Magazyn w Subiekcie 123

[Kamil Smuszkiewicz 35]

1. Opis ogólny

 

Moduł Magazyn rozszerza funkcjonalność programu Subiekt 123 o prowadzenie gospodarki magazynowej. Wybrane towary podlegają kontroli stanów magazynowych. Lista towarów wraz z ich aktualną ilością pozwala sprawdzić stan towaru na magazynie. Wszystkie wydania i przyjęcia zostały uporządkowane w osobne listy dokumentów pokazujące przepływ towarów.

 

W module Magazyn w Subiekcie 123 możesz:

 

·         Oznaczać towary do śledzenia stanów magazynowych.

·         Tworzyć dokumenty przyjęć zewnętrznych i wydań zewnętrznych.

·         Wystawiać faktury sprzedaży na podstawie istniejących wydań zewnętrznych.

·         Dodawać wydania zewnętrzne do dokumentów sprzedaży (faktur sprzedaży, paragonów i zaliczek końcowych).

·         Tworzyć rozchody wewnętrzne i przychody wewnętrzne.

·         Drukować oraz wysyłać dokumenty magazynowe.

·         Wystawiać dokumenty magazynowe w walucie obcej.

·         Sprawdzać stan wybranego towaru na magazynie.

·         Oznaczać stany ostrzegawcze dla wybranych towarów.

Edytowane 2 Listopada 2023 przez Kamil Smuszkiewicz

[Kamil Smuszkiewicz 35]

2. Włączenie modułu Magazyn Subiekta 123 w Laboratorium

 

Moduł Magazyn włącza się z poziomu Laboratorium Konta InsERT. W tym celu wymagane jest zalogowanie się do Konta InsERT i przejście z konfiguracji Subiekta 123 do Laboratorium.

 

Uwaga: Laboratorium webowe pozwala zapoznać się z nowymi funkcjami przed ich oficjalnym opublikowaniem. Funkcje dostępne w laboratorium mogą działać niepoprawnie. Nie gwarantujemy, że zostaną wprowadzone w aplikacji.

 

Funkcje eksperymentalne udostępnione w ramach laboratorium mogą w każdej chwili ulec zmianie lub zostać wycofane. Ich używanie w finalnej wersji może wymagać posiadania płatnej licencji na moduł/usługę/produkt.

 

Uwaga: W obecnej wersji programu po aktywowaniu modułu Magazyn nie będzie możliwe jego wyłączenie. Należy o tym pamiętać, ponieważ aktywacja modułu spowoduje zmiany w funkcjonowaniu aplikacji Subiekt 123.

 

Logujemy się do Konta Insert.

 

 

Przechodzimy do zakładki Konfiguracja w Subiekcie 123. W Parametrach konfiguracji jest nowa sekcja o nazwie Magazyn.

 

 

Jeżeli moduł Magazyn jest nieaktywny, taka informacja pojawia się w wybranej sekcji. Kliknięcie w link otworzy Laboratorium Konta InERT. Wymagana jest akceptacja regulaminu Laboratorium. Po akceptacji wyświetlone zostaną moduły udostępnione w ramach Laboratorium, w tym Magazyn.

 

 

 

 

 

 

 

Po wybraniu modułu Magazyn należy go aktywować.

 

 

 

 

 

Poprawnie aktywowanie modułu Magazyn spowodowało pojawienie się nowego menu Magazyn w Subiekcie 123. Sekcja Magazyn w konfiguracji również stała się edytowalna. Od tego momentu można rozpocząć pracę z modułem.

 

 

 

Edytowane 28 Marca 2023 przez Kamil Smuszkiewicz

[Kamil Smuszkiewicz 35]

3. Towary w magazynie

 

3.1. Dodanie nowego towaru

 

Produkty, których ilość oraz koszty mają podlegać kontroli, powinny być odpowiednio oznaczone. Rozpoczęcie dodawania takiego towaru odbywa się tak samo jak dodanie zwykłego produktu. Z poziomu listy produktów wybieramy „plus” oznaczający nowy produkt.

