Subiekt GT - KSEF - pytania na które nie otrzymałem jednoznacznej odpowiedzi na Webinarium

[Paulina Królik 0]

Witam

Oto pytania

1. Czy nie powinno być tak że dla każdego pracownika wystawiającego dokumenty wysyłane w KSEF powinniśmy wygenerować token w KSEF jak to wygląda z punktu prawnego

   na szkoleniach różnych firm mowa jest o tym że aby wystawiać i wysyłać faktury do KSEF trzeba mieć do tego uprawnienia, więc jeśli wygeneruję powiedzmy token na koncie wspólnika w spółce i wpiszę ten token do subiekta a osobami wystawiającymi będą różne osoby to czy oby na pewno jest to zgodne z tym co się mówi tj. napisałam wyżej.

W takim wypadku chyba tokeny powinny być wpisywane w administracja --> Personel 

 

ale dla mnie to od początku było nie jasne i byłoby bardzo uciążliwe jeśli każdy kto ma prawo wystawiać i wysyłać fakturę do KSEF musiał mieć własny token.

 

2. Do tej pory u mojego klienta ze względu na dużą ilość pracowników i ich rotację używamy nazw "wirtualnych" osoby wystawiającej , np. Partyzantów 1, Grunwaldzka 1, Grunwaldzka 2 (od nr stanowiska i ulicy przy jakiej znajduje się sklep - a mamy ich sporo ok . 50) stąd pytanie czy teraz mamy nadać imiona i nazwiska dla osób wystawiających i codziennie

przypisywać je do odpowiednich magazynów (sklepów) bo to prawie nierealne- bo ludzie zmieniają sklepy czasami kilka razy w tygodniu (chorują, zmieniają się z innymi na ich prośbę itd)
do tej pory zawsze wystawiali jako wirtualni pracownicy

 

Jest też sklep internetowy sprzężony i tam jest użytkownik : Sklep Internetowy więc pytanie co z tym

 

3. Ostatnie i ważne pytanie na które otrzymałam odpowiedź omijającą problem

Duża firma faktur dla osób detalicznych wystawianych jest ok 80% a dla firm 20%. Ilościowo powiedzmy jest to łącznie ok 2400 faktur miesięcznie dla osób fizycznych i 600 dla firm

czy nie da się tego zautomatyzować aby odpowiedni rodzaj faktury sam się ustawiał (do KSEF lub Papierowa) tak jak to jest z drukowaniem paragonów do faktur (wystarczy znaczek V przy opcji ODBIORCA DETALICZNY)

nie wyobrażam sobie że przy 60 pracownikach i 50 magazynach upilnujemy tego bez automatyzacji lub półautomatyzacji.

Odpowiedź na WEBINARIUM była następująca: Będzie można ustawić domyślny rodzaj fakury: papierowa lub do KSEF 

Czyli nie była to odpowiedź na pytanie

po prostu ja tego nie widzę że pani X czy pan Y wystawiając fakturę zawsze będzie pamiętał żeby przełączyć typ faktury między Papierowa a KSEF

niezależnie co ustawię jako domyślny rodzaj faktury

 

W konkurencyjnym programie można przy kliencie ustawić znacznik KSEF i wtedy każda faktura na niego wystawiana będzie domyślnie do KSEF

Boje się pomyśleć co to będzie jak pracownicy wyślą detaliczną fakturę do KSEF albo nie wyślą faktury  B2B do KSEF (W insercie można albo wprowadzić taki znacznik albo uzależnić to od znacznika ODBIORCA DETALICZNY (w kartotece danego klienta)

 

przecież do tego dodatkowy Etat będzie potrzebny żeby u nas sprawdzać codziennie na koniec dnia 50 magazynów i 100 faktur-150 faktur czy są prawidłowo wystawione

 

zlitujcie się i coś wymyślcie to na prawdę nie jest trudne.

 

pozdrawiam

 

Edytowane 14 Grudnia 2023 przez Arkadiusz Cieśla
Zgodnie z regulaminem forum : Forum jest ograniczone do dyskusji tylko o wybranych programach, produktach i usługach firmy InsERT.

[Paulina Królik 0]

Piszę o funkcjonalności KSEF w Subiekt GT więc temat został prawidłowo umieszczony. Chodzi o wdrożenie funkcjonalności,
a pytania zadałam na webinarium dot. KSEF w Subiekt GT dla Partnerów i dlatego ponawiam to w tym temacie i w tej kategorii

 

[Marcin Zborowski 42]

Postaram się odpowiedzieć choć nie jestem wielkim ekspertem do KSeF ale powiem tak jak ja to zrozumiałem na spotkaniach Insert na których uczestniczyłem. 

