Aktualizacja Subiekta 123 - integracja z Krajowym Systemem e-Faktur

[Kamil Smuszkiewicz 34]

18 grudnia 2023 r. planujemy opublikować nową wersję Subiekta 123. W trakcje publikacji między godziną 5:00 a 8:00 serwis będzie niedostępny. Przepraszamy za utrudnienia.

 

Zmiany związane są z Krajowym Systemem e-Faktur. Szczegóły poniżej.

 

1. Zintegrowaliśmy Subiekta 123 z produkcyjnym Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Od 1 lipca 2024 r. ustawa o VAT przewiduje wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur w KSeF dla podatników czynnych. Od 1 stycznia 2025 r. taki obowiązek ma również dotyczyć podatników zwolnionych z VAT. Do tego czasu korzystanie z KSeF jest dobrowolne (fakultatywne) i w Subiekcie 123 wybrane przez Was dokumenty mogą zostać przesłane do KSeF.

 

2. KSeF w obecnej wersji jest w Laboratorium.

W opublikowanej wersji funkcjonalność KSeF jest dostępna w Laboratorium. Wystarczy ją aktywować na Koncie InsERT. W kolejnych wersjach zostanie włączona automatycznie dla wszystkich klientów.

 

3. Wprowadziliśmy obsługę tokenów autoryzacyjnych.

Do wystawiania faktur w KSeF wymagane jest uwierzytelnienie podatnika. Maksymalnie uprościliśmy ten proces, zapewniając łatwy start. Przed wysłaniem pierwszej faktury do KSeF wystarczy raz wprowadzić w konfiguracji Subiekta 123 token (ciąg znaków). Token generowany jest w Aplikacji Podatnika.

 

4. Dodaliśmy nowe oznaczenia związane z rodzajem faktur.

Dla ułatwienia pracy z KSeF, na dokumentach dodaliśmy nowe oznaczenie związane z rodzajem dokumentu. Tradycyjne faktury, tak jak dotychczas dalej możesz drukować lub wysyłać w postaci elektronicznej (np. mailem). Dokumenty oznaczone „Do KSeF” muszą zostać wysłane do Krajowego Systemu e-faktur i musi im zostać nadany unikalny numer tzw. KSeF ID, żeby zostały uznane za wystawione.

W okresie fakultatywnym masz wybór, które faktury zostaną wystawione w KSeF. Przesłanie jednej faktury nie oznacza, że od tego momentu musisz wystawiać dokumenty w KSeF.

 

5. Zautomatyzowaliśmy komunikację z KSeF.

Dokumenty do KSeF wyślesz w podobny sposób, w jaki wysyłasz faktury mailowo. Wybierasz dokumenty do wysyłki (mogą być do różnych odbiorców), a następnie opcję „Wyślij do KSeF”. W oknie potwierdzającym pojawi się lista dokumentów oraz status poprawności dokumentu.

Po potwierdzeniu wysyłki Subiekt 123 sam zadba o sprawdzenie statusu wysyłki, a także potwierdzi nadanie numeru KSeF. Aktualny status oraz numer KSeF można sprawdzić na dokumencie lub liście dokumentów.

 

6. Weryfikujemy zgodność dokumentu ze wzorem.

Krajowy System e-Faktur nie weryfikuje dokumentów pod względem merytorycznym. Wymagana jest zgodność ze wzorem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. W Subiekcie 123 już przed wysyłką sprawdzamy zgodność, co minimalizuje ryzyko odrzucenia dokumentów przez KSeF.

 

Jak wysłać pierwszą fakturę do KSeF?

1. Aktywuj funkcjonalność KSeF na swoim Koncie Insert.
2. Włącz integrację z KSeF w Subiekcie 123 i wprowadź token wygenerowany w Aplikacji Podatnika.
3. Utwórz nowy dokument, wybierając dla niego rodzaj „Faktura do KSeF”. Ustawi się status „Do wysłania”.
4. Po jej zapisie wybierz „Wyślij do KSeF”. Pojawi się okno dialogowe z listą dokumentów do wysyłki.
5. Po zatwierdzeniu status dokumentu zmieni się na „Wysyłanie”. W momencie nadania numeru KSeF Subiekt 123 zmieni status na „Zarejestrowano”. Taki dokument z numerem KSeF jest uznawany za wystawioną fakturę.

