Problem z operacjami zbiorczymi w celu utworzenia maili do klientów

[Biuro Rachunkowe PERFEKT 5]

Problem z operacjami zbiorczymi w celu utworzenia maili do klientów, a dokładniej po wybraniu operacji zbiorczej "deklaracje skarbowe" lub "e-sprawozdawczość JPK" oraz wybraniu do nich szablonów, maila z którego ma wyjść informacja dla klientów i później konkretnych klientów, maile się generują. Po wygenerowaniu dzieję się chyba zawsze tak jak poniżej czyli w pewnym momencie (czasami nawet na samym początku) tytuł i treść maila kopiuje się już do końca i tylko załączniki oraz mail wybranego klienta dobrze się zaciągają. Działania cykliczne, które wybieramy żeby zaznaczały się po wygenerowaniu maila też zaznaczają się na odpowiednich klientów, więc jeżeli ktoś wyślę takiego maila to dopóki klient nie poinformuje nas że dostał maila ze złą treścią to nie jesteśmy w stanie tego wychwycić. Dlatego automatyczną wysyłkę jednak trzeba dokładnie skontrolować i praktycznie zawsze trzeba ją stworzyć od nowa ale tylko te "zdublowane" maile. Za drugim razem jeżeli idą tylko te maile zdublowane to "duble" się już nie tworzą, jednak jak doda się coś co nie było generowane wraz z tymi dublami to ponownie w losowym miejscu bardzo często ten dubel się zaczyna. 

 

Jest jeszcze drugi problem, który w większej skali pojawił się w tym roku. Jest to pokazane na drugim zdjęciu gdzie jest zaznaczona część maili czerwonym mazakiem a dokładniej zdublowany jeden mail i właśnie to jest ten problem. Po wygenerowaniu maili praktycznie każdego rodzaju maile te po chwili czasu zostają całe skopiowane (nie tak samo jak w przykładzie wyżej) + nie mają twórcy. I nawet jeśli wygeneruje maile, szybko je wyślemy to po chwili i tak te wysłane zostają skopiowane ponownie do szkicy bez twórcy. Kiedyś ten problem występował też ale w bardzo bardzo małej skali tj. do 20 maili na cały miesiąc gdzie w miesiącu średnio wyjdzie 2000 maili generowanych automatycznie. Problem ten również nie ma zauważalnej powtarzalności, raz wyskakują te maile, a raz nie. Czasami jak jest dużo wygenerowane na raz czyli ~200-400 a czasami nawet przy 5 potrafi skopiować je wszystkie ponownie. Prosiłbym o pomoc z tymi problemami

 

Edytowane 1 Lutego 2023 przez Arkadiusz Cieśla

[Arkadiusz Cieśla 199]

Dzień dobry,

1. Proszę ukazać na zrzutach ekranu zawartość szablonu wiadomości, który jest wykorzystywany przy operacjach zbiorczych.
2. Czy w programie jest dodanych kilka kont pocztowych? Jeśli tak to czy problem dotyczy konkretnego konta pocztowego? Dodatkowo proszę o zrzut ekranu z Parametry klienta poczty.

[Biuro Rachunkowe PERFEKT 5]

Szablonów jest więcej, pod każdy podatek i pod kilka miast. Przesyłam kilka przykładowych, ale z każdym praktycznie jest problem (dot. podatków) i każdy wygląda bardzo podobnie do siebie pod względem zaciągania informacji
 

 

 

 

Poczt też mam kilka podpiętych. I na każdej z nich szkice dublują się tak jak na drugim zdjęciu z posta.

 

Poniżej zrzut ekranu konfiguracji

 

 

 

 

 

 

 

 

Edytowane 1 Lutego 2023 przez Arkadiusz Cieśla

[Arkadiusz Cieśla 199]

Mogę prosić dodatkowo zrzut ekranu z kilku szablonów dotyczących wysyłki deklaracji zaliczka miesięczna wg skali? Tak aby widoczne było całe pole "Temat".

Edytowane 20 Stycznia 2023 przez Arkadiusz Cieśla

[Biuro Rachunkowe PERFEKT 5]

 

.

Edytowane 1 Lutego 2023 przez Arkadiusz Cieśla

[Arkadiusz Cieśla 199]

Dziękujemy za przesłane dane. Analizujemy problem.

[Arkadiusz Cieśla 199]

Odnośnie do zdublowanych wiadomości problem zostanie poprawiony w wersji 44 InsERT nexo.

