Dokumenty firmy - nowości w wersji 22.03

[Jolanta Horudko 21]

Szanowni Państwo,

 

informujemy o ukazaniu się najnowszej wersji Dokumentów firmy.
W nowej wersji uruchomiliśmy możliwość odbierania w aplikacji  dokumentów wysłanych na dedykowany adres e-mail z poziomu poczty elektronicznej, pełnotekstowe wyszukiwanie dokumentów z wykorzystaniem OCR  oraz moduł Laboratorium. Zmieniliśmy też sposób prezentowania nowych funkcji.

 

Zapraszamy do zapoznania się z nimi!

 

Skrzynka odbiorcza

Rozwiązanie daje administratorowi możliwość skonfigurowania dedykowanego adresu e-mail, na który upoważnione osoby mogą wysyłać dokumenty.

Zostało także wzbogacone o możliwość wskazania zaufanej domeny, dzięki czemu cała firma automatycznie może wysyłać dokumenty na wskazany adres, a administrator nie musi zakładać kont pojedynczym pracownikom firmy ani pilnować ich aktualności.

Najważniejsze funkcje:

• Konfiguracja adresu e-mail skrzynki odbiorczej przez administratora,
• Dodawanie adresów zaufanych i domen, z których dokumenty będą odbierane,
• Konfiguracja Użytkownika globalnego (Skrzynka e-mail), w imieniu którego dokumenty będą tworzone w aplikacji,
• Odbiór dokumentów w portalu Dokumenty firmy wysłanych na dedykowany adres e-mail,
• Powiadomienia mailowe o poprawnym oraz błędnym przesłaniu plików.

Zapraszamy do zapoznania się z artykułami e-pomocy szczegółowo przedstawiające tę funkcję:

1. Dokumenty firmy – Jak skonfigurować wysyłkę dokumentów do Dokumentów firmy z poziomu poczty elektronicznej?
2. Dokumenty firmy – Jak dodać zaufany adres e-mail umożliwiający wysyłkę dokumentów do Dokumentów firmy z poziomu poczty elektronicznej? (Administrator firmy)
3. Dokumenty firmy  – Jak dodać zaufany adres e-mail umożliwiający wysyłkę dokumentów do Dokumentów firmy z poziomu poczty elektronicznej? (Użytkownik)
4. Dokumenty firmy  – Co zrobić w przypadku występowania błędu podczas wysyłki załączników wiadomością e–mail?   

 

Wyszukiwarka

W Dokumentach firmy pojawiło się także rozwiązanie wykorzystujące moduł automatycznego odczytu, czyli wyszukiwarka. Narzędzie służy do zaawansowanego wyszukiwania dokumentów i aktualnie jest dostępne dla użytkowników posiadających uprawnienia do wszystkich dokumentów.

 

• Wyszukiwanie odbywa się po treści plików i metadanych dokumentów,
• Wyszukiwarka zaawansowana jest osobną stroną, na której dodaliśmy opis narzędzia oraz wyświetlamy wyniki wyszukiwania,
• Filtrowanie oraz sortowanie dokumentów jest możliwe po określonych polach,
• Pierwsza wersja
  • Jest dostępna wyłącznie dla użytkowników z uprawnieniem Przyjmowanie nowych dokumentów lub dostępem do wszystkich dokumentów,
  • Została oznaczona w Dokumentach firmy jako wersja laboratoryjna,

 

Wyszukiwane atrybuty dokumentów (przykłady): sygnatura, nazwa pliku, opis dokumentu, komentarze.

Wyszukiwane treści w plikach (przykłady): Dane kontrahenta, NIP, adres, PESEL, numer dokumentu, słowa kluczowe.

 

Wyszukiwarkę można uruchomić w Laboratorium, które znajduje się w Ustawieniach aplikacji.

Więcej informacji znajdą Państwo w artykule e-Pomocy Dokumenty firmy – Jak szybko wyszukać dokumenty?.

 

Laboratorium

Celem uruchomienia Laboratorium jest zebranie nowych funkcji w jednym miejscu przed opublikowaniem ich oficjalnie w Dokumentach firmy.