 

Na co warto zwrócić uwagę:

• Integrujemy się z bramką produkcyjną Krajowego Systemu e-Faktur. Oznacza to, że dokumenty przesłane zostaną uznane za realne faktury.
• Data wystawienia faktury ustrukturyzowanej to data przesłania dokumentu do KSeF, zakończona nadanym numerem KSeF. W Subiekcie 123 przyjęliśmy następujące założenie – wysłać można tylko dokumenty z bieżącą datą.
• Faktury dla konsumentów oraz wystawione w procedurze OSS docelowo zostaną wyłączone z KSeF. Już teraz w Subiekcie 123 blokujemy wspominanie dokumenty do wysyłki.
• Nadanie numeru KSeF zależy od zewnętrznego serwisu Ministerstwa Finansów i czasami może potrwać dłużej niż kilkanaście sekund.
• Błędy związane z komunikacją czy wzorem pliku oznaczamy odpowiednim statusem.
• Na wydrukach faktur wystawionych w KSeF dodany jest numer KSeF.
• Korektę faktury tradycyjnej możesz wysłać do KSeF (zmieniając rodzaj dokumentu). Natomiast faktura lub korekta faktury wystawiona w KSeF musi zostać również wystawiona w KSeF. Do wystawienia korekty dokumentu z rodzajem KSeF niezbędny jest numer KSeF (dokument musi mieć status „Zarejestrowano”).
• Faktury z nadanym numerem KSeF są zapisywane na serwerach Ministerstwa Finansów, stąd ich edycja w Subiekcie 123 jest niemożliwa (zablokowana).
• Faktury przeznaczone do KSeF, ale bez nadanego numeru, są zablokowane do pobrania jako pdf.

 

Co warto wiedzieć o KSeF:

• Krajowy System e-Faktur to rządowa platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Więcej informacji: https://www.podatki.gov.pl/ksef/.
• Nadawany przez KSeF numer KSeF nie zastępuje numeru faktury.
• Wystawione w KSeF faktury przechowywane są 10 lat. Nie można ich usuwać ani edytować. W razie pomyłki dokument należy skorygować. Pomyłkę w numerze NIP można skorygować poprzez korektę do zera faktury i wystawienie nowej.
• Wystawioną w KSeF fakturę odbiorca może praktycznie od razu pobrać z serwerów Ministerstwa Finansów. Działa to podobnie jak elektroniczne zwolnienia lekarskie. W okresie fakultatywnym odbiorca musi wyrazić zgodę na otrzymanie faktury w KSeF. Jeżeli takiej zgody nie ma, nadal możesz wystawić fakturę w KSeF, ale musisz ją przekazać w uzgodnionej formie (np. email lub wydruk).

 

W kolejnych planowanych wersjach dodamy obsługę pozostałych rodzajów faktur w KSeF oraz wdrożymy możliwość odbioru dokumentów zakupu z KSeF. Rozpoczynamy również prace związane z rolami i uprawnieniami.

 

Edytowane 15 Grudnia 2023 przez Kamil Smuszkiewicz

[Kamil Smuszkiewicz 34]

Aktywacja Laboratorium z obsługą Krajowego Systemu e-Faktur

1. W konfiguracji wybierz nową zakładka o nazwie Krajowy System e-Faktur.

2. Pozwala ona na przejście do Konta InsERT.

3. Na Koncie InsERT, w zakładce Laboratorium jest dostępna do włączenia integracja z KSeF. Przed włączeniem może być konieczna akceptacja regulaminu. Włączyć integrację może Administrator.

4. Aktywacja funkcjonalności.

5. Widok po włączeniu integracji.

 

[Kamil Smuszkiewicz 34]

Konfiguracja KSeF w Subiekcie 123

Do integracji Subiekta 123 z Krajowym Systemem e-Faktur niezbędny jest token wygenerowany w Aplikacji Podatnika. Poniżej instrukcja, jak pozyskać token i skonfigurować Subiekta 123.

