Jak nie zginąć wśród tylu transakcji, paczek, maili – pytanie do sprzedawców

[PanBanBan Marcin 185]

Na razie wystawiałem pojedyncze paczki ale teraz zaczynają trafiać się transakcje zgrupowane, ilość maili, telefonów, GG narasta, ilość wysyłek narasta, ilość pieniędzy krążących pomiędzy pocztą, kurierem, bankiem, PayU narasta i stąd moje pytania bo czuję że powoli tracę nad tym kontrolę

 

1. Jak nie zginąć z odpisywaniem maili, nowymi i trwającymi transakcjami. Jak to wszystko ogarnąć? Mamy miejsce w firmie do robienia zdjęć i opisów, pakowania paczek i odpisywania na maile. Ale jak to poukładać bo na razie to wszyscy starają się odpisywać na maile, pakować paczki, obsługiwać kuriera, pocztę. Ktoś zapomniał włożyć paragonu do paczki, ktoś pomylił adres dokumentowy z adresem wysyłki, ktoś inny ma dziś wolne lub urlop. A na miejscu mamy jeszcze sklep i obsługę przychodzących klientów. No i mamy małe partie różnorodnego towaru co wymaga z każdą partią robienia nowych zdjęć i opisów. Może powinienem trochę odpuścić i czegoś nie robić, np. odpisywać na maile Jak Wam się udaje nie zginąć?

 

2. Czy lepiej poukładać pracę wg osób - czyli jedna osoba zajmuje się transakcją od początku do końca czy lepiej poukładać wg zadań czyli ktoś zajmuje się transakcjami w Sello, ktoś inny pakowaniem, a ktoś iny odpisywaniem na maile, itd...

 

3. Jak nie zginąć z płatnościami?  W Subiekcie ewidencjonowałem wpływy pieniężne na podstawie wyciągów bankowych, nic nie przeoczyłem i wiedziałem że mam wszystko zaksięgowane. Miałem na to czas bo się nie spieszyło.

Ale z Sello jest inaczej. Wszystko dzieje się na raz i na już. Bo klient już zapłacił i paczkę trzeba mu już wysłać. Dostaję maila o wpływie środków przez PayU, na konto, od poczty, od kurierów, do bieżących transakcji, do zaległych transakcji. Jak i gdzie Wy pilnujecie płatności? Czy zaufać Sello i np od razu wklepywać informacje o wpływie pieniędzy do Sello i tak naprawdę w Sello prowadzić ewidencję płatności, a później już nie sprawdzać wyciągów?

 

Uprzejmie proszę o porady praktyków...

 

[Patryk Tworek 39]

Kluczem do sukcesu jest organizacja pracy, jeżeli ktoś się zajmuje reklamacjami to niech się zajmuje reklamacjami i tylko tym Dlaczego ? Bo po prostu będzie wiedziała wszystko z tego działu co się dzieje w firmie i oto chodzi.

 

Podziel zadania między ludzi, jak ktoś się zajmuje pakowaniem to niech się zajmuje tylko tym, ktoś odpisuje na maile etc. Oczywiście można łączyć stanowiska jeżeli są one wspólne tzn. jeżeli sprzedaż opiera się tylko na sprzedazy netowej to wiadomo że będzie dużo maili i telefonów, reklamacje połączyć z odpisywaniem na maile.

Telefoniczną obsługę o ile jest jej mało to połączyć ze sprzedażą, w innym wypadku zrobić oddzielne stanowisko dla obsługi klienta.

 

Można tak jeszcze w nieskończoność... jednak kluczem jest podział i organizacja zadań. Jakby ktoś u mnie (u mnie w firmie, nie mylić z firmą w której pracuje ) robił wszystko to by natychmiast dostał przydział zadań. Pamiętaj, że jako Prezes/Kierownik musisz kierować zespołem, wyznaczać cele i zadania, a nie tylko przychodzić i grać w pasjansa.

[Ireneusz Leciejewski 0]

Podzielam zdanie Patryka.

W Sello jest o tyle łatwo że każda wiadomość i jej odpowiedź jest podpięta pod danego klienta.

Jedna osoba powinna zajmować się obsługą klienta od początku do wystawienia dokumentu wstępnego i końcowego. Wtedy jest w stanie ogarnąć transakcję.

Jakby jedna osoba odpisywała na listy a druga wprowadzała transakcję to zrobiłby się bałagan bo klienci mają różne "pomysły" np. związane z dodaniem towaru do przesyłki poza allegro.

 

Co do płatności to musisz sprawdzać je na koncie, czasami klient wpłaci więcej (zaokrągli sumę), czasami wpłaci pomimo że wybierze za pobraniem itp.

 

Wpłaty poprzez PayU kontroluje Sello i tak to zostaw.

Ja osobiście w uwagach do dokumentu końcowego wpisuję numer Karty płatności.

 

 

 

 

 

[PanBanBan Marcin 185]

Ja osobiście w uwagach do dokumentu końcowego wpisuję numer Karty płatności.

 

To jest super pomysł bo ja lubię mieć wszystko powiązane ze sobą.

Dzięki za sugestię

[Ireneusz Leciejewski 0]

Fajna sprawa to Czerwony plus do subiekta.

Wtedy wpłaty na konto masz kontrolowane.

Tylko mt940 jest potrzebny ale jak masz dużo wpłat to można się na to skusić.

Na allegro znajdziesz plusa za 730zł a konwerter za około 180zł