Faktura zaliczkowa zakupu - rejestracja

[Stanisław Kamiński 1]

Cześć,

Ponieważ musiałem sobie poradzić z tym problemem, a poprzednie wpisy nie wyjaśniały do końca tematu, przy małym hejcie "oświeconych" 🙂, więc postanowiłem podzielić się swoim rozwiązaniem tego tematu. Może komuś przyda się.

Wpłaciliśmy zaliczkę dla dostawcy na rzecz zamówienia, z datą dostawy w przyszłości. Otrzymaliśmy fakturę proforma po sformułowaniu zamówienia, fakturę zaliczkową (po wpłacie zaliczki) oraz fakturę końcową przy dostawie.

1. Jak zawsze warto zarejestrować zamówienie do dostawcy w SUBIEKT. Łatwiej później rejestrować kolejne dokumenty i kontrolować proces.

2. Nie rejestrujemy faktury proforma. Później dołączamy ją do faktury zaliczkowej. Ta faktura nie stanowi podstawy rozliczeń, a właściwie potwierdza uzgodnioną płatność.

3. Wykonujemy przelew do dostawcy i zawieszamy tę kwotę na rozrachunku z dostawcą.

4. Fakturę zaliczkową rejestrujemy jako normalną fakturę zakupu. Nie korzystam z opcji "zrealizowania zamówienia", aby to zamówienie pozostało w rejestrze i nadal wskazywało na oczekiwanie na faktyczną realizację. Fakturę, podczas rejestracji, kojarzymy z wykonaną wcześniej płatnością i koniecznie "wycofujemy skutek magazynowy". Wykonujemy tę operację tyle razy, ila zaliczek będzie. W efekcie tego będzie obrót finansowy, pojawi się w rejestrze VAT, natomiast nie wywoła obrotu magazynowego. Zamknie też rozliczenia z dostawcą

5. Fakturę końcową jeszcze raz rejestrujemy w powyższy sposób jako fakturę zakupu. Ja przyjąłem zasadę, że nawet fakturę zerową rejestruję w ten sposób - mam wykazane wszystkie otrzymane faktury w rejestrach.

6. Fakt dostawy towaru rejestrujemy dopiero jako PZ w opcji "realizalizacji zamówienia". Wtedy zamówienie dopiero wypada z rejestru. Mamy obrót magzynowy, a finansowy, to zależy od wartości faktury końcowej. W tytule PZ możemy zaznaczyć "Faktura końcowa numer...", to nawet pojawi się na wydruku PZ jako "Faktura końcowa". Dokument podpinam pod fakturę końcową od dostawcy.

[Stanisław Kamiński 1]

Zapomniałem dodać sprawę treści faktur zaliczkowych.

W treści faktur rejestrowanych w SUBIEKT wstawiłem wykaz zamówionych towarów.

Ponieważ jednak przy FZ wycofujemy skutek magazynowy, to myślę, że można utworzyć pozycję w kartotece towarów o treści przykładowo "Zaliczka na poczet przyszłych dostaw" i tę pozycje ujmować w fakturach. Dla PZ oczywiście musimy wymienić dokładnie wykaz zamawianych towarów, ale ten jest już wcześniej zarejestrowany w zamówieniu do dostawcy.

[Daniel Kozłowski 1 171]

1 godzinę temu, Stanisław Kamiński napisał:

Ponieważ musiałem sobie poradzić z tym problemem, a poprzednie wpisy nie wyjaśniały do końca tematu, przy małym hejcie "oświeconych" 🙂

Jeśli ktoś czegoś nie rozumie to powinien najzwyczajniej w świecie dopytać zamiast wyciągać błędne wnioski, tak wszystkim radzę, sam tak robię. Dla porządku na forum warto było kontynuować "poprzedni wpisy" lub przynajmniej zamieścić do nich linki. 

 

Godzinę temu, Stanisław Kamiński napisał:

 Fakturę zaliczkową rejestrujemy jako normalną fakturę zakupu. Nie korzystam z opcji "zrealizowania zamówienia", aby to zamówienie pozostało w rejestrze i nadal wskazywało na oczekiwanie na faktyczną realizację. Fakturę, podczas rejestracji, kojarzymy z wykonaną wcześniej płatnością i koniecznie "wycofujemy skutek magazynowy".

Nie, nie ma takiej konieczności, w specyfikacji towarowej można wykorzystać usługi, w tym usługi jednorazowe.

 

1 godzinę temu, Stanisław Kamiński napisał:

Fakturę końcową jeszcze raz rejestrujemy w powyższy sposób jako fakturę zakupu. Ja przyjąłem zasadę, że nawet fakturę zerową rejestruję w ten sposób - mam wykazane wszystkie otrzymane faktury w rejestrach.

6. Fakt dostawy towaru rejestrujemy dopiero jako PZ w opcji "realizalizacji zamówienia". Wtedy zamówienie dopiero wypada z rejestru. Mamy obrót magzynowy, a finansowy, to zależy od wartości faktury końcowej. W tytule PZ możemy zaznaczyć "Faktura końcowa numer...", to nawet pojawi się na wydruku PZ jako "Faktura końcowa". Dokument podpinam pod fakturę końcową od dostawcy.

Osobiście jestem przeciwnikiem oddzielania od siebie dokumentów handlowych i magazynowych.

 

--

 

Moja wersja (skrócona, uniwersalna):

1. faktura zaliczkowa cząstkowa - w specyfikacji towarowej usługa / usługi zgodne z fakturą ze skutkiem magazynowym lub towary zgodne z fakturą bez skutku magazynowego, ustalona kategoria
2. faktura zaliczkowa końcowa - w specyfikacji towarowej towary zgodne z fakturą, wywołany skutek magazynowy, tabela VAT zgodna z otrzymaną fakturą (wartości inne niż wyliczone), ustalona kategoria

Formy płatności i rozrachunki oczywiście zgodnie z otrzymanymi dokumentami lub przyjęte uproszczenia (typu zapłacono przelewem zamiast wprowadzania przedpłat).

[Kamil Goleń 116]

Dziękuję bardzo za udzielenie odpowiedzi!