[nowa funkcjonalność] Dodanie do ról uprawnienia polegającego na braku możliwości kasowania wiadomosci e-mail

[Użytkownik GT/NEXO 39]

W myśl oczywistej zasady - wszystko co wpłynie do firmy (każda wiadomość e-mail) jest własnością tejże firmy.

 

Przydałoby się bardzo uprawnienie wykluczające możliwość kasowania wiadomości e-mail w kliencie poczty (czyli nie możemy nic skasować - nawet wiadomości roboczej (szkic) swojej lub innych pracowników).

 

Można byłoby ewentualnie nieco bardziej to rozbudować i dodać jeszcze jedno (dodatkowe) uprawnienie polegające na możliwość usuwania wiadomości do kosza ale bez możliwości jego opróżniania.

(Mając takie uprawnienie można byłoby wyznaczyć jednego usera, który od czasu do czasu przeglądałby kosze wszystkich pracowników i usuwał wiadomości przeznaczone do skasowania.)

 

Używam POP3 chociaż nie wiem czy ma to znaczenie.

 

Da radę?

Na kiedy? 

 

 

Edytowane 13 Listopada 2016 przez Użytkownik GT/NEXO

[Mateusz Włudyka 1]

Wbrew pozorom nie jest to takie proste. Szkice tworzą się również automatycznie co określony czas (co ile - ustawiane w parametrach klienta poczty) w czasie tworzenia wiadomości - np. pisząc maila dostajemy telefon, rozmawiając kilka minut mail robi autozapis na wypadek awarii.

Przy braku uprawnienia takich szkiców nie można byłoby usuwać, co chyba raczej nie byłoby zalecane...

 

Możemy się zastanowić nad dodaniem uprawnienia do kasowania, ale pomijać w nim szkice. Objęcie folderu tym uprawnieniem i tak ma mały sens - można przecież wejść w edycję maila ze szkiców i wykasować treść, zapisać... i mamy mail, tyle, że pusty.

Ponadto trzeba pamiętać, że przy IMAPie użytkownik może odpalić skrzynkę przez WWW i tam dokonać ewentualnego dzieła zniszczenia. No chyba, że cały ten temat dotyczy sytuacji, gdzie szef jest opiekunem wszystkich kont, a reszta pracowników użytkownikami i hasła do kont są zapisane w nexo (czyli pracownicy nie znają ich).
 

Daty wprowadzenia funkcjonalności niestety nie podam, ale dodajemy do listy sugestii.

[Użytkownik GT/NEXO 39]

Ma Pan rację Panie Mateuszu co do tych szkiców - ten element zatem odpuszczamy.

 

Globalne zabezpieczenie przed usuwaniem (oraz jako dodatkowe: "przed opróżnianiem kosza") jest naprawdę pożądane. 

Pomijając celowe działanie... proszę uwierzyć, że w ferworze walki (tym bardziej, że w nexu dużo dużo uzywa się skrótów, klawiatury itd) można samemu coś przypadkiem skasować.

 

Kolejna sugestia

Fajnie byłoby aby dopisać funkcje przywracania elementów z kosza do ich lokalizacji pierwotnej.

 

P.S.

Skoro terminy są tak odległe na zrealizowanie pojedynczych funkcjonalności to aż strach pomyśleć co wy szykujecie dla użytkowników na wersję grudniową oraz wiosną

W każdym razie proszę sugestię zapisać dot. uprawnień zabraniających usuwania - poczekam

 

Edytowane 14 Listopada 2016 przez Użytkownik GT/NEXO

[Marek Pyznarski 347]

16 godzin temu, Użytkownik GT/NEXO napisał:

Ma Pan rację Panie Mateuszu co do tych szkiców - ten element zatem odpuszczamy.

 

Globalne zabezpieczenie przed usuwaniem (oraz jako dodatkowe: "przed opróżnianiem kosza") jest naprawdę pożądane. 

Pomijając celowe działanie... proszę uwierzyć, że w ferworze walki (tym bardziej, że w nexu dużo dużo uzywa się skrótów, klawiatury itd) można samemu coś przypadkiem skasować.

 

Przedyskutowaliśmy ten pomysł i wg naszych wniosków uprawnienie/a globalne nie załatwią sprawy.

Weźmy pod uwagę taki scenariusz: 
1. W firmie jest jedno ogólnofirmowe konto, z którego korzysta wiele osób. Dodatkowo każdy pracownik ma posiada dedykowane dla siebie konto (+ część z nich dostęp do tego ogólnofirmowego). 
2. Pracownik jest użytkownikiem swojego konta, ale opiekunem jest administrator, który tworzy i nadzoruje konta pocztowe. 
3. Użytkownik nie zna haseł do kont - administrator zapisał je w definicjach kont. 
4. Użytkownik nie może też wchodzić w definicję kont - by design. Czyli może korzystać, ale nie może nic zmieniać w ustawieniach. 
Jedno uprawnienie nie załatwia sprawy - zapewne będzie tak, że na "swoim" koncie powinien móc usuwać, ale na koncie ogólnofirmowym już nie. 
Wniosek: propozycja jest taka, aby uprawnienie było ustawiane per konto. 
Dlatego trzeba będzie rozszerzyć definicję konta i przy użytkownikach dodać możliwość ustawiania, czy mają oni prawo do usuwania wiadomości z tego konta, czy też nie. 
Przez usuwane rozumiem permanentne (trwałe) usuwanie (a nie przeniesienia do kosza). Dla użytkownika bez tego uprawnienia nie będzie wykonywane usuwanie wiadomości z kosza przy zamknięciu programu (opcja dostępna w definicji konta). Z kurateli w/w uprawnienia wyłączone są szkice.

Takie rozwiązanie możemy wstępnie zaplanować do wersji wiosennej, ale nie gwarantuję że zdążymy je zrobić.

 

16 godzin temu, Użytkownik GT/NEXO napisał:

Kolejna sugestia

Fajnie byłoby aby dopisać funkcje przywracania elementów z kosza do ich lokalizacji pierwotnej.

 

 

Ta opcja również na pierwszy rzut oka wygląda na prostą i fajną, ale gdy się wejdzie w szczegóły nie jest już tak kolorowo. Na pewno trzeba byłoby zapamiętywać w wiadomości usuwanej, z jakiego folderu została usunięta. Problemy zaczynają się dalej: np. ktoś usunął wiadomość do kosza spoza Gestora (np. przez WWW, outlooka, albo przeniósł je z GT), więc nie mamy informacji o poprzednim folderze, czyli nie wiadomo dokąd przywrócić. Kolejny scenariusz - wiemy, do którego folderu przywrócić, ale ktoś go już usunął. Nawet, gdybyśmy mieli informacje o poprzednim folderze - trzeba byłoby w jakiś sposób powiedzieć użytkownikowi, do jakiego folderu wiadomość została "odzyskana" (przy 100 folderach nie wiadomo, gdzie jej potem szukać), co przy zaznaczeniu wielu wiadomości do "odzyskania" byłoby niełatwe. Itd., itp. problemów pojawia się wiele.

Dlatego nie planujemy na najbliższe wersje realizacji. To, co mogę zaproponować na dzisiaj, to w koszu zaznaczyć żądane wiadomości i skorzystać z menu głównego "Operacje", a w nim z opcji "Przenieś do". Zadziała podobnie do tego, o czym Pan pisze i użytkownik zawsze wie, gdzie zostaną przywrócone wiadomości, bo będzie musiał wybrać folder.
 

[Użytkownik GT/NEXO 39]

5 godzin temu, Marek Pyznarski napisał:

 

Przedyskutowaliśmy ten pomysł i wg naszych wniosków uprawnienie/a globalne nie załatwią sprawy.

Weźmy pod uwagę taki scenariusz: 
1. W firmie jest jedno ogólnofirmowe konto, z którego korzysta wiele osób. Dodatkowo każdy pracownik ma posiada dedykowane dla siebie konto (+ część z nich dostęp do tego ogólnofirmowego). 
2. Pracownik jest użytkownikiem swojego konta, ale opiekunem jest administrator, który tworzy i nadzoruje konta pocztowe. 
3. Użytkownik nie zna haseł do kont - administrator zapisał je w definicjach kont. 
4. Użytkownik nie może też wchodzić w definicję kont - by design. Czyli może korzystać, ale nie może nic zmieniać w ustawieniach. 
Jedno uprawnienie nie załatwia sprawy - zapewne będzie tak, że na "swoim" koncie powinien móc usuwać, ale na koncie ogólnofirmowym już nie. 
Wniosek: propozycja jest taka, aby uprawnienie było ustawiane per konto. 
Dlatego trzeba będzie rozszerzyć definicję konta i przy użytkownikach dodać możliwość ustawiania, czy mają oni prawo do usuwania wiadomości z tego konta, czy też nie. 
Przez usuwane rozumiem permanentne (trwałe) usuwanie (a nie przeniesienia do kosza). Dla użytkownika bez tego uprawnienia nie będzie wykonywane usuwanie wiadomości z kosza przy zamknięciu programu (opcja dostępna w definicji konta). Z kurateli w/w uprawnienia wyłączone są szkice.

Takie rozwiązanie możemy wstępnie zaplanować do wersji wiosennej, ale nie gwarantuję że zdążymy je zrobić.

 

Panie Marku - ma Pan rację.

Zarządzanie uprawnieniami w ten sposób aby było ustawiane per konto daje faktycznie większą elastyczność.

Jeśli zrobilibyście to uprawnienie jednak dwustopniowe, tzn. "ze nie ma możliwości usuwania elementów z kosza per dane konto" oraz "nie ma możliwości usuwania z żadnego folderu per dane konto" to już w ogóle byłoby milo.

 

Wiadomo, że jako użytkownik chcielibyśmy wszystkie funkcje na "jutro" bo w biznesie pół roku to lata świetlne i czasem dla firmy to być albo nie być... ale rozumiem i staram się być realistą, że macie swoje plany i priorytety wiec najważniejsze, że w końcu taka funkcja wejdzie w życie.  Naprawdę dziękuję za pochylenie się nad tematem.

 

Cytat

 

 

Ta opcja również na pierwszy rzut oka wygląda na prostą i fajną, ale gdy się wejdzie w szczegóły nie jest już tak kolorowo. Na pewno trzeba byłoby zapamiętywać w wiadomości usuwanej, z jakiego folderu została usunięta. Problemy zaczynają się dalej: np. ktoś usunął wiadomość do kosza spoza Gestora (np. przez WWW, outlooka, albo przeniósł je z GT), więc nie mamy informacji o poprzednim folderze, czyli nie wiadomo dokąd przywrócić. Kolejny scenariusz - wiemy, do którego folderu przywrócić, ale ktoś go już usunął. Nawet, gdybyśmy mieli informacje o poprzednim folderze - trzeba byłoby w jakiś sposób powiedzieć użytkownikowi, do jakiego folderu wiadomość została "odzyskana" (przy 100 folderach nie wiadomo, gdzie jej potem szukać), co przy zaznaczeniu wielu wiadomości do "odzyskania" byłoby niełatwe. Itd., itp. problemów pojawia się wiele.

Dlatego nie planujemy na najbliższe wersje realizacji. To, co mogę zaproponować na dzisiaj, to w koszu zaznaczyć żądane wiadomości i skorzystać z menu głównego "Operacje", a w nim z opcji "Przenieś do". Zadziała podobnie do tego, o czym Pan pisze i użytkownik zawsze wie, gdzie zostaną przywrócone wiadomości, bo będzie musiał wybrać folder.

 

No jak to w życiu, wszystko ma swoje implikacje.

Przy implementacji pewnie trzeba byłoby ograniczyć się do sytuacji standardowych a przy tych bardziej skomplikowanych sytuacjach (jak przytoczone przez Pana) wyświetlić komunikat "Nie udało się. Przenieść element poprzez funkcje: Przenieść do"

Całościowo odpuśćmy, to nie jest funkcja, którą się używa cały czas tylko raz kiedyś więc jej waga jest mała.

 

Przykładowo taki chat, o którym już kiedyś wzmiankowałem jest NIEPORÓWNYWALNIE istotniejszy 

Śnię o nim po nocach

 

 

Edytowane 15 Listopada 2016 przez Użytkownik GT/NEXO

[Marek Pyznarski 347]

1 godzinę temu, Użytkownik GT/NEXO napisał:

[...]

Jeśli zrobilibyście to uprawnienie jednak dwustopniowe, tzn. "ze nie ma możliwości usuwania elementów z kosza per dane konto" oraz "nie ma możliwości usuwania z żadnego folderu per dane konto" to już w ogóle byłoby milo.

[...]

 

Dlaczego dwustopniowe? - proszę o przykład zastosowania. IMO jednostopniowe do permanentnego usuwania wystarczy. Jeśli na skrzynkę przyjdzie wiadomość-śmieć (z mojego punktu widzenia), to przy zabranym uprawnieniu mogę ją przenieść do kosza (i nie zaśmieca mi widoku), ale całkowicie usunąć nie mogę. Dopiero ktoś z pełnymi uprawnieniami może ją trwale usunąć lub przywrócić.

[Użytkownik GT/NEXO 39]

Ma Pan oczywiście rację, tez pomyślałem o tym zaśmiecaniu widoku - są jednak dodatkowe okoliczności:

 

Drugi stopień (całkowity brak możliwości usuwania elementów w poszczególnych folderach drzewa) planowałem wprowadzić jedynie (jako wyjątek od reguły)  dla wybranych, pojedynczych użytkowników a wszystkim innym przypisalibyśmy pierwszy stopień zabezpieczeń, czyli tylko brak możliwości usuwania z kosza.

 

Zastosowanie 2 stopnia, czyli całkowitego usuwania widzę dwojakie (dla dwóch typów użytkowników);

 

1/ przy natłoku zleceń w sezonie możemy wspierać się tymczasowymi osobami z zewnątrz - skoro tymczasowi więc z definicji nie zapoznani z programem no i co tu dużo mówić mniej zaufani... i tutaj wołałbym całkowicie odebrać uprawnienie usuwania elementów z jakiegokolwiek folderu danemu użytkownikowi nie tylko w obrębie ich konta ale również na innych kontach. Nawet nie tyle mi chodzi o ich celowe działanie ale o przypadkowe kliknięcia bo ten pracownik widzi interfejs NEXO prawdopodobnie pierwszy raz w życiu. 

 

2/ na magazynie mamy pracowników fizycznych, oni delikatnie mówiąc nie są "komputerowi" (niektóry nie mają potrzeby posiadania komputera w domu do dziś dnia) wiec tutaj też wołałbym wyłączyć całkowicie możliwość usuwania wiadomości dla takiego użytkownika aby przypadkiem nie "namieszał".

 

Całościowo prawda jest taka, że nawet jeśli ktoś namiesza to nic się wówczas wielkiego też nie stanie bo co najwyżej dana wiadomość utknie w koszu więc jeśli nawet zdecydujecie Panowie o implementacji tylko 1 stopnia to i tak będzie super fajnie.

Dziękuję.

 

Przyjemnego wieczoru, 

Edytowane 15 Listopada 2016 przez Użytkownik GT/NEXO

[Marek Pyznarski 347]

Dziękuję za opisanie sytuacji. Dopisałem Pana uwagi do stworzonego wcześniej zadania.

[Użytkownik GT/NEXO 39]

Panie Marku,

 

Jeszcze jedna uwaga - wspominał Pan na forum, że być może podziałacie w kontekście mobilności (coś Pan pisał o kalendarzu itd.) jeśli chodzi o nexo.

Jeśli tam będzie też klient pocztowy to być może też będą tam potrzebne dedykowane uprawnienia.

 

Używam dodatku do Oulooka pozwalającego udostępniać foldery w których są wiadomości (przekierowywane z drzewa głownego za pomocą reguł).

Tutaj mogę per dany folder danego uzytkownika (a nie tylko globalnie) ustawić prawa.

Oczywiście można też bardzo łatwo te same prawa skopiowac na pozoistałe foldery wiec ta matryca tylko skomplikowanie wygląda .... daje bardzo duże możliwości.

 

Nam wystarczy brak możliwości usuwania wiadomości jako uprawnienie ustawiane per danego użytkownika.

Ale skoro startujecie z PRO również do podmiotów średnich (do 249 etatów) i robicie rozwiązanie na kilkanaście lat to taka matryca pewnie dla nie jednego podmiotu byłaby wybawieniem.... 

 

  

 

 

 

 

[Marek Pyznarski 347]

Dziękuję za uwagi, zanotowałem w swoim kajeciku