Jak macie zorganizowane stanowisko do pakowania?

[M. K. 29]

Pytanie jak w temacie. Chciałbym zaproponować dyskusję na temat potrzeby stworzenia modułu do pakowania. Pewien konkurencyjny program niedawno utworzył takie rozwiązanie.

U mnie aktualnie wygląda to tak, że pracownik z biura wystawia dokumenty końcowe i listy przewozowe (ProstaPaczka). Wszystko, co następuje dalej dzieje się już "offline" - pracownik wkłada każdy komplet dokumentów (faktura + LP) do osobnej kuwety na dokumenty. Do tego drukujemy dostępne tu na forum zestawienie towarów do spakowania.

Te kuwety ustawiamy w szeregu na długim regale, a na półce wyżej stawiamy wszystkie produkty z zestawienia. Kompletujemy zamówienia wkładając odpowiednie produkty do odpowiednich kuwet.

Gotowe do spakowania trafiają na stół, przy którym następuje 1. dobór odpowiedniego opakowania, finalne sprawdzenie czy LP zgadza się z dok. końcowym oraz kontrola ilościowa i jakościowa towarów. Zaklejamy i naklejamy LP. Odkładamy paczkę na paletę do odpowiedniego przewoźnika.

Nie mamy zatem żadnej "cyfrowej" kontroli nad spakowaniem paczki. Do tego dochodzi problem taki, że InPost oczekuje klasyfikowania paczek do odpowiednich gabarytów szafek Paczkomatowych A/B/C. To jesteśmy w stanie ustalić dopiero podczas pakowania paczki (kiedy LP jest już dawno wystawiony).

Moje wymarzone rozwiązanie wygląda tak:

- w biurze drukujemy tylko dokument końcowy (z kodem kreskowym)

- kompletujemy zamówienia

- na stanowisku do pakowania jest komputer z włączonym odpowiednim modułem Sello

- skanujemy kod kreskowy z faktury, na ekranie wyświetla się lista zamówionych produktów. Skanujemy kolejno wszystkie przygotowane produkty i są one odhaczane jako spakowane. Jeśli zeskanujemy produkt, którego nie powinno być w tej paczce to wyskakuje alert. Podobnie gdy czegoś nie zeskanujemy.

- w kolejnym kroku drukuje się automatycznie list przewozowy (wg skonfigurowanych wcześniej parametrów) albo pozwala pakowaczowi na zmiany (ustalenie gabarytu, wagi, opisu, ewentualnie zmiana przewoźnika). Waga mogłaby być odczytywana z wagi paczkowej USB i automatycznie podstawiana w odpowiednie pole.

Taki moduł musiałby na pewno współpracować z Prostą Paczką albo wtyczkami kurierów, bo Sello nie nadąża za zmianami opcji dostawy. W zasadzie dałoby się zrobić pierwszy krok poprzez rozbudowanie statusów (teraz jest tylko do wysłania / wysłana, a przydałoby się jeszcze "do skompletowania", "do spakowania", "spakowana") i cech w paczkach (takich jak waga, gabaryt i inne indywidualne opcje). Resztę załatwiałaby Prosta Paczka ustawiona na to, żeby wykrywać paczki o statusie "spakowana". To już by wiele dało jeśli chodzi o drukowanie LP przy stanowisku do pakowania.

W drugim kroku przydałaby się wspomniana wyżej kontrola nad kompletacją zamówienia.

Czy są jeszcze inni, którym takie rozwiązanie jest potrzebne? A może macie na to jakieś fajne rozwiązania?

 

[Kaczor . 66]

Hej,

u nas mamy to zorganizowane prawie tak samo. Też wszystko powstaje w biurze (pracownik biurowy musi określić gabaryt paczkomatu). W związku ze zmianami w inpoście zastanawiam się nad tym problemem.

Jednak jak wstępnie sprawdzałem, wszystkie te funkcje co napisałeś powyżej ogarnia ProstaPaczka (kompletowanie zamówień, drukowanie listów). Teraz jednak jest wysoki sezon i nie czas na eksperymenty. Zaczniemy z tym się bawić po nowym roku. 

ps. spodobał mi się pomysł z kodem kreskowym na FV (dla nas wygodniej WZ). Przyspieszyłby to pracę - skanujesz kod i pojawia się komunikat "wybierz gabaryt". Po wybraniu idzie druk etykiety

[Dominik kidl 78]

U nas wygląda to inaczej.