 

Otwiera się formatka dodawania nowego produktu. Podczas zmiany  rodzaj produktu na towar wyświetli się dodatkowa sekcja związana z obsługą magazynu. Sekcja jest dostępna tylko dla włączonego modułu Magazyn w Subiekcie 123.

 

Co oznaczają poszczególne parametry w sekcji Magazyn:

- Kontroluj stan magazynowy – opcja pozwala na włącznie śledzenia stanów magazynowych. Musi być aktywna, aby rozpocząć ruch wybranego towaru na magazynie.

- Stan ostrzegawczy – opcjonalne pole pozwalające na wprowadzenie ilości towaru oznaczającej niski stan towaru.

- Ilość towaru w magazynie – parametr o charakterze informacyjnym. Pokazuje aktualną, dostępną ilość towaru na magazynie.

- Stawka VAT zakupu – wybór stawki VAT, jaką domyślnie opodatkowany jest produkt na dokumentach przyjęć magazynowych. Wybrana stawka VAT będzie się podpowiadała podczas dodawania produktu na dokument, jeżeli podatnik nie ustawił opcji zwolnienia z VAT.

- Cena zakupu netto – sugerowana cena zakupu netto, która jest automatycznie przenoszona na dokumenty przyjęć magazynowych.

- Cena zakupu brutto - sugerowana cena zakupu brutto, która jest automatycznie przenoszona na dokumenty przyjęć magazynowych.

 

Inne istotne parametry mające wpływ na pracę z magazynem to:

- Jednostki miary – wybór jednostki, w jakiej towar będzie ewidencjonowany.

- Stawka VAT – wybór stawki VAT, jaką opodatkowany jest produkt na dokumentach sprzedażowych. Wybrana stawka VAT będzie się domyślnie podpowiadała podczas dodawania produktu na dokument, jeżeli podatnik nie ustawił opcji zwolnienia z VAT.

- Waluta, Cena sprzedaży netto i Cena sprzedaży brutto  - opcjonalne i sugerowane wartości, które są automatycznie przenoszone na dokumenty związane z wydaniem towaru z magazynu.

 

Jeżeli podatnik w konfiguracji wybrał opcję zwolnienia z VAT, to nie będzie możliwości wybrania stawki VAT dla ceny zakupu oraz ceny sprzedaży.

 

Po wprowadzeniu wszystkich danych pozostaje zapisanie produktu.

 

Uwaga: W przypadku zapisania towaru z włączoną kontrolą stanów magazynowych nie będzie możliwości zmiany typu produktu (np. z towaru na usługę) oraz jednostki miary. Zostanie również zablokowana możliwość wyłączenia opcji kontroli magazynowej. Zmiana ilości towaru na magazynie jest możliwa tylko przez dokumenty magazynowe.

 

3.2. Edycja istniejącego towaru

 

Kontrolę stanów magazynowych można włączyć na istniejącym produkcie w kartotece.

 

Wybierając na liście istniejący produkt oznaczony jako towar, przechodzimy do jego edycji.

 

Następnie w sekcji związanej z magazynem wystarczy zaznaczyć opcję kontroli stanów magazynowych. Można tutaj wypełnić inne parametry związane z magazynem. Od tego momentu towar będzie podlegał kontroli. Jeżeli towar przed włączeniem kontroli stanów magazynowych znajduje się już na istniejących dokumentach, to takie dokumenty (i nowe korekty do nich) nie powodują ruchu magazynowego.

 

3.3. Dodanie nowego towaru w trakcie tworzenia dokumentu

 

Dodać nowy towar oraz włączyć kontrolę stanów magazynowych można w trakcie tworzenia przyjęcia zewnętrznego lub przychodu wewnętrznego. Najpierw wpisujemy nazwę nowego produktu, dodajemy produkt do dokumentu, a następnie produkt  dodajemy do kartoteki. Na końcu należy odpowiedzieć twierdząco  na pytanie systemu o dodanie produktu do kartoteki i włączenie kontroli stanów magazynowych. Warto pamiętać, że na dokumentach magazynowych mogą być tylko towary z włączoną kontrolą stanów magazynowych.

