostek miar (indywidualnie w kartotece danego dostawcy lub globalnie jako synonim jednostki miary w słowniku) — np. klient wysyła nam towar w jednostce miary o symbolu "stopak", a my ją mapujemy na naszą jednostkę o symbolu "100pak".
• Nazwa w kartotece — tu zakładamy, że nasze nazwy w kartotece są 100% zgodne z nazwami wysyłanymi przez dostawcę.
• Wyszukiwanie przybliżone — wyszukuje w kartotece asortyment, który ma nazwę "zbliżoną" do naszej. Ten mechanizm przydaje się w przypadku gdy nie mamy jeszcze zrobionego mapowania wg powyższych "twardych" metod i jest niejako podpowiedzią dla użytkownika.

Więcej o tym można przeczytać tutaj: Subiekt nexo – Jak skonfigurować parametry odpowiedzialne za identyfikację asortymentu znajdującego się na e-Fakturach?

W dniu 27.10.2023 o 20:16, Robert Schmidt napisał:

Czy po otrzymaniu od producenta oferty lub cennika w formie elektronicznej jest możliwość zmapowania poszczególnych towarów bez konieczności pobierania faktury zakupowej z KSEF?

Tak, uzupełniając nazwy u dostawców lub ich symbole (pod warunkiem że dostawca będzie je nam przesyłał w e-Fakturze). Ale mapa towarów nie będzie nigdzie przechowywana w US, tylko w bazie Subiekta. My dostajemy XML z tym co on oferuje.

Aktualnie nie ma opcji Zamień na inny z kartoteki. W jednej z wersji połączyliśmy obie opcje do Zamień na inny znaleziony i na otwieranej tą opcją liście jest na jednej zakładce lista znalezionych towarów (u Pana widać, że towary zostały znalezione tylko wyszukiwaniem przybliżonym, bo nie ma ich zmapowanych żadnymi innymi sposobami - pierwsza kolumna Metoda na zrzucie ekranu z listy znalezionych asortymentów, lista ta ogranicza się do kilku pierwszych znalezionych metodą przybliżoną wg "rankingu" dostarczonego przez algorytm wyszukiwania - kolumna Trafność), a na drugiej zakładce są wszystkie towary z kartoteki. Wystarczy się więc przełączyć na drugą zakładkę i można szukać po całej kartotece.

Gdyby program znalazł u Pana w kartotece asortyment metodą "twardą" (nazwa u dostawcy, symbol u dostawcy, kod kreskowy, nazwa w kartotece) to przy domyślnych ustawieniach (parametr Zastosowanie wyszukiwania przybliżonego: Tylko gdy wcześniejsze metody nie zwrócą wyniku) program nie szuka już wtedy w ogóle metodą przybliżoną tylko od razu wstawia zmapowany towar więc jeśli będziemy mieli zrobione odpowiednie mapowanie w kartotece i dostawca nie będzie nam robił "niespodzianek" w przesyłanych e-Fakturach to będzie zawsze dobrze.

 

Dodatkowo jeśli zajdzie taka konieczność/potrzeba to jest możliwość oprogramowania własnych metod wyszukiwania i wpięcia ich jako "plugin".

 

Aby można było pokazać, dlaczego w Pana przypadkach to rozpoznawanie działa inaczej niż Pan myśli, to proszę o kilka informacji:

• fragment e-faktury - konkretnie cały węzeł FaWiersz,

• dane towaru w kartotece, jakie powinny zostać zmapowane (co najmniej zakładka Podstawowe + Miary + Dostawy)
• globalne parametry KSEF, a jeśli ustawiał Pan indywidualne, to ustawienia danego dostawcy (zakładka KSEF z KL, od którego otrzymał Pan e-Fakturę)

Zbiór wszystkich informacji o KSeF można znaleźć w poniższych tematach e-Pomocy technicznej:

• Obsługa KSeF (Krajowy System e-Faktur) w programie Subiekt nexo
• Obsługa KSeF (Krajowy System e-Faktur) w programach Rachmistrz oraz Rewizor nexo

[Robert Schmidt 10]

Bardzo dziękuję za wyczerpującą odpowiedź. Jest dokładnie tak jak się domyślałem. Być może problem nie będzie taki wielki.

 

Jak pokazałem na zrzutach ekranu w e-fakturze w nazwie występuje tylko (w tym przykładzie) FISCHER POWER FAST. Rozmiarów tego wkręta jest setki i nie sposób jest je zmapować w taki prosty sposób. Ten przykładowy towar w wersji testowej ewidentnie został pobrany z naszej bazy. Chociaż w niej występuje pełna nazwa łącznie z rozmiarem. Wtedy z mapowaniem nie będzie problemu. Może po prostu podczas testowania "dla wygody" Subiekt uprościł e-fakturę i dał skróconą nazwę. Czy jest możliwe, że to TYLKO kwestia przykładowych danych? Może w finalnej wersji, jeżeli otrzymamy fakturę od producenta będą na niej PEŁNE dane?