 

1. Wejdź na stronę Aplikacji Podatnika znajdującą się pod linkiem https://ksef.mf.gov.pl/web/login i wprowadź swój numer NIP. Numer musi być zgodny z numerem NIP w Subiekcie 123.

2. Następnie wybierz sposób logowania do aplikacji i postępuj zgodnie z instrukcją.

3. Po zalogowaniu wybierz w menu generowanie tokenu.

4. Otworzy się formularz do wypełnienia. Podaj nazwę oraz wybierz uprawnienia. Do prawidłowego wystawiania faktur w KSeF niezbędne jest co najmniej nadanie uprawnienia „wystawianie faktur”.

 

5. Po zatwierdzeniu formularza pojawi się token. W tym momencie należy go skopiować (nie będzie to więcej możliwe).

6. Mając skopiowany token, otwórz Subiekta 123, zakładkę Konfiguracja i sekcję związaną z Krajowym Systemem e-Faktur. W tym miejscu dodasz token.

7. W okienku włącz integrację z KSeF i podaj skopiowany wcześniej token. Po zapisie możesz już wystawiać faktury w KSeF.

 

 

[Kamil Smuszkiewicz 34]

Wysłanie faktury do KSeF

 

1. Tworząc nową fakturę, wybierz rodzaj dokumentu „Faktura do KSeF”. Tylko takie dokumenty mogą zostać wysłane do KSeF. Po wypełnieniu danych (kontrahenta, produktów itp.) zapisz dokument.

2. Następnie z menu kontekstowego wybierz akcję wysyłki do KSeF.

3. Otworzy się okno z listą dokumentów do wysłania. Wybierz opcję „wyślij”.

4. W tym momencie trwa wysyłka faktury do KSeF oraz oczekiwanie na odbiór numeru KSeF. Aktualny status faktury jest widoczny na liście dokumentów. Na liście możesz również włączyć kolumnę z numerem KSeF.

5. Faktura wystawiona w KSeF ma status „ Zarejestrowano“ i nadany numer KSeF.

 

 

Edytowane 9 Kwietnia przez Kamil Smuszkiewicz

[Arkadiusz Szulc 15]

Po przeczytaniu powiem szczerze że jak to jak bedzie działać będę zadowolony. Z punktu widzenia biura rachunkowego szczególnie podoba mi się blokada faktur już wysłanych do ksef oraz brak możliwości wysłania do ksef faktury z inną datą. Rozwiąże to niepotrzbne problemy które mogły by się pojawić przy księgowaniu. No INSERT jestem pozytywnie zaskoczony teraz tylko sprawdźmy jak to będzie działało w praktyce. Czy znamy przybliżoną datę kiedy będzie odbiór faktur? Pytam pod kątem tego kiedy mogę zaplanować sobie testy na moich fakturach. 

[Kamil Smuszkiewicz 34]

Dzień dobry Panie Arkadiuszu,

Dziękuję za pozytywną opinię w kwestii propozycji naszego rozwiązania. Odbiór dokumentów z KSeF planujemy na wersję wiosenną.

[Arkadiusz Szulc 15]

Okej, zakładam że wiosna to na pewno przed lipcem tak żeby można było potestować? 

Czy znamy też opłaty za KSEF w Subiekt123? Pytam zarówno pod kątem obsługi jak i opłatę za Subiekta123 dla Klientów Biura Rachunkowego (jak udostępniamy Klientom)?

[Kamil Smuszkiewicz 34]

Panie Arkadiuszu,

Wstępnie zakładamy, że będzie to przełom marca i kwietnia. Jeżeli chodzi o opłaty/ceny to InsERT sukcesywnie przedstawia informacje w innych wątkach.

[Arkadiusz Szulc 15]

Dziękuję za informację, no właśnie informacji o płatnościach za subiekt123 nie wiedzę w innych postach dlatego pozwoliłem sobie zapytać 

[Krzysztof Frączek 0]

też jestem ciekaw tych cen, a nie mogę znaleźć wątku. 

