KSeF - Dekretacja automatyczna e-Faktur - jak zacząć

[Roman Budzisz 288]

W wersji 47 Rachmistrza nexo i Rewizora nexo dodany został moduł dedykowany do obsługi dokumentów e-Faktur pochodzących z platformy KSeF z poziomu którego można pobierać, opisywać a następnie dekretować takie dokumenty. Został on dokładnie opisany w KSeF w księgowości nexo (Laboratorium) Z poziomu tego modułu możliwa jest dekretacja automatyczna dokumentów elektronicznych. 

 

Podstawą dekretacji automatycznej w nexo są schematy dekretacji, które zgodnie z zapisaną w nich definicją tworzą zapisy księgowe na podstawie zawartości księgowanego dokumentu. W przypadku e-Faktur dekretacja odbywa się w taki sam sposób jak inne dokumenty.

 

Pragnąc zachęcić Państwa do testowania a nawet już wdrażania obsługi e-Faktur pokażę na prostym przykładzie jak można zacząć pracę z takimi dokumentami.

 

Pierwszym krokiem po pobraniu dokumentu z KSeF powinno być opisanie dokumentu na potrzeby księgowania w zależności od rodzaju transakcji czy typu dokumentu. Opisu takiego dokonujemy panelu środkowym, na zakładce Opis księgowy. Na przykładzie e-Faktury zakupu dokumentującej zakup towarów możemy określić kategorię która została powołana do opisywania faktur zakupowych:

 

Tak opisane faktury zakupu mogą być księgowane schematem dekretacji odpowiednim dla zakupu towarów, który różni się sposobem ujęcia na kontach od dokumentów zakupu usług. W takim schemacie powinna być zawarta definicja, która pozwoli zaksięgować tylko dokumenty z kategorią "Zakup towarów". W definicji schematu faktury zakupu należy wówczas oprzeć warunek wykonania schematu o taką kategorię.

 

Definiowanie warunku wykonania schematu:

Jeżeli wykonanie schematu dla takich dokumentów ma również zależeć od zawartości e-Faktury, to w definicji należy się posłużyć również taką wartością, pamiętając o prawidłowym określeniu czy schemat ma się wykonać dla wszystkich podanych warunków czy wystarczy że tylko co najmniej jeden warunek jest spełniony. 

Na liście wyboru warunków są dostępne pola które wynikają z dokumentu elektronicznego, łatwo je rozpoznać gdyż są zgrupowane w sekcji "POLE - (NAGŁÓWEK) - DOKUMENT ELEKTRONICZNY" oraz każde pole posiada w nazwie skrótowiec określający z jakiej części dokumentu elektronicznego pole to pochodzi, np (N/DE) - oznacza "Nagłówek/Dokument elektroniczny":

 

Na potrzeby tego przykładu załóżmy, że księgować będziemy tylko faktury wystawione w walucie polskiej:

 

Definiujemy teraz jak ma wyglądać dekret na podstawie e-faktury.

W polu "Dowód" wstawiamy numer KSeF dokumentu elektronicznego:

 Podobnie postępujemy z definicjami pozostałych pól:

To samo dotyczy definicji zapisów na konta księgowe. Konto rozrachunków z dostawcami:

Konto zakupu towarów handlowych:

oraz konto VAT naliczonego:

Definicja pozycji dekretu z wykorzystaniem wartości e-Faktury wygląda następująco:

Tak zdefiniowany schemat można wykorzystać do dekretacji faktur zakupu:

Wynikowy dekret będzie wówczas wyglądał następująco: