Dokumenty firmy, a Portal Dokumentów

[Krystian Piróg 0]

Dzień dobry, 

 

jestem nowym użytkownikiem "dokumenty firmy", jak już wiadomo tworzą Państwo nowy moduł "Portal Dokumentów", więc może jest to odpowiedni czas żeby zgłosić swoje uwagi dotyczące pracy w obecnej aplikacji. Zadam kilka pytań, będę wdzięczny jeżeli zostaną uwzględnione podczas budowania nowej wersji. 

 

1/ sygnatura -> nadawana automatycznie, czy istnieje możliwość aby było można ręcznie wstawić taki numer w przypadku kiedy wystąpi luka w numeracji? Zdarza się to w przypadku wprowadzania faktur przez kilka osób, dokument błędny nie usunięty trwale (znajdujący się w koszu zajmuje nr sygnatury), po zajęciu kolejnych numerów trzeba  przywracać dokument i nadpisywać, lub usuwać „nowsze” w celu utrzymania chronologii. Usunięty trwale (po zajęciu już kolejnych numerów) tworzy lukę, automatycznie nadawane są kolejne numery.

 

2/ nazwa dokumentu -> czy musi być tworzona na podstawie nazwy pliku? Czy istnieje możliwość aby można było nadawać tę nazwę podczas wprowadzania dokumentu do modułu? np. w obecnej wersji zależy mi aby kolumna „nazwa” dokumentu była tożsama z numerem faktycznym faktury, a nie nazwą np. plik.pdf . Na potrzeby jednostki taka kolumna jest istotna, każdorazowo przed dodaniem dokumentu do modułu zmieniam ręcznie nazwę pliku na numer z faktury.

 

3/ Pole do akceptacji (przy włączonym schemacie obiegu dokumentów) -> czy istnieje możliwość aby wprowadzony dokument, posiadał bezpośrednią możliwość akceptacji przez osobę, która dodała ten dokument. W chwili obecnej osoba dodająca dokument aby go zaakceptować musi w pierwszej kolejności wysłać do siebie do akceptacji, a następnie taki dokument zaakceptować i przesłać w dalszy obieg.

 

4/ foldery dokumentów ->  czy istnieje możliwość żeby wszystkie dokumenty, które zostają dodane były przechowywane w utworzonych wcześniej odrębnych folderach? Czyli czy będzie możliwość segregowania dokumentów wg rodzajów poprzez tworzenie różnych folderów.  Teraz wszystkie dokumenty przechowywane są w jednym miejscu.

 

 

Pozdrawiam,

Krystian Piróg.

 

[Katarzyna Kolenda 46]

Bardzo dziękuję za podzielenie się swoją opinią i zgłoszenie sugestii. 

Pozwolę sobie zadać kilka pytań do pkt 1 i 2. 

• Czy sygnaturę wykorzystują Państwo w jakiś celach biznesowych/ księgowych. Czy możliwość uzupełnienia luk miałaby służyć tylko zachowaniu ciągłości numeracji? 
• Mowa tutaj o trzech cechach: nazwa dokumentu, nazwa pliku, numer faktury. Aktualnie faktycznie nazwa pliku i nazwa dokumentu staja sie tym samym. Jak rozumiem, chodzi o to aby nazwa dokumentu była polem edytowanym?  Czy w przyjętym przez Państwa modelu pracy nazwa pliku zawsze jest numerem z faktury? 

 

W dniu 31.01.2024 o 14:20, Krystian Piróg napisał:

3/ Pole do akceptacji (przy włączonym schemacie obiegu dokumentów) -> czy istnieje możliwość aby wprowadzony dokument, posiadał bezpośrednią możliwość akceptacji przez osobę, która dodała ten dokument. W chwili obecnej osoba dodająca dokument aby go zaakceptować musi w pierwszej kolejności wysłać do siebie do akceptacji, a następnie taki dokument zaakceptować i przesłać w dalszy obieg.

Ten problem zostanie przez nas uwzględniony. Będziemy dążyć do skrócenia procesu dodawania dokumentów. 

W dniu 31.01.2024 o 14:20, Krystian Piróg napisał:

4/ foldery dokumentów ->  czy istnieje możliwość żeby wszystkie dokumenty, które zostają dodane były przechowywane w utworzonych wcześniej odrębnych folderach? Czyli czy będzie możliwość segregowania dokumentów wg rodzajów poprzez tworzenie różnych folderów.  Teraz wszystkie dokumenty przechowywane są w jednym miejscu.