Po pierwsze wg. mnie osoba wystawiająca fakturę a osoba wysyłająca fakturę to dwie całkowicie odrębne rzeczy. Wystawiać faktury mogą różni ludzie, zmieniający się itp. a wysyłać faktury do KSeF może np. tylko szef, właściciel czy kierownik zmiany, sklepu itd. Myślę że takie ustosunkowanie się powinno dać przynajmniej pewną odpowiedź na pytania 1 i 2. 

Docelowo może kiedyś przy rozwoju oprogramowania Insert pewnie doda nowe możliwości typu przypisywanie tokenu do pracownika (np. w sytuacji gdy jest ogromny sklep, na jednej zmianie jest 5 kierowników i 30 pracowników i tylko kierownicy mogą wysyłać do KSeF. Natomiast na razie nie słyszałem o wprowadzeniu takiej funkcjonalności. 

Co do jakiegoś automatu przy wystawianiu dokumentów to na pewno Insert coś wprowadzi ale pamiętajmy że KSeF jeszcze jest w początkowej fazie więc na razie wprowadza się rzeczy podstawowe i rozszerzenia funkcjonalności pewnie będą sukcesywnie dokładane. Osobiście tez uważam że taki znacznik na kontrahencie byłby wygodny i pewnie zostanie wprowadzony choć myślę że więcej szczegółów może udzieli Insert w tych tematach. 

[Andrzej Kubik 1 098]

15 godzin temu, Paulina Królik napisał:

chyba tokeny powinny być wpisywane w administracja --> Personel 

Rzecz w tym że Min.Fin. przewidziało jeden token na firmę, więc każdemu musiałaby Pani wpisać ten sam.

[Arkadiusz Cieśla 199]

15 godzin temu, Paulina Królik napisał:

ale dla mnie to od początku było nie jasne i byłoby bardzo uciążliwe jeśli każdy kto ma prawo wystawiać i wysyłać fakturę do KSEF musiał mieć własny token.

 

Dzień dobry,
z tego właśnie powodu przyjęliśmy na razie rozwiązanie, według którego program pozwala przypisać jeden token autoryzacyjny dla całego systemu. Oczywiście nie oznacza to, że w przyszłości nie będziemy mogli zmienić tej konstrukcji – to jednak zależeć będzie od zgłoszeń użytkowników i rozwoju samego KSeF.
 

15 godzin temu, Paulina Królik napisał:

2. Do tej pory u mojego klienta ze względu na dużą ilość pracowników i ich rotację używamy nazw "wirtualnych" osoby wystawiającej , np. Partyzantów 1, Grunwaldzka 1, Grunwaldzka 2 (od nr stanowiska i ulicy przy jakiej znajduje się sklep - a mamy ich sporo ok . 50) stąd pytanie czy teraz mamy nadać imiona i nazwiska dla osób wystawiających i codziennie

przypisywać je do odpowiednich magazynów (sklepów) bo to prawie nierealne- bo ludzie zmieniają sklepy czasami kilka razy w tygodniu (chorują, zmieniają się z innymi na ich prośbę itd)
do tej pory zawsze wystawiali jako wirtualni pracownicy

Do KSeF nie jest wysyłane imię i nazwisko użytkownika programu, więc nie ma potrzeby zmiany nazw użytkowników. 

15 godzin temu, Paulina Królik napisał:

3. Ostatnie i ważne pytanie na które otrzymałam odpowiedź omijającą problem

Duża firma faktur dla osób detalicznych wystawianych jest ok 80% a dla firm 20%. Ilościowo powiedzmy jest to łącznie ok 2400 faktur miesięcznie dla osób fizycznych i 600 dla firm

czy nie da się tego zautomatyzować aby odpowiedni rodzaj faktury sam się ustawiał (do KSEF lub Papierowa) tak jak to jest z drukowaniem paragonów do faktur (wystarczy znaczek V przy opcji ODBIORCA DETALICZNY)

nie wyobrażam sobie że przy 60 pracownikach i 50 magazynach upilnujemy tego bez automatyzacji lub półautomatyzacji.

Odpowiedź na WEBINARIUM była następująca: Będzie można ustawić domyślny rodzaj fakury: papierowa lub do KSEF 

Czyli nie była to odpowiedź na pytanie

po prostu ja tego nie widzę że pani X czy pan Y wystawiając fakturę zawsze będzie pamiętał żeby przełączyć typ faktury między Papierowa a KSEF

niezależnie co ustawię jako domyślny rodzaj faktury

 

W konkurencyjnym programie można przy kliencie ustawić znacznik KSEF i wtedy każda faktura na niego wystawiana będzie domyślnie do KSEF

Boje się pomyśleć co to będzie jak pracownicy wyślą detaliczną fakturę do KSEF albo nie wyślą faktury  B2B do KSEF (W insercie można albo wprowadzić taki znacznik albo uzależnić to od znacznika ODBIORCA DETALICZNY (w kartotece danego klienta)

 

przecież do tego dodatkowy Etat będzie potrzebny żeby u nas sprawdzać codziennie na koniec dnia 50 magazynów i 100 faktur-150 faktur czy są prawidłowo wystawione

Oczywiście w systemie istnieje taka możliwość. 