Zamówienia obsługujemy przez SGT, z Sello tworzymy dokument początkowy (ZK) i tj koniec pracy Sello nad zamówieniem. Dokumenty ZK maja Pola własne (dalej PW) takie jak:

a) dokument końcowy (FS, FSd, PAi, Faktura z dostawy wewnątrzwspólnotowej, Faktura ze sprzedaży detalicznej poza terytorium kraju),

b) sposób wysyłki - np DPD, Geis, Kurier48, Kurier48 OWP, Kurier24, Kurier24 OWP, Paczkomaty 7/24, Paleta, Odbiór osobisty itd

c) uwagi klienta - zaciągane z uwag w formularzu

d) uwagi do zamówienia - wpisywane ręcznie przez osobę obsługującą sprzedaż

e) nr LP - uzupełniany automatycznie przez ProstąPaczkę 2 (dalej PP2) po utworzeniu listu

f) informacje od PP2 - program zapisuje dane pakowacza, godzinę rozpoczęcia pakowania i czas obsługi ZK przez PP2

 

Do SGt wpadają zamówienia ze wszystkich kanałów sprzedaży.

 

 

1. Wprowadzone ZK do SGT ma kategorię "Zamówienie"

2. ProstaPaczka (dalej PP2) automatycznie sprawdza formularz i ustawia odpowiednio:

a) sposób płatności (przelew, COD)

b) sposób wysyłki

c) uwagi klienta

d) zmienia kategorię na "potwierdzone"

3. Dalej następuje ręczna weryfikacja. Sprawdzamy tylko ewentualne braki towarowe oraz informację, czy płatność dotarła do nas. ZK bez płatności zmieniamy kategorię na "Brak wpłaty", ZK do których brakuje towaru dajemy odpowiednią kategorię "Brak towaru", ZK które można wysyłać dajemy do "Gotowe do wysyłki"

4. Zk drukujemy na specjalnie przygotowanym wzorcu wydruku. Na kartce znajduje się:

a) data ZK

b) uwagi klienta

c) uwagi opiekuna handlowego

d) sposób wysyłki

e) numer ZK zapisany numerycznie oraz w postaci kodu kreskowego

f) lista towarów (kod produktu, symbol producenta, nazwa oraz ilość). Dodam, że ewentualne komplety drukują się jako nazwa kompletu oraz poniżej z wyraźnym przesunięciem drukowane są składniki kompletu oraz ilości składników, żeby magazynier nie musiał znać na pamięć kompletów

g) łączna waga towarów z ZK - wagi towarów mamy uzupełnione w SGT

 

Na wydruku  nie ma danych klienta - nie pod kątem RODO to było robione, ale przy okazji to też na plus. Wydruk w 99% mieści się na kartce A5

 

5. Magazynier otrzymuje wszystkie kartki z ZK i przynosi towar. Wydając ZK magazynierowi, wszystkie ZK mają zmienianą kategorię na "Spakowane". Niestety tą zmianę robimy jeszcze ręcznie.

6. Magazynier towar zostawia w wyznaczonych miejscach blisko stanowisk do pakowania, przy towarze zostawia kartkę z ZK

7. Pakowacz zabiera towar oraz kartkę na swój stół.

8. W PP2 skanuje kod kreskowy ZK, na ekranie wyświetla mu się okno kompletacji.

9. Skanuje kod kreskowy każdego produktu. Na ekranie na zielono podświetla mu się jeśli kod jest OK, na czerwono gdy towar jest nieprawidłowy. Nie da się zamknąć ZK, jeśli zeskanujemy zły kod kreskowy, jeśli zeskanujemy za mało towaru lub za dużo towaru.

10. Przy ekranie pakowacz ma przygotowany odpowiedni kod kreskowy na wywołanie polecenia "Zamknij kompletację" oraz "Zamknij kompletację z edycją"

a) ZAMKNIJ KOMPLETACJĘ - po zeskanowaniu tego kodu kreskowego:

•  PP2 automatycznie drukuje dokument sprzedaży na podstawie informacji z PW (jeśli jest PAi to drukuje paragon, jesli FSd to drukuje paragon i do niego wystawia fakturę sprzedaży, itd)
• automatycznie drukuje list przewozowy dla formy dostawy ustawionej również w PW, wagę do LP zaciąga z ZK, pozostałe parametry paczki są ustawiane z domyślnych wprowadzonych do ustawień PP2
• wstawia nr LP do PW w ZK - w razie gdyby ktoś w biurze chciał zobaczyć nr paczki i sprawdzić co się z nią dzieje
• wysyła nr LP do Allegro wstawiając do zamówienia

b) ZAMKNIJ KOMPLETACJĘ Z EDYCJĄ - opcji tej używamy gdy potrzebujemy wprowadzić jakieś indywidualne zmiany na liście przewozowym, np

• zmiana gabarytu paczki do paczkomatu
• zrobienie wielopaku dla DPD czy Poczty Polskiej
• zaznaczanie przesyłki niestandardowej
• i wiele innych

Pozostałe działania pozostają bez zmian, czyli wysyłka LP do Allegro, zapis LP w ZK, wystawienie dokumentów sprzedażowych i listu przewozowego.