Panie Kamilu:

1. Czy subiekt123 udostępniony przeze mnie jako biuro rachunkowe będzie dla klienta wciąż darmowy?

2. Jak ma funkcjonowac odbieranie dokumentów kosztowych z KSeF do subiekt123? Będzie tam miejsce na opisanie ich przez klienta i wysłanie dalej do Rachmistrza/Rewizora?

[Paweł Litwiejko 0]

wITAM JAKU USTAWĆ NA SPRZEDAŻY DOMYŚLNIE FAKTURĘ KSEF ZAMIAST TRADYCYJNEJ

[Kamil Smuszkiewicz 34]

W dniu 19.12.2023 o 14:37, Arkadiusz Szulc napisał:

Dziękuję za informację, no właśnie informacji o płatnościach za subiekt123 nie wiedzę w innych postach dlatego pozwoliłem sobie zapytać 

Panie Arkadiuszu,

Planujemy, żeby KSeF w Subiekcie 123 był bez dodatkowych opłat za przesłanie dokumentów.

https://www.insert.com.pl/aktualnosci/informacje/2023/portfel_insert.html

 

W dniu 21.12.2023 o 12:29, Krzysztof Frączek napisał:

1. Czy subiekt123 udostępniony przeze mnie jako biuro rachunkowe będzie dla klienta wciąż darmowy?

2. Jak ma funkcjonowac odbieranie dokumentów kosztowych z KSeF do subiekt123? Będzie tam miejsce na opisanie ich przez klienta i wysłanie dalej do Rachmistrza/Rewizora?

Panie Krzysztofie,

1. Proszę zobaczyć odp. wyżej.

2. Odbieranie dokumentów z KSeF planujemy w kolejnej wersji. Będzie można je wysłać do Ra/Re podobnie jak teraz Wydatki czy Faktury Zakupu.

 

W dniu 29.12.2023 o 13:36, Paweł Litwiejko napisał:

wITAM JAKU USTAWĆ NA SPRZEDAŻY DOMYŚLNIE FAKTURĘ KSEF ZAMIAST TRADYCYJNEJ

Panie Pawle,

Planujemy ustawienie domyślnego rodzaju dokumentu w kolejnych wersjach programu.

 

[Ryszard Trojanek 10]

Co jaki czas jest sprawdzany status wysłanych do KSeF faktur ? Czekam już od ponad godziny i ciagle jest w statusie "wysłane". Nie moge pobrać i wydrykować a w konsekwencji przesłąć do klienta faktury zarejestrowanej w KSeF.

[Ryszard Trojanek 10]

samemu sprawdzam też ten status na każdej fakturze ale nic sie nie zmienia. W jaki sposób będe powiadamiany że faktura została zarejestorwana w KSeF ( otrzymała nr KSeF ).?

[Kamil Smuszkiewicz 34]

4 godziny temu, Ryszard Trojanek napisał:

Co jaki czas jest sprawdzany status wysłanych do KSeF faktur ? Czekam już od ponad godziny i ciagle jest w statusie "wysłane". Nie moge pobrać i wydrykować a w konsekwencji przesłąć do klienta faktury zarejestrowanej w KSeF.

Panie Ryszardzie,

Subiekt 123 sam sprawdza status i zazwyczaj numer KSeF jest szybko nadawany (kilka minut). Dokumenty powinny już mieć numer KSeF. Sprawdzimy ten przypadek.

 

4 godziny temu, Ryszard Trojanek napisał:

samemu sprawdzam też ten status na każdej fakturze ale nic sie nie zmienia. W jaki sposób będe powiadamiany że faktura została zarejestorwana w KSeF ( otrzymała nr KSeF ).?

W kolejnych wersjach zaproponujemy lepsze powiadomienia. Obecnie w komunikatach pojawia się informacja o nadaniu numeru KSeF.

[Wojciech Płotka 15]

Jak to będzie wyglądało w przypadku faktur cyklicznych ? Te wystawiane i wysyłane sa w nocy. Czy wraz z wystawieniem będą wysyłane także do KSeFu ?

[Kamil Smuszkiewicz 34]

Dzień dobry Panie Wojciechu,

Dziękuję za przesłanie pytania. Planujemy, żeby docelowo faktury cykliczne automatycznie były przesyłane i wystawiane w KSeF.