Katarzyna Tubielewicz 35 Napisano 25 Stycznia 2021 Udostępnij Napisano 25 Stycznia 2021 w Nowości w usłudze Dokumenty - Rozszerzony przepływ dokumentów (edytowane) Szanowni Państwo! Mam ogromną przyjemność przedstawić Państwu kolejną odsłonę usługi – Dokumenty (wcześniej znana pod nazwą Dokumenty+) dla przedsiębiorstw pracujących na Rachmistrzu i Rewizorze InsERT nexo oraz InsERT GT. W pierwszej odsłonie usługa była dostępna w prostej formie, która umożliwia przekazywanie przez pracowników i współpracowników firmy dokumentów do księgowości przedsiębiorstwa. Pozwala też na korzystanie z automatycznego odczytywania danych dokumentów dostarczanych za pomocą usługi przy ich wprowadzaniu w programie księgowym. W nowej wersji pojawiła się możliwość włączenia Rozszerzonego przepływu dokumentów. Tryb ten służy do tworzenia i obsługi elastycznej ścieżki przepływu dokumentów przeznaczonych do zaksięgowania wewnątrz przedsiębiorstwa. Podobnie jak w trybie prostym, usługa pozwala pracownikom firmy w łatwy i wygodny sposób przekazywać dokumenty, w formie plików pdf lub zdjęć do systemu. Osoba odpowiedzialna za przepływ dokumentów w firmie (u nas zwana Operatorem) ma możliwość analizy przesłanych dokumentów, ich kwalifikacji, przekazania dokumentu do dowolnego pracownika (w celu wykonania działań i czynności na/w związku z dokumentem), przekazania dokumentu do akceptacji (np. w celu zatwierdzenia wydatku przez dyrektora finansowego), a ostatecznie zakończenia przepływu dokumentu poprzez przesłanie go do księgowości lub zakończenie przepływu już na poziomie aplikacji webowej. Tak zrealizowany przepływ dokumentu odzwierciedlony jest w jego historii aktywności. Jak rozpocząć pracę? Chcąc rozpocząć pracę z usługą Dokumenty, należy włączyć opcję Dokumenty w Laboratorium (więcej w e-Pomocy dla nexo i GT) i kierować się wskazówkami. Aby dane z przesłanych dokumentów były odczytywane automatycznie dodatkowo należy włączyć w Laboratorium opcję Dokumenty – OCR (nexo) lub InsAI w usłudze Dokumenty (GT). Po aktywacji usługa Dokumenty dostępna jest w trybie prostym, który pozwala na bezpośrednie dostarczanie dokumentów do programu księgowego. Dokumenty mogą być dostarczane przez wielu pracowników, których wystarczy dodać w Koncie Insert firmy (zgodnie z artykułem). Następnie należy zalogować się do aplikacji, która jest dostępna pod adresem https://dokumenty.insert.com.pl/. Z informacjami w zakresie używania trybu prostego usługi Dokumenty zapoznać się można w artykułach: dodawanie pojedynczego dokumentu, dodawanie wielu dokumentów. Włączenie Rozszerzonego przepływu dokumentów Chcąc wypróbować tryb rozszerzonego przepływu należy zalogować się do usługi korzystając z użytkownika posiadającego uprawnienia administratora globalnego w firmie. Następnie przejść do ustawień aplikacji oraz włączyć tryb rozszerzonego przepływu. Od tego momentu wszystkie przesłane przez pracowników dokumenty nie są już przesyłane bezpośrednio do programu księgowego, a przekazywane do systemu przepływu dokumentów. Aby Rozszerzony przepływ dokumentów mógł działać, należy nadać role Operatora jednemu (lub wielu) pracownikowi. Operator jest rolą specjalną, przeznaczoną dla osoby odpowiedzialnej za przepływ dokumentów w danym przedsiębiorstwie. Nadać rolę może w Zarządzaniu Użytkownikami w Ustawieniach (podobnie jak włączenie rozszerzonego trybu) tylko administrator globalny. Po nadaniu roli można rozpocząć pracę z usługą. Praca operatora Operator ma dostęp do wszystkich dokumentów, które zostały wysłane przez pracowników firmy, w sekcji Odebrane. Tutaj ma możliwość analizy oraz kwalifikacji przesłanych dokumentów. Dokument jest automatycznie przypisywany danemu Operatorowi podczas pierwszej edycji lub wykonania pierwszej akcji na dokumencie przez Operatora. Można również skorzystać z możliwości wcześniejszego przypisania Operatora (np. gdy jeden z Operatorów rozdziela pracę dla innych Operatorów) (poniższy zrzut – nr 7). W czasie pracy z dokumentem Operator ma możliwość wykonania szeregu akcji: Przekazanie dokumentu do dowolnego pracownika w celu wykonania działań i czynności na czy w związku z dokumentem, np. uzupełnienie opisu, sprawdzenie poprawności merytorycznej, wykonania jakiś czynności „poza systemem”; Przekazanie dokumentu do akceptacji do osoby władnej, np. w celu zatwierdzenia wydatku przez dyrektora finansowego; Dodania/usunięcia pliku dokumentu; Zakończenie przepływu dokumentu poprzez wysłanie go do księgowości; Zakończenie przepływu już na poziomie aplikacji webowej (bez wysyłki do księgowości) – dla dokumentów, które nie muszą być tam dostarczone, np. faktury