 

Na tym kończy się proces obsługi zamówień.

 

Powyższe rozwiązanie, uważam że nadal jest dalekie od ideału. Jeszcze jest dużo do zrobienia w automatyzacji. Jest sporo czynności, które nadal trzeba robić ręcznie. Choćby zamówienia z płatnością zgodną. Uważam, że te od razu powinny wpadać do realizacji a magazyn mógłby zweryfikować ewentualny brak towaru. Magazynier tez nie powinien "biegać" z kartkami, tylko z kolektorem danych. Nie powinien obsługiwać pojedynczych zamówień, tylko listę towarów ze wszystkich zamówień. Itd, itd. Nad tym wszystkim nadal pracujemy.

 

[Kaczor . 66]

Hej,

nieźle opisane  Pierwszy raz spotykam się z takim modelem. Znalazłem w nim trochę plusów i trochę pytań w głowie mi się pojawiło.

Na początek fajnie to wygląda, bo wszystko masz w Subiekcie czyli wszystko w jednym miejscu. Masz widzę wprowadzone kody kreskowe do dokumentów i PP2 skonfigurowaną pod kompletowanie. Podoba mi się to   Ja mam pola własne standardowe wykorzystane na maksa, a pola rozszerzone działają trochę inaczej.

Jak pozwolisz, to mam pytania:

1. Jak ogarniacie reklamacje - jeszcze mailowe to pół biedy bo masz czas na poszukanie, natomiast, żeby klientowi będącemu na linii od razu udzielić odpowiedzi na jego zastrzeżenia. W tym temacie sello sprawdza nam się genialnie. Poczta + dane o dokumentach sprzedażny + ewentualna wcześniejsza korespondencja mailowa - wszystko w 1 miejscu

2. Czy mógłbyś napisać ilu ludzi pracuje w tym modelu? Ile macie stanowisk do pakowania?

3. Czy na stanowiskach do pakowania macie oddzielne komputery z drukarkami fiskalnymi (paragony), standardowymi (faktury), etykiet (do wydruku LP), czy może jest jedne wspólny np. na 3 stanowiska?

Pisze to, bo u nas jest to totalnie oddzielone - cała dokumentacja powstaje w biurze. Pakowacze tylko pakują paczki. Zastanawiam się cały czas jak sensownie rozwiązać sprawę kompletowania, by wyeliminować pomyłki i użyć do tego PP2. To jednak wymaga oddzielnego komputera na każdym stanowisku pakowania. Również zastanawiam się nad wprowadzeniem kolektorów i zmianą modelu. Magazynierzy na początek dnia zbierają towar z całego magazynu, następnie kompletują go do poszczególnych pojemników - 1 pojemnik = 1 zamówienie. Pakowacz tylko pakuje paczki, nie musi znać asortymentu. Wkłada to co jest w pojemniku dobierając odpowiedni karton.

Obecna ilość paczek dochodzi do 200 / dzień. Drobnica wieloprzedmiotowa ~10 przedmiotów / paczka. Zawartość to szkło, ceramika i inne delikatne elementy. 

[Dominik kidl 78]

@Kaczor . Koncepcja zrodzona w głowie kilka lat temu, jednak powoli się rozwija przez wzgląd na koszta głównie informatyków.

Odpowiem na kilka pytań:

ad.1. Reklamacje przyjmuje tylko oficjalne, głównie mailowo. Gdy klient zadzwoni z reklamacją, to zawsze prosimy o wysłanie wiadomości mailowej. Nie wyobrażam sobie przyjmować zgłoszenia telefonicznie, musiałbym mieć do tego osobny system. W firma jest kilka osób, jednego dnia mogę ja z klientem rozmawiać a drugiego już ktoś inny. Musimy mieć wszyscy wgląd do ustaleń, żeby nie było odsyłania do osoby, która przyjęła reklamację. W trakcie rozmowy z klientem staramy się go uspokoić i wyjaśnić, że nie ma powodów do zmartwień a oficjalny mail jest nam niezbędny tylko dla formalności. Reklamacja jest wprowadzana jako ZK z oznaczeniem "Reklamacja" (oczywiście). W zależności od sposobu załatwiania zgłoszenia i przyczyny reklamacji, ZK jest ustawiane np z WZ'tką (jeśli to towar uległ uszkodzeniu i trzeba zdjąc z magazynu i wysłać klientowi) lub "Bez dokumentu" (jeśli pakowacz przy skanowaniu  szt. zeskanuje jedną, resztę policzy i zatwierdzi a jednak popełni błąd przy liczeniu, do takiej reklamacji już wszystko jest udokumentowane, tylko towar został na magazynie). W Uwagach wpisujemy zwięźle niezbędne inf dla innych. Każdy z pracowników ma wgląd do skrzynki mailowej drugiego pracownika (tylko podgląd), może zawsze zapytać klienta na jaki adres wysyłał reklamację i podejrzeć odpowiedź od kolegi z pracy.