• Subiekt GT – Jak ustawić domyślną formę dokumentów dla konkretnego kontrahenta?

W planach mamy również dodanie mechanizmu, polegającego na tym, aby domyślna forma faktury w danych kontrahenta (a potem na dokumencie) ustawiała się zgodnie z oznaczeniem "detaliczności" kontrahenta.

[Marcin Zborowski 42]

Skoro już mamy taki temat założony to ja też miałbym parę pytań które nasunęły mi się po spotkaniach z Insert jak chodzi o KSeF a na które nie znalazłem albo nie dosłyszałem odpowiedzi. Pytania głównie dotyczą systemu GT ale jeśli coś występuje w Nexo a nie ma w GT to też prosiłbym o taką informacje. 

1.) Czy będzie jakiś moduł powiadomień (oczywiście o ile jest to technicznie do zrobienia) o pojawieniu się faktury zakupu np. kupuje coś z allegro, towar przychodzi o chciałbym wiedzieć że sprzedawca wystawił mi już w KSeF FV czy po prostu jest tylko opcja automatycznego pobierania faktur z KSeF.  

2.) W tej chwili w formach płatności czy wybierzemy gotówka czy płatność kartą nie jest to aż tak istotne i chyba nie podlega sprawdzeniu przy kontroli i wysyłce JPK a czy jak zostanie wprowadzony KSeF to poprana forma płatności będzie polegać jakieś weryfikacji?

3.) Jak często i na podstawie jakich parametrów i ustawień będzie się aktualizować pozostała ilość stron w Dokumentach firmy i czy można to gdzieś ręcznie odświeżać?

4.) Jak wygląda procedura aktualizacji ilości stron po zakupie dodatkowych InsPunktów - chodzi o sytuację klient kupuje ode mnie InsPunkty to po jakim czasie i od jakiego zdarzenia pojawią się one w Dokumentach Firmy?

5.) Czy dopóki nie wyślemy faktury do KSeF możemy ją dowolnie modyfikować a nawet skasować?

6.) Czy można w Subiekcie zrobić wysyłkę powiedzmy na koniec dnia przy zamknięciu programu np. poza komunikatem o archiwizacji komunikat w stylu są faktury KSeF niewysłane do systemu. Czy chcesz je wysłać? Lub czy można gdzieś takie powiadomienie ustawić?

7.) Czy w Subiekcie GT w zakładce Faktury sprzedaży jest szansa na przycisk typu "Wyślij niewysłane faktury KSeF do systemu KSeF"

8.) Podczas któregoś szkolenia wstecz mówiliście że faktury muszą zawierać kod QR a obecne faktury w Subiekcie tego nie mają. Kiedy można spodziewać się tej funkcjonalności?

9.) Jeśli na fakturze zakupu będę miał powiedzmy 100 pozycji gdzie część będzie rozpoznana i przypisana a część będzie mieć znak zapytania bo taki towar jest nierozpoznany lub brakuje go w programie i dodatkowo te nierozpoznane towary są losowo rozrzucone pośród tych 100 pozycji to czy mogę zbiorczo gdzieś kliknąć i kazać dodać te pozycje np. tak jak jest na e-fakturze?

 

Z góry serdecznie dziękuję za odpowiedzi na pytania. 

[Arkadiusz Cieśla 199]

W dniu 14.12.2023 o 13:35, Marcin Zborowski napisał:

1.) Czy będzie jakiś moduł powiadomień (oczywiście o ile jest to technicznie do zrobienia) o pojawieniu się faktury zakupu np. kupuje coś z allegro, towar przychodzi o chciałbym wiedzieć że sprzedawca wystawił mi już w KSeF FV czy po prostu jest tylko opcja automatycznego pobierania faktur z KSeF.  

 

W programie pojawiają się stosowne powiadomienia w przypadku włączonego automatycznego pobierania e-Faktur.

W dniu 14.12.2023 o 13:35, Marcin Zborowski napisał:

2.) W tej chwili w formach płatności czy wybierzemy gotówka czy płatność kartą nie jest to aż tak istotne i chyba nie podlega sprawdzeniu przy kontroli i wysyłce JPK a czy jak zostanie wprowadzony KSeF to poprana forma płatności będzie polegać jakieś weryfikacji?

 

Formy płatności systemu Subiekt GT podlegają mapowaniu z formami płatności dostępnymi KSeF. Użytkownik może wskazać stosowne ustawienie w programie. Jeśli chodzi o dalszą weryfikację tutaj zalecam kontakt z organem podatkowym.