W dniu 12.01.2023 o 10:59, Biuro Rachunkowe PERFEKT napisał:

Po wygenerowaniu dzieję się chyba zawsze tak jak poniżej czyli w pewnym momencie (czasami nawet na samym początku) tytuł i treść maila kopiuje się już do końca i tylko załączniki oraz mail wybranego klienta dobrze się zaciągają. Działania cykliczne, które wybieramy żeby zaznaczały się po wygenerowaniu maila też zaznaczają się na odpowiednich klientów, więc jeżeli ktoś wyślę takiego maila to dopóki klient nie poinformuje nas że dostał maila ze złą treścią to nie jesteśmy w stanie tego wychwycić. Dlatego automatyczną wysyłkę jednak trzeba dokładnie skontrolować i praktycznie zawsze trzeba ją stworzyć od nowa ale tylko te "zdublowane" maile. Za drugim razem jeżeli idą tylko te maile zdublowane to "duble" się już nie tworzą, jednak jak doda się coś co nie było generowane wraz z tymi dublami to ponownie w losowym miejscu bardzo często ten dubel się zaczyna. 

Ten temat jest w trakcie analizy.

[Infobot nexo 99]

Zgłoszenie zostało zrealizowane w wersji 44.0.0. Fragment listy zmian:

"Rozwiązano problem z dublowaniem się wiadomości po ich wysłaniu dla serwera wp.pl.";

[Biuro Rachunkowe PERFEKT 5]

Dzień dobry,

niestety, ale problem nie został rozwiązany. Wciąż dzieje się to samo, przy zbiorczej wysyłce wiadomości mailowych z podatkami do zapłaty - pod właściwy adres mailowy klienta, zaciągają się dane oraz załączniki z innego klienta, jak było opisane powyżej.

Dzieje się to właśnie głównie przy wysyłce maila na podstawie deklaracji skarbowej (pit-5, pit-4r bądź podatek VAT-7). Przy wysyłce wiadomości ze składkami ZUS takiego problemu nie ma. Wszystkie wiadomości generują się prawidłowo i nic się nie dubluje.

Czy można prosić ponownie o analizę i rozwiązanie tego problemu?

Czego Państwo potrzebują z naszej strony?

Nie ukrywam, że jest to bardzo problematyczne, gdyż samo wygenerowanie maila, z treścią jak dla innego klienta, bardzo utrudnia pracę, tym bardziej, że dodatkowo powoduje to zmianę działań cyklicznych, co przy dużej ilości klientów jest bardzo uciążliwe i powoduje konieczność nanoszenia zmian ręcznie. 

Czekamy niecierpliwie na odpowiedź

[Arkadiusz Cieśla 199]

Dzień dobry, temat został przekazany do działu oprogramowania. 

[Biuro Rachunkowe PERFEKT 5]

Super, dziękuję bardzo za interwencję!

[Arkadiusz Cieśla 199]

Niestety problem jest trudny do powtórzenia na danych przykładowych.

Aby zawęzić pole poszukiwań, dopytam:

1) Czy jednocześnie przy wysyłce naliczane są deklaracje w jednej operacji zbiorczej, czy może najpierw naliczane a później wysyłane. Poproszę o podesłanie parametrów operacji zbiorczych Biura nexo.

2) Czy dublowanie zaczyna się na tym samym kliencie, czy jest to całkowicie losowe?

3) Czy zdublowane załączniki / treści pochodzą od tego samego klienta (ew. klientów) czy jest to losowe?

4) Czy problem pojawia się na wszystkich deklaracjach, czy tylko wybranych?

5) Czy podczas sesji w Biurze nexo, gdy treści maila się dublowały, wcześniej była wykonywana operacja zbiorcza Zarządzania deklaracjami lub Naliczania JPK zakończona błędem?

6) Czy zbiorcza wysyłka emaili z Rachmistrza/Rewizora też generuje podobne problemy z kopiowaniem treści?

Edytowane 28 Sierpnia 2023 przez Arkadiusz Cieśla

[Biuro Rachunkowe PERFEKT 5]

1. Deklaracje w pierwszej kolejności są naliczane ręcznie, bezpośrednio w każdym podmiocie. Następnie zbiorczo wysyłane są wiadomości z informacją o podatku do zapłaty.

Parametry takiej wiadomości, która wygenerowała się z danymi innego podmiotu – ma status wykonany poprawnie na operacjach zbiorczych. Dołączam screen parametrów operacji zbiorczej na różnych rodzajach deklaracji.

2. Jest to całkowicie losowe. Z 10 wybranych firm do działania zbiorczego, np. ok. 6 wiadomości wygeneruje się prawidłowo, a na 7 i każdej kolejnej, dublują się już informację od jednego klienta, ale adres mailowy podstawia się dobry, dla wybranej firmy.

3. Dublowane treści są takie same w każdym błędnie wygenerowanym mailu – tzn. nie jest to jedna konkretna firma, tylko jak opisałam w punkcie powyżej. Z wybranych kilku firm do działania zbiorczego, system „wybiera” sobie jedną firmę, której treści wiadomości dubluje na wybrane inne podmioty.