 

ad.2. Mamy łącznie 8 stanowisk i tylko 2 stanowiska do pakowania + 1 awaryjne.

 

ad.3. Tak, każde stanowisko pakowacza jest wyposażone w kompletny sprzęt:

a) terminal dotykowy - mamy akurat ELO, jest bez rewelacji choć w pełni wystarczające

b) drukarkę fiskalną - spiętą tylko z tym stanowiskiem

c) drukarkę do etykiet - na potrzeby listów przewozowych

d) drukarkę laserową - jak najmniejszą, żeby dużo miejsca nie zabierała, do wydruku faktur, WZtek, itp

e) skaner kodów kreskowych - bezprzewodowy, przy większych towarach ciężko jest podsunąć etykietę pod skaner stacjonarny

są też:

f) podajniki folii stretch - ale pakowacze twierdzą, że wygodniej im foliować "z ręki"

g) na jednym ze stanowisk ostatnio po przygodach z InPostem wyrysowaliśmy wymiary paczek A, B i C, żeby można było przyłożyć gotową paczuchę do przymiaru i nie mierzyć miarą

 

 

Przy powyższym modelu pakowacz też nie musi znać towaru, choć na pewno znajomość sporo mu ułatwia gdy np pomyli się magazynier. W planach mam wyeliminowanie pomyłek magazynu i oczywiście ciągła walka z uszkodzeniami, ale żeby nie podnosić drastycznie kosztów (nie problem zapakować każdy towar w sejf, ale kto za to zapłaci?)

 

Wystawianie dokumentów w biurze wyeliminowaliśmy w 2013 roku, zbyt często po wystawieniu PA lub FS okazywało się, że towar jest uszkodzony i nie ma co do klienta wysłać. Teraz dowód sprzedaży wystawiany jest dopiero gdy towar został sprawdzony i zeskanowany, więc oczywiste jest że go mamy.

 

 

LP też powstaje w biurze? Jeśli tak, to zdarza się, że paczka pójdzie pod inny adres niż powinna w wyniku pomylenia listów przewozowych?

[Kaczor . 66]

Dzięki za info @Dominik kidl

U nas jednak reklamacje staramy się załatwić w jak najszybszym czasie. Powtarzam wszystkim "Zamykaj temat jak najszybciej" i patrz do przodu, nie odkładaj na później. Jeżeli jest to robione po południu, to też wykorzystujemy ZK i maila bezpośrednio do osoby, która przyjdzie na ranną zmianę by dokończyła temat. Na czas wyjaśnienia piszemy ZK żeby ewentualnie zarezerwować już wcześniej sporny towar na magazynie (na wypadek jakby trzeba było wysłać ponownie). A do obsługi Allegro korzystamy z 1 wspólnej skrzynki.

Sporo tych stanowisk do obsługi vs tylko 2 stanowiska do pakowania 

Powiem Ci, że stanowiska masz wyposażone na bogato  Ja w pierwszej kolejności zamierzam wprowadzić kolektory tylko zobaczymy jak będzie z dofinansowaniem (ok. 20-25tyś zł)

Hehhehe z tymi podajnikami do strechu nie jesteś sam, u mnie też się upierają że wolą ręcznie...

 

[Robert Mazurek 16]

U mnie dość prosto

1 sello tworzy fakturę

2 paczkę - wagi i rozmiary wprowadzam z automatu 9(znaczy się z kosmosu na sztywno)niestety nie rozwiązałem problemu ale dpd zaczyna się czepiać wagi więc coś s tym muszę zrobić

zmieniam jedynie gabaryty w paczkomatach

3 w biurze drukujemy listy p oraz dokumenty sprzedażowe i parujemy w pary lp/dokument sorzedaży

4 magazyn dostaje list przewozowy z fakturą lub paragonem

towary zbierany jest po paragonie i fakturze

5 jeśli czegoś nie ma, coś się nie zgadza, to sajgon cofanie paragonów zmiany towarów itp

 

 

Jestem na etapie szukania kogoś kto wprowadzi u mnie mądrzejsze rozwiązania i zapnie to informatycznie - kolektory danych wprowadzanie wag po pakowanie itp

Edytowane 8 Lutego 2019 przez Robert Mazurek