pro forma; Usunięcie dokumentu. Dokumenty, które zostały przekazane do innej osoby, można śledzić w folderze W toku. W pracy nad dokumentami księgowymi ważne jest zachowanie terminów. Tutaj Operator może obserwować, jak długo dokumenty znajdują się u danego pracownika i odpowiednio interweniować. W sytuacjach krytycznych (jak np. niespodziewanej długiej choroby) Operator ma możliwość wycofania ostatniej akcji, dzięki której dokument wraca do niego. Następnie może zdecydować, co ma się stać z danym dokumentem (np. przekazanie do innego pracownika o takich samych kompetencjach). Dokumenty, których przepływ już się zakończył, dostępne są w sekcji Opracowane. Zrealizowany przepływ dokumentu odzwierciedlony jest w jego historii aktywności, którą można śledzie w formatce dokumentu. Praca użytkownika Możliwości pozostałych użytkowników są dużo skromniejsze niż Operatora. Każdy pracownik firmy ma możliwość dodawania nowych dokumentów (więcej o tym, jak to zrobić tutaj i tutaj). Dodatkowo ma dostęp do takich samych modułów, jak Operator. Natomiast widzi w nich jedynie dokumenty, z którymi jest związany (dodał je lub te na których wykonał jakąś akcję). I tak: Odebrane – znajdują się tutaj dokumenty, które wymagają atencji użytkownika, np. dyrektor finansowy znajdzie tu dokumenty, które ma zatwierdzić. W toku – zawiera dokumenty użytkownika, znajdujące się u innych osób (tak by mógł śledzić postęp pracy nad nimi). Opracowane – dokumenty użytkownika, których obieg się zakończył. Programy księgowe Po przesłaniu dokumentu do księgowości przez Operatora, są one automatycznie pobierane do aplikacji księgowych. W programach księgowych dostępny jest nowy serwis: Dokumenty, który umożliwia pracę nad przesłanymi dokumentami. Możliwe jest przejrzenie przesłanych dokumentów, dodatkowe ich opisanie, a następnie seryjne wprowadzenie wybranej grupy dokumentów. Można również wprowadzać dokumenty bez ich wcześniejszego opisu, decydując o sposobie księgowania na bieżąco. Wprowadzanie dokumentów odbywa się w nowym widoku, gdzie obok formatki wybranego zapisu dostępny jest podgląd przesłanego dokumentu. Dane dokumentu przenoszą się automatycznie (przy włączonej opcji w Laboratorium) a wprowadzenie dokumentu często ogranicza się jedynie do zatwierdzenia przepisanych wartości. Podgląd dokumentu źródłowego będzie również dostępny z poziomu ewidencji księgowych, np. z Księgi przychodów i rozchodów czy Dokumentów księgowych. GT: nexo: Urządzenia mobilne Przypominamy o możliwości korzystania z programu na urządzeniach mobilnych. Wygodne jest to zwłaszcza w pracy użytkowników, którzy jedynie dodają lub wykonują proste akcje na dokumentach, jak np. zatwierdzanie dokumentu. Wszystkie artykuły e-Pomocy na temat usługi Dokumenty zebrane są dla nexo tutaj a dla GT tutaj. Serdecznie zachęcamy do zapoznania się usługą Dokumenty, a zwłaszcza z rozszerzonym przepływem dokumentów i dzielenia się opiniami na temat usługi. Z chęcią odpowiemy na Państwa wszelkie pytania. W fazie laboratoryjnej opisana usługa jest dostępna bez ograniczeń dla wszystkich użytkowników programów księgowych Rachmistrza i Rewizora linii nexo oraz linii GT. Zastrzegamy jednak, że w wersji finalnej korzystanie z niej może wymagać osobnej licencji lub spełnienia innych, dodatkowych warunków. Edytowane 25 Stycznia 2021 przez Katarzyna Tubielewicz Link to postu
Szef Szef 0 Napisano 13 Września 2021 Udostępnij Napisano 13 Września 2021 w Nowości w usłudze Dokumenty - Rozszerzony przepływ dokumentów Czy planowane jest wprowadzenie możliwości podglądu dokumentów w trybie pełno ekranowym w usłudze dokumenty? Obecnie jest to dość uciążliwe że okienko jest dość niewielki i nie ma możliwości jego zwiększenia bądź przejścia w tryb pełno ekranowy podglądu. Szczególnie przy dokumentach zorientowanych poziomo na arkuszu A4. Link to postu
Dariusz Szałucki 4 Napisano 14 Września 2021 Udostępnij Napisano 14 Września 2021 w Nowości w usłudze Dokumenty - Rozszerzony przepływ dokumentów 21 godzin temu, Szef Szef napisał: Czy planowane jest wprowadzenie możliwości podglądu dokumentów w trybie pełno ekranowym w usłudze dokumenty? Obecnie jest to dość uciążliwe że okienko jest dość niewielki i nie ma możliwości jego zwiększenia bądź przejścia w tryb pełno ekranowy podglądu. Szczególnie przy dokumentach zorientowanych poziomo na arkuszu A4. Dzień dobry, czy chodzi Panu o otwieranie dokumentu w nowej zakładce, czy o powiększanie dokumentu w ramach aktualnej zakładki? Jeżeli chodzi o ten pierwszy przypadek to możemy to osiągnąć klikając na nazwę dokumentu w sekcji aktywności: Link to postu
Polecane posty