Od teraz będziemy tam umieszczać przedpremierowo kolejne funkcjonalności, żeby mogli Państwo w przyszłości jako pierwsi się z nimi zapoznawać i wpływać na ich kształt jeszcze przed oficjalnym ich uruchomieniem.

 

Więcej informacji znajdą Państwo w artykule e-Pomocy Dokumenty firmy – Czym jest Laboratorium?.

 

Nowości

Rozpoczęliśmy też pracę nad sposobem prezentowania nowości. Opracowaliśmy sposób informowania naszych użytkowników o nowościach poprzez zastosowanie bannerów (kropek nowości), okien modalnych, w których piszemy więcej na temat nowej funkcji i "wydmuszek", czyli pokazaniu funkcji bez dostępu pełnej funkcjonalności, z zaproszeniem do przetestowania.

Zapraszamy do zapoznania się z nową wersją!

Edytowane 9 Listopada 2023 przez Katarzyna Kolenda

[zbigniew nadolnik 0]

Dzień dobry,

 

mam sytuacje w której nie zostało przeniesionych około 60 faktur do księgowości z Dokumentów Firmy, każdy dokument na nadana sygnaturę, ale nie ma go w Rewizorze GT. Proszę o pomoc kto może wskazać przyczynę?

[Jolanta Horudko 21]

Dzień dobry,

1. Dokumenty pojawiają się w GT po kliknięciu przycisku "Pobierz nowe dokumenty".
2. Jeśli to nie zadziała, proszę spróbować zmienić filtry prezentowanych w Rewizorze dokumentów (szczególnie "z okresu" i "o statusie").
3. W kolejnym kroku proszę potwierdzić działanie bez obiegu w Dokumentach Firmy (jeśli obieg jest włączony, należy ręcznie przekazać dokument do księgowości).
4. Może też okazać się, że użytkownik Konta Insert nie ma uprawnień do usługi Dokumenty. Należy to sprawdzić w Koncie Insert.

Mam nadzieję, że któraś z powyższych wskazówek pomoże rozwiązać problem. W przeciwnym razie będziemy potrzebowali numeru NIP firmy, celem zweryfikowania problemu w bazie danych. Proszę o przekazanie go w wiadomości prywatnej.

Edytowane 5 Kwietnia 2023 przez Jolanta Horudko

[Jolanta Horudko 21]

Udało nam się ustalić, że przyczyną "znikania" dokumentów było wykonanie dearchiwizacji.

 

Dokumenty firmy w swoim podstawowym przeznaczeniu służą do przekazywania dokumentów z aplikacji webowej (Dokumenty firmy udostępnione Pracownikom) do programu księgowego (Rachmistrz lub Rewizor wykorzystywany w Dziale księgowym).

 

Przez przekazywanie rozumiemy zwykłą wysyłkę między programami.

Dokumenty firmy oznaczają, które dokumenty zostały już wysłane do księgowości, żeby nie duplikować ich w programie (jest to widoczne w postaci statusu dokumentu W księgowości w Dokumentach firmy).

 

W przypadku GT dokumenty są pobierane do bazy, która jako pierwsza o nie zapyta (w przypadku pracy na wielu bazach lub przed dearchiwizacją). Jeśli dokumenty były już raz pobrane do programu księgowego, nie wysyłamy ich z Portalu ponownie, bo u nas są już oznaczone jako odebrane przez księgowość.

 

Dearchiwizacja z założenia jest bardzo rzadką, awaryjną procedurą, dlatego błędy, które mogą pojawić się po jej wykonaniu, naprawiamy na ten moment ręcznie. Dlatego do czasu rozwiązania tego problemu należy się kontaktować ze mną lub @Katarzyna Kolenda.

 

Po zgłoszeniu myślimy nad wprowadzeniem usprawnienia, które umożliwiałoby samodzielne ponowienie wysyłki przez użytkowników Dokumentów firmy. Na takie rozwiązanie trzeba jednak poczekać, ponieważ najpierw musimy je rozważyć, zaprojektować i wdrożyć.

 

Zamykam wątek. Sprawę ponawiania wysyłki konkretnych dokumentów kończymy z Panem Zbigniewem w wiadomościach prywatnych.