Poprawnie dodany towar z włączoną kontrolą stanów magazynowych oznaczony jest za pomocą ikony.

3.4. Włączenie kontroli magazynowej w trakcie tworzenia dokumentu

 

W trakcie tworzenia przyjęcia zewnętrznego lub przychodu wewnętrznego można włączyć kontrolę stanów magazynowych na istniejących towarach w kartotece. Podczas  wybierania  towaru z listy widzimy, że  towary bez kontroli nie mają podanej ilości na magazynie. Gdy wybierzemy  jeden z nich, system poprosi o potwierdzenie włączenia kontroli stanów magazynowych oraz dodanie go na dokument.  Na dokumentach magazynowych mogą być tylko towary z włączoną kontrolą stanów magazynowych.

3.4. Lista towarów w magazynie

 

W zakładce Stan jest lista wszystkich towarów w magazynie wraz z ich aktualną ilością. Kolor ikony przy towarze oznacza dostępność towaru (stan niski, wysoki oraz brak towaru).

 

[Kamil Smuszkiewicz 35]

4. Konfiguracja magazynu

 

Po aktywacji modułu Magazyn w konfiguracji dostępne są nowe wzory wydruków dla dokumentów magazynowych oraz nowe szablony numeracji.

 

4.1. Konfiguracja wydruków

 

Konfiguracja wydruków jest dostępna dla przyjęć wewnętrznych wraz z ich korektami oraz wydań zewnętrznych wraz z ich korektami.

4.2. Konfiguracja numeracji dokumentów

 

Wszystkie nowe dokumenty, które pojawiły się wraz z aktywacją Magazynu, posiadają konfigurację numeracji dokumentów.

 

[Kamil Smuszkiewicz 35]

5. Przyjęcia zewnętrzne i przychody wewnętrzne

 

W Subiekcie 123 dokumenty magazynowe zmieniają ilość towarów. Przyjęcia zewnętrzne są tworzone, gdy towar jest przyjmowany od kontrahenta. Przychody wewnętrzne są wystawiane, gdy występują różnice w stanach magazynowych. Na dokumenty magazynowe można wprowadzić tylko towary z włączoną kontrolą stanów magazynowych.

 

5.1. Lista dokumentów przyjęć zewnętrznych i przychodów wewnętrznych

 

Lista dokumentów zawiera zestawienie przyjęć zewnętrznych, przychodów wewnętrznych oraz korekt przyjęć zewnętrznych. Listę można sortować, filtrować oraz ustawiać dla niej widoczność kolumn. Wybrane dokumenty można pobrać lub wysłać na adres email. Menu kontekstowe dokumentu umożliwia edycję, korygowanie, powielenie i usunięcie dokumentu. Edytowanie lub usuwanie jest możliwe, jeżeli dokument nie jest powiązany z innym oraz kiedy nie wydano partii towaru z dokumentu.

5.2. Nowe przyjęcie zewnętrzne

 

Nowe przyjęcie zewnętrzne tworzymy z lewego menu lub menu listy Przyjęć. Zapis dokumentu spowoduje zwiększenie ilości towarów na magazynie. Zapisany będzie również koszt towarów.

 

Jeżeli cześć towaru z danego przyjęcia zewnętrznego zostanie wydana, dokument będzie zablokowany do edycji lub usunięcia.

5.3. Nowy przychód wewnętrzny

 

Nowy przychód wewnętrzny tworzymy z menu listy Przyjęć. Zapis dokumentu powoduje zwiększenie ilości towaru na magazynie.

 

5.4. Korekta przyjęcia zewnętrznego

 

[Kamil Smuszkiewicz 35]

6. Wydania zewnętrzne i rozchody wewnętrzne

 

W Subiekcie 123 dokumenty magazynowe zmieniają ilość towarów. Wydania zewnętrzne są tworzone, gdy towar jest wydawany kontrahentowi. Rozchody wewnętrzne są wystawiane, gdy występują różnice w stanach magazynowych. Na dokumenty magazynowe można wprowadzić tylko towary z włączoną kontrolą stanów magazynowych.

