KSeF w księgowości nexo (Laboratorium)

[Roman Budzisz 287]

Od wersji 47.0.0 Rachmistrza nexo i Rewizora nexo rozszerzyliśmy w Laboratorium obsługę księgową faktur elektronicznych pobieranych z KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur). Dodany został nowy moduł dedykowany do obsługi takich faktur oferujący pobieranie, opisywanie i również dekretację takich faktur.

Uwaga! W celu wykorzystania funkcjonalności należy podłączyć do programu Konto InsERT.

 

JAK WŁĄCZYĆ

 

Testowanie współpracy Rachmistrza nexo i Rewizora nexo z KSeF możliwe jest zarówno na danych prezentacyjnych, jak i w podmiotach produkcyjnych.

W pierwszym przypadku należy uruchomić program nexo i założyć nowy podmiot z danymi prezentacyjnymi.

 

W drugim – włączenie e-Faktur w laboratorium będzie możliwe wyłącznie na kopii bazy danych, co jest wymuszane wymaganiem, by w nazwie bazy danych zawarty był ciąg znaków „TESTY_KSEF”. Jest to  spowodowane względami bezpieczeństwa. Taką kopię możesz stworzyć np. poprzez dearchiwizację kopii bazy do nowego podmiotu o nazwie zawierającej ww. ciąg znaków.

 

Możliwa jest również praca na produkcyjnej bazie, ale zachęcamy gorąco do wcześniejszego przetestowania pracy z dokumentami elektronicznymi.

 

Współpraca z KSeF dostępna jest wyłącznie w Laboratorium i wymaga włączenia jej obsługi. Należy wykonać następujące kroki:

• wywołać Laboratorium z drzewka modułów lub poprzez wciśnięcie kombinacji klawiszy ctrl+spacja oraz podanie mnemonika „xx”:

 

• zaakceptować regulamin, a następnie włączyć „Krajowy System e-Faktur”:

Włączenie obsługi spowoduje konieczność wskazania sposobu pracy z Krajowym Systemem e-Faktur, który później będzie można go zmienić w ustawieniach konfiguracji:

Uwaga! Wskazanie bramki jest wspólne dla Subiekta i Rachmistrza bądź Rewizora pracujących na jednej bazie!

 

Wskazanie bramki wirtualnej nexo spowoduje, że pobieranie dokumentów będzie symulowane w sposób, który wiernie odzwierciedla działanie serwisu Ministerstwa Finansów. Podczas pracy z nią nie następuje żadna wymiana danych z MF, w związku z czym przeprowadzanie wszystkich testów jest bezpieczne, użytkownik nie musi obawiać się o pobranie niepożądanych danych.

 

Wskazanie bramki produkcyjnej spowoduje, że dokumenty odbierane będą z serwisu produkcyjnego KSeF – będą to rzeczywiste faktury firmy. Do jej wyboru konieczne jest posiadanie tokena autoryzującego wygenerowanego przez podatnika w aplikacji ministerialnej do obsługi KSeF.

 

Po wskazaniu bramki, dostępny będzie nowy widok Dokumenty pobrane modułu Dokumentów firmy (bądź Portalu Biura w przypadku podmiotów biur rachunkowych) dedykowany do obsługi e-Faktur oraz dokumentów OCR:

 

 

Uwaga! Do korzystania widoku Dokumenty pobrane nie jest konieczne wykupienie usługi Portalu Biura czy Dokumentów firmy. Jednak w przypadku, gdy użytkownik nie posiada na nie abonamentu, w module Dokumenty pobrane pojawiają się jedynie e-Faktury pobrane z KSeF.

 

POBIERANIE E-FAKTUR

Widok Dokumenty pobrane oferuje obsługę e-Faktur w pełnym zakresie księgowym:

• Online od ostatniego odbioru – pobrane zostaną nowe dokumenty, jakie otrzymano w KSeF od czasu ostatniego odebrania e-Faktur.
• Online z wybranego okresu – program pobierze wszystkie dokumenty ze wskazanego okresu. Pod uwagę brana jest data ich wpłynięcia do KSeF.
• Online na podstawie KSeF ID  – pozwala na pobranie konkretnego dokumentu z KSeF. 

 

 

W tym widoku widoczne są dokumenty pobrane z KSeF – zarówno dokumenty zakupu jak również dokumenty sprzedaży.

Po pobraniu dokumentów przez program, z prawej strony ekranu dostępny jest intuicyjny podgląd e-Faktury, w którym dane zostały podzielone na zakładki:

 

Prezentowane są kolejno:

• Podstawowe dane z e-Faktury

 

• Pozycje dokumentu

 

• Płatności

 

• Dane dotyczące VAT

 

• Podgląd XML wyświetlający postać pierwotną postać faktury ustrukturyzowanej

 

 

OPISYWANIE E-FAKTUR

Panel środkowy służy do opisywania e-Faktur. Dane nagłówkowe, jak data dokumentu, jego numer oraz miesiąc rozliczeniowy są uzupełnione automatycznie, na podstawie danych z KSeF. Na podstawie typu dokumentu program dobiera również schemat dekretacji, przy pomocy którego e-faktura zostanie wprowadzony do ewidencji księgowych.

 

Dodatkowo w panelu środkowym znajduje się opis księgowy, którego uzupełnienie może być istotne z punktu widzenia automatycznego doboru odpowiedniego schematu dekretacji.

 

DEKRETACJA E-FAKTUR

e-Faktury można wprowadzać do ewidencji księgowych ręcznie lub automatycznie (z wykorzystaniem schematów).

Tryb ręczny powoduje, że część danych należy uzupełnić ręcznie np. konta i kwoty na dekrecie księgowym.

  

Tryb automatyczny wykorzystuje przygotowane wcześniej schematy dekretacji. Jeśli dla danego typu dokumentu istnieje schemat pobierający dane z obrazu e-faktury, wystarczy zaznaczyć pobrane z KSeF dokumenty i skorzystać z opcji dekretuj, lub dekretuj automatycznie. Program dobiera schemat i tworzy na jego podstawie dokumenty księgowe oraz zapisy VAT. Po ich zapisaniu status e-Faktury się zmienia.

 

Obsługa Krajowego Systemu e-Faktur dostępna jest w Laboratorium. Wszystkie informacje dotyczące już zaimplementowanych funkcji odnaleźć można w e-Pomocy technicznej. Zapraszamy do testowania i dzielenia się z nami wrażeniami, uwagami i pomysłami na dalszy rozwój.

Edytowane 27 Października 2023 przez Przemysław Werner

[Rafał Suszycki 3]

Moim skromnym zdaniem okno wizualizacji (podglądu e-faktury) jest niefortunnie podzielone na aż tyle zakładek. Na jednej zakładce powinien być od razu dostępny cały zakres informacyjny e-faktury, a przynajmniej to co obecnie widzimy na pierwszych 4 zakładkach - tak jak jesteśmy do tego przyzwyczajeni pracując z fakturami standardowymi. Obecnie, aby "poczuć" dokument trzeba wykonać zbyt wiele kliknięć tam i z powrotem, co jest znacznym utrudnieniem procesu; domyślam się ograniczeń czasowych i technicznych na tę chwilę, ale docelowo wydaje mi się to istotne... pozdrowienia, rs.

[Roman Budzisz 287]

Tutaj zdradzę trochę informacji - podgląd dokumentu się zmieni. Będzie ładny i nawigowalny. W okresie Laboratorium będziemy się posługiwać obecnym.

[Rafał Suszycki 3]

OK, to pozostaje podziękować za "przeciek" 🙂