4. Problem pojawia się na deklaracjach skarbowych, kiedy próbujemy wysyłać PIT-4R, PIT-5, PPE czy podatek VAT. Przy wysyłce składek ZUS z deklaracji DRA nie ma takiego problemu w ogóle.

5. Zdarzało się tak, ale nie zawsze. Z tego co sprawdzałam, jednego dnia przed wysyłką maili, gdzie pojawiały się też zdublowane - nie było żadnych takich operacji zakończonych błędem. Innego dnia wysyłane były wiadomości z PIT-4R, ale operacje zakończone błędem dotyczyły np. JPK czy PIT-5 (przykładowe błędy jakie w ten dzień się pojawiły: brak JPK dla wskazanego miesiąca, za mało pamięci, aby kontynuować wykonywanie tego programu). I te operacje zakończone błędem, były generowane przez innego użytkownika. Ciężko cofać się tak wstecz, gdyż kilka osób u nas w biurze robi wysyłkę zbiorczą wiadomości mailowych. Możemy na to bardziej zwrócić uwagę w tym miesiącu, od razu jak będzie się pojawiał problem dublowanych wiadomości.

6. Nie generujemy w ten sposób wiadomości do klienta. Tylko operacje zbiorcze przez Biuro Nexo.

Podczas jednej sesji wysyłania np. grupy 20 klientów każdemu musimy wysłać podatek dochodowy i VAT. Nie ma zasady, która osoba zdubluje się do maila innych podmiotów, ale jest taka zasada że jak np. przy wysyłce pierwszego podatku, 12 z tych 20 klientów wygeneruje się normalnie a 8 będzie dublem to przy generowaniu w podobnej grupie drugie podatku to te 8 osób które wcześniej były zdublowane najprawdopodobniej zostaną znowu zdublowane (sytuacja zachodzi jeżeli jeden i drugi podatek są wysłane tego samego dnia).

[Biuro Rachunkowe PERFEKT 5]

Dzień dobry,

czy w jakiś sposób udało się może rozwiązać problem??????

Jak wspominałam, błąd ten generuje ogromne problemy wysyłki zbiorczej informacji mailowej do klientów z podatkami, co zdecydowanie utrudnia naszą pracę.

[Arkadiusz Cieśla 199]

Dzień dobry,

problem jest nadal analizowany. Prosimy o cierpliwość.

[Arkadiusz Cieśla 199]

Niestety nie udaje się nam powtórzyć problemu. W celu dalszej analizy prosimy o udostępnienie bazy Biura nexo, oraz podmiotów wybranych klientów, dla których występuje problem.

W celu udostępnienia danych prosimy z poziomu formularza kontaktowego zaznaczyć znacznik: "kontynuując korespondencję z InsERT (posiadam numer zgłoszenia)" podać nr zgłoszenia: INS-913368, w kolejnym kroku należy zaznaczyć znacznik: "Chcę przesłać bazę danych do analizy".

• W jaki sposób wysłać bazę danych do firmy InsERT?

[Biuro Rachunkowe PERFEKT 5]

dzień dobry . Bazę biuro możemy wysłać . Jeśli chodzi o bazy podmiotów to nie ma reguły , że to konkretny klient stanowi problem. Nie ma też znaczenia ilość podmiotów przygotowanych do działania cyklicznego;. Problem może wystąpić przy 10 podmiotach czy 100 a nawet czasami przy dwóch. Tak więc wysłanie kliku losowych baz może nic nam nie dać. Biuro obecnie ma aktywnych ok 1000 podmiotów więc ten sposób to trochę jak szukanie igły w stogu siana. Druga sprawa to nie wydaje mi się żeby to był problem bazy biura . Ponieważ posiadamy sześć biur rachunkowych każde działa na osobnej swojej bazie i problem jest w każdym biurze, więc jest to raczej problem systemowy. Moim zadanie najprościej żeby zobrazować problem to byłoby udostępnienie państwu zdalnego pulpitu lub połączenie zdalne . Wydaje mi się że kontakt telefoniczny wraz z połączeniem zdalnym  dokładnie zobrazował by Państwu problem. Mam wrażenie że nie do końca rozumiecie o co nam chodzi  . Nie ukrywam, ze jest to dość duży problem w przypadku obsługiwania dużej ilości podmiotu i czas który już poświęciliśmy na korespondencję idzie jak krew w piach. Proszę rozważyć propozycję połączenia zdalnego ponieważ w inny sposób nie widzę możliwości zobrazowania problemu. Nie jesteśmy w stanie przesłać do Państwa baz ponad 1000 podmiotów, a nie ma konkretnych podmiotów na których powstaje problem gdyż jest to losowo. 

[Arkadiusz Cieśla 199]

Odpowiedziałem w wiadomości prywatnej.