 

6.1. Lista dokumentów wydań zewnętrznych i rozchodów wewnętrznych

 

Lista dokumentów zawiera zestawienie wydań zewnętrznych, rozchodów wewnętrznych oraz korekt wydać zewnętrznych. Listę można sortować, filtrować oraz ustawiać dla niej widoczność kolumn. Jedna z kolumn  prezentuje powiązane dokumenty sprzedaży. Wybrane dokumenty można pobrać lub wysłać na adres email. Menu kontekstowe dokumentu umożliwia edycję, korygowanie, powielenie i usunięcie dokumentu. Edytowanie lub usuwanie jest możliwe, jeżeli dokument nie jest powiązany z innym lub zwrot towaru nie został ponownie wydany. Dla wydań zewnętrznych dostępne są też akcje utworzenia faktury sprzedaży lub paragonu.

6.2. Nowe wydanie zewnętrzne

 

Nowe wydanie zewnętrzne tworzymy z lewego menu lub menu listy Wydań. Zapis dokumentu spowoduje zmniejszenie ilości towarów na magazynie oraz wyliczenie kosztów. Jeżeli towaru będzie zbyt mało na magazynie, to dokument nie zostanie zapisany.

Jeżeli do wydania zewnętrznego wystawiono korektę lub dokument sprzedaży, dokument będzie zablokowany do edycji lub usunięcia.

6.3. Nowy rozchód wewnętrzny

 

Nowy rozchód wewnętrzny tworzymy z menu listy Wydań. Zapis dokumentu powoduje zmniejszenie ilości towaru na magazynie.

6.4. Korekta wydania zewnętrznego

 

Korektę wydania zewnętrznego tworzy się z menu kontekstowego dokumentu.

6.5. Faktura sprzedaży do wydania zewnętrznego

 

Do wydania zewnętrznego można wystawić fakturę sprzedaży. Towary z włączonym śledzeniem stanów magazynowych zostaną przeniesione na dokument sprzedaży. Fakturę można uzupełnić o usługi lub pozostałe towary, które nie będą wydawane z magazynu.

6.6. Paragon do wydania zewnętrznego

 

Do wydania zewnętrznego można wystawić paragon. Towary z włączonym śledzeniem stanów magazynowych zostaną przeniesione na dokument sprzedaży. Paragon można uzupełnić o usługi lub pozostałe towary, które nie będą wydawane z magazynu.

[Kamil Smuszkiewicz 35]

7. Wydanie zewnętrzne do dokumentów sprzedaży

 

W Subiekcie 123 istnieją dwa sposoby na wystawienie dokumentu sprzedaży i wydania zewnętrznego. Pierwszy to utworzenie wydania, a następnie na jego podstawie dokumentu sprzedaży. Drugi to wystawienie faktury lub paragonu i utworzenie do nich dokumentu magazynowego. Do faktury lub paragonu, na których są towary z włączonym śledzeniem stanów magazynowych, musi zostać utworzony dokument magazynowy.

 

7.1. Wydanie zewnętrzne do faktury sprzedaży

 

Podczas tworzenia faktury sprzedaży, przy aktywnym module Magazyn, na liście produktów do wyboru towary z włączoną kontrolą stanów magazynowych posiadają takie ilości, jakie są w magazynie.

W trakcie zapisu dokumentu wybieramy zapis wraz z utworzeniem wydania.

Na wydaniu zewnętrznym znajdują się tylko towary, które są w magazynie. Zapis dokumentu spowoduje zmniejszenie ilości towarów.

7.2. Wydanie zewnętrzne do paragonu

 

Podczas tworzenia paragonu, przy aktywnym module Magazyn, na liście produktów do wyboru towary z włączoną kontrolą stanów magazynowych posiadają takie ilości, jakie są w magazynie. W trakcie zapisu dokumentu wybieramy zapis wraz z utworzeniem wydania.

7.3. Listy dokumentów sprzedaży

 

Na liście faktur sprzedaży lub na liście paragonów jest nowa kolumna „Powiązany dokument sprzedaży”. Jeżeli do faktury lub paragonu został utworzony dokument sprzedaży, informacja o nim pojawi się w tej kolumnie.