Foldery dokumentów znajdują się na naszej liście pomysłów do realizacji. Natomiast z pewnością nie będzie to pierwsza wersja nowego Portalu 

[Krystian Piróg 0]

23 godziny temu, Katarzyna Kolenda napisał:

Bardzo dziękuję za podzielenie się swoją opinią i zgłoszenie sugestii. 

Pozwolę sobie zadać kilka pytań do pkt 1 i 2. 

• Czy sygnaturę wykorzystują Państwo w jakiś celach biznesowych/ księgowych. Czy możliwość uzupełnienia luk miałaby służyć tylko zachowaniu ciągłości numeracji? 
• Mowa tutaj o trzech cechach: nazwa dokumentu, nazwa pliku, numer faktury. Aktualnie faktycznie nazwa pliku i nazwa dokumentu staja sie tym samym. Jak rozumiem, chodzi o to aby nazwa dokumentu była polem edytowanym?  Czy w przyjętym przez Państwa modelu pracy nazwa pliku zawsze jest numerem z faktury? 

 

Ten problem zostanie przez nas uwzględniony. Będziemy dążyć do skrócenia procesu dodawania dokumentów. 

Foldery dokumentów znajdują się na naszej liście pomysłów do realizacji. Natomiast z pewnością nie będzie to pierwsza wersja nowego Portalu 

Do pkt 1. Sygnatura dokumentów służy utrzymaniu ciągłości numeracji oraz zachowaniu porządku w dokumentach (który cenimy) , brak numeru daje sygnał, że dany dokument został usunięty – u osób weryfikujących rodzi się pytanie co zostało usunięte, przez kogo, co spowodowało, że dana osoba usunęła np. fakturę. Można przecież usunąć na dowolnym etapie procedowania (po przejęciu dokumentu). W takiej sytuacji tworzymy osobny folder poza modułem, w którym opisujemy przyczynę trwałego usunięcia, ale oczywiście zajmuje to czas.

Z czasem możliwe, że sygnatura będzie wykorzystywana do opisywania np. dokumentów przewozowych, właśnie numerem sygnatury.

 

Do pkt 2. Tak w naszym modelu pracy nazwa dokumentu jest zawsze numerem faktury (czy obrabianego dokumentu). Przeważnie nazwa pliku otrzymanego np. od dostawcy przybiera inną nazwę. Problematyczne, że nie możemy wykazać ukośnika „/” w nazwie pliku (systemowo nazwa nie może zawierać takich znaków), a w przewadze są używane w numerach faktur.

Wg mojej oceny, byłoby świetnie jeżeli nazwa dokumentu mogłaby być edytowalnym polem. Przyśpieszy nam proces dodawania dokumentu, kiedy nadamy nazwę dokumentu podczas wprowadzania dokumentu, bądź jej zmiany na etapie przetwarzania. Sama nazwa pliku będzie dla nas nie istotna, i taka też jest w chwili obecnej.

 

 

Nowe pytania:

5/ czy istnieje możliwość aby dokument, który przebył cały elektroniczny obieg po naciśnięciu pola „zakończ obieg” mógł zostać jeszcze finalnie przesłany do programu księgowego? W obecnym stanie, na zakończonym dokumencie mamy możliwość tylko użycia pola „Przywróć do obiegu”. Z mojego punktu widzenia ma to znaczenie, dobrze jakby pomimo zakończenia obiegu istniała jednak możliwość wysyłki do programu księgowego już tak „obrobionego” dokumentu.

 

6/ czy jest możliwość aby w nowym module pojawiła się dodatkowo kolumna „data otrzymania” dokumentu np. też w takiej formie edytowalnej podczas wprowadzania dokumentu ? Oczywiście można stwierdzić, że data dodania jest datą otrzymania ale chodzi mi jednak o posiadanie możliwości  ręcznego wpisania takiej daty. Dodatkowo pomocna byłaby kolumna daty otrzymania, np. przy filtrowaniu dokumentów, czy na potrzeby księgowe.  

 

 

Bardzo dziękuje za rozważenie powyższych sugestii. 

 

[Katarzyna Kolenda 46]

Dziękuję za odpowiedź. Zapisaliśmy również sugestię nr 5 i 6.