Ja np. bym zasugerował coś w stylu:
Nowy sprzęt zostaje zakupiony, wprowadzamy FZ z auto-PZ i przyjmujemy go na magazyn. Ma on swoją wartość netto/brutto.
Wystawiamy FS na usługę (jednorazową lub nie) np. "Wynajem na 3 m-ce" i dodajemy do pozycji usługi "Koszt" w postaci RW, tym samym wydając sprzęt z magazynu. W tej RW wydany sprzęt powinien mieć taką samą wartość netto (jego rzeczywista wartość, taka jak np. przy zakupie na tej pierwszej PZ). Z racji, że to RW to ma oczywiście 0% vat, a rozliczana jest usługa.
Później możemy ten sam sprzęt (np. możemy nadawać osobnym urządzeniom kody dostaw - każdy ma swój - żeby śledzić ich ruch) przyjąć za pomocą albo PW albo nawet korektą (KRW) jak chce się mieć dodatkowe powiązanie. Tutaj dowolność praktycznie. Ważne, że żeby go wydać, musimy go z powrotem przyjąć - a to robimy jak klient go odda.
W przypadku sprzedaży urządzenia na stanie wystawiamy normalnie FS na te urządzenie i wydajemy je już jak WZ (nie RW jak wcześniej "koszt").
Tak bym robił gdyby wszystko było w jednym systemie, pozwala to śledzić każdy ruch każdej dostawy i znać ceny (tzn. program odpowiednio będzie wyliczać zyski) zakupu, sprzedaży oraz dodatkowo mamy wszystkie powiązania zgodne - faktury, usługi i przyjęcia/wydania