• Subiekt GT – Mapowanie form płatności KSeF

W dniu 14.12.2023 o 13:35, Marcin Zborowski napisał:

4.) Jak wygląda procedura aktualizacji ilości stron po zakupie dodatkowych InsPunktów - chodzi o sytuację klient kupuje ode mnie InsPunkty to po jakim czasie i od jakiego zdarzenia pojawią się one w Dokumentach Firmy?

 

W dniu 14.12.2023 o 13:35, Marcin Zborowski napisał:

3.) Jak często i na podstawie jakich parametrów i ustawień będzie się aktualizować pozostała ilość stron w Dokumentach firmy i czy można to gdzieś ręcznie odświeżać?

 

Rozumiem, że pyta Pan o przyszły produkt – Portal Dokumentów?

W dniu 14.12.2023 o 13:35, Marcin Zborowski napisał:

5.) Czy dopóki nie wyślemy faktury do KSeF możemy ją dowolnie modyfikować a nawet skasować?

 

Tak. Natomiast dobrze byłoby jednak wysłać ją tego samego dnia, bo to dzień przyjęcia przez KSeF faktury, będzie jej faktyczną datą wystawienia. 

W dniu 14.12.2023 o 13:35, Marcin Zborowski napisał:

6.) Czy można w Subiekcie zrobić wysyłkę powiedzmy na koniec dnia przy zamknięciu programu np. poza komunikatem o archiwizacji komunikat w stylu są faktury KSeF niewysłane do systemu. Czy chcesz je wysłać? Lub czy można gdzieś takie powiadomienie ustawić?

Będzie taka możliwość w wersji 1.78. Program będzie wyświetlał stosowne powiadomienie.

W dniu 14.12.2023 o 13:35, Marcin Zborowski napisał:

7.) Czy w Subiekcie GT w zakładce Faktury sprzedaży jest szansa na przycisk typu "Wyślij niewysłane faktury KSeF do systemu KSeF"

 

Po kliknięciu przypomnienia, prezentowany będzie widok niewysłanych faktur, wtedy będzie można je zaznaczyć i wysłać do KSeF.

W dniu 14.12.2023 o 13:35, Marcin Zborowski napisał:

8.) Podczas któregoś szkolenia wstecz mówiliście że faktury muszą zawierać kod QR a obecne faktury w Subiekcie tego nie mają. Kiedy można spodziewać się tej funkcjonalności?

Na ten moment QR kody nie są obsługiwane, Ministerstwo Finansów nie opublikowało jeszcze wszystkich wytycznych. Uspokoję, QR kody obowiązywać będą dopiero od 1.07.2024.

W dniu 14.12.2023 o 13:35, Marcin Zborowski napisał:

9.) Jeśli na fakturze zakupu będę miał powiedzmy 100 pozycji gdzie część będzie rozpoznana i przypisana a część będzie mieć znak zapytania bo taki towar jest nierozpoznany lub brakuje go w programie i dodatkowo te nierozpoznane towary są losowo rozrzucone pośród tych 100 pozycji to czy mogę zbiorczo gdzieś kliknąć i kazać dodać te pozycje np. tak jak jest na e-fakturze?

Nie ma zbiorczej możliwości. Należy powiązać takie towary ręcznie. Natomiast przy kolejnej takiej fakturze, program będzie rozpoznawał takie towary automatycznie.

Edytowane 19 Grudnia 2023 przez Arkadiusz Cieśla

[Marcin Zborowski 42]

Super. Bardzo serdecznie dziękuję za odpowiedzi. Myślę że przydadzą się większej liczbie osób. 

Natomiast co do pytania:

"Rozumiem, że pyta Pan o przyszły produkt – Portal Dokumentów?"

Tak dokładnie o to mi chodzi. Mógłbym prosić o odpowiedź właśnie w temacie tego portalu na zadane przeze mnie ter dwa pytania?

[Arkadiusz Cieśla 199]

Dla forumowego porządku proszę o założenie nowego wątku w odpowiednim dziale.

4 minuty temu, Marcin Zborowski napisał:

Super. Bardzo serdecznie dziękuję za odpowiedzi. Myślę że przydadzą się większej liczbie osób. 

Natomiast co do pytania:

"Rozumiem, że pyta Pan o przyszły produkt – Portal Dokumentów?"

Tak dokładnie o to mi chodzi. Mógłbym prosić o odpowiedź właśnie w temacie tego portalu na zadane przeze mnie ter dwa pytania?

 

[Marcin Zborowski 42]

3 minuty temu, Arkadiusz Cieśla napisał:

Dla forumowego porządku proszę o założenie nowego wątku w odpowiednim dziale.

 

Oczywiście. Przepraszam za zamieszanie.