 

I jeszcze jedno pytanie związane z interpretacją przez Subiekta e-faktury. Ponieważ bardzo lubimy Wasze programy zawsze staramy się wykorzystać pełne możliwości jakie dają. Zapewniam, że w kartotekach uzupełniamy wszystkie możliwe dane. Na pewno w kartotekach towarowych są takie dane jak KOD U DOSTAWCY i jeżeli jest to KOD KRESKOWY. Czy to, że nie wyświetliły się podczas wprowadzania znowu jest tylko kwestią obecnej wersji testowej? Bo jeżeli będą one na e-faturze (a w bazie są na pewno) to znowu nie będzie żadnego problemu z mapowaniem.

 

Byłbym wdzięczny za sprawdzenie zachowania się programu w takiej sytuacji. Jeżeli problemem jest "niedopatrzenie" wersji testowej, to 99% problemów zniknie.

 

Pozdrawiam, Prezes Bercik

[Dariusz Nowak 138]

Dla pewności proszę o informację, czy korzysta Pan z wirtualnej bramki testowej, czy produkcyjnej. Wirtualna bramka to tak naprawdę "generator losowych dokumentów" gdzie nazwy pozycji są wzięte z własnej kartoteki asortymentu, ale część z nich jest "podmieniana" losowo na dwie pierwsze frazy z nazwy w kartotece lub jest robiony jakiś "dopisek". W Pana przypadku nastąpiła taka podmiana, ponieważ "wylosował" się Panu asortyment Power-Fast Fischer XXXXX i program wziął sobie dwa pierwsze elementy jego nazwy, zmienił je na duże litery i tak wstawił do XMLa. Oczywiście brak kodu kreskowego w tej pozycji e-Faktury jest konsekwencją tej podmiany. Te podmiany są robione właśnie po to, żeby móc sobie sprawdzić mapowanie nazw z e-Faktury na nazwy u dostawców.

 

W przypadku rzeczywistej faktury od klienta dane będą dokładnie takie, jakie uzupełnił dostawca. Oczywiście, jeśli dostawca każdy rozmiar wkręta ma pod jedną nazwą, to mapowanie nie zadziała tak, jakby Pan sobie tego życzył. Dlatego też dużo będzie tu zależało od uzgodnienia danych wstawianych do faktury przez dostawcę. Subiekt ma możliwość konfigurowania interpretacji danych e-Faktury w zależności od dostawcy więc dla różnych dostawców będzie można inaczej poustawiać procedurę przekształcania e-Faktury na dokument zakupu.

 

11 godzin temu, Robert Schmidt napisał:

Na pewno w kartotekach towarowych są takie dane jak KOD U DOSTAWCY i jeżeli jest to KOD KRESKOWY

Kod u dostawcy — w sensie symbol u dostawcy jest oczywiście, dodatkowo jest również nazwa u dostawcy (ale może być jako ukryta kolumna).

Kod kreskowy u dostawcy — takiego czegoś nie ma, jest po prostu kod kreskowy danej jednostki miary.

 

11 godzin temu, Robert Schmidt napisał:

Czy to, że nie wyświetliły się podczas wprowadzania znowu jest tylko kwestią obecnej wersji testowej

Dokładnie tak, brak kodu kreskowego np. na pozycji POWER-FAST FISCHER wynika z tego, że ta pozycja została potraktowana przez "podmieniarkę".

 

11 godzin temu, Robert Schmidt napisał:

Bo jeżeli będą one na e-faturze (a w bazie są na pewno) to znowu nie będzie żadnego problemu z mapowaniem.

Nie ma znaczenia, co Pan ma w swojej bazie. Istotne jest co DOSTAWCA w e-Fakturze wypełni. Jak już wcześniej pisałem, będzie trzeba dojść do porozumienia w kwestii wykorzystania np. kodu kreskowego do zmapowania towaru. E-Faktura jest tylko dokumentem XML, jakie dane się w niej znajdą zależą tylko od jej wystawiającego. Dodam jeszcze, że wg schemy, dane pozycji towarowej, które pozwalają na identyfikację towaru to:

• pole P_7, czyli Nazwa (max 256 znaków),
• pole Indeks (max 50 znaków) wg opisu ze schemy to odpowiednik naszego Symbolu,
• pole GTIN (max 20 znaków) to odpowiednik naszego Kodu kreskowego,

Należy pamiętać, że dane te są opcjonalne, czyli to, czy zostaną wypełnione, zależy tylko i wyłącznie od wystawcy faktury.

Czyli dostawca X może wypełnić tylko nazwę i podać np. zdawkowe Kołki Fischer bez kodu kreskowego, bez indeksu (symbolu), a dostawca Y może podać Kołki Fischer 6x40 plus wypełnić kod kreskowy oraz uzupełnić symbol (jego symbol).
Dlatego zachęcamy, aby spróbował Pan porozumieć się ze swoim prawdziwym dostawcą, aby ten też wszedł w KSEF i wystawił mu w KSEFie kilka faktur (+ ewentualnie przekazał je także tą samą drogą co zazwyczaj, np. PDF). Dzięki temu zobaczy Pan, jak to zadziała w rzeczywistości. Niczym Pan nie ryzykuje.

[Robert Schmidt 10]

Dzięki za podpowiedzi. Tak, korzystamy z bramki virtualnej. Jeżeli jest ona "podmieniarką" to mam nadzieję, że finałowej wersji KSEF wszystko będzie ok. Nadal będziemy testowali Wasze rozwiązania i może ten cały KSEF nie będzie, aż taki straszny.

 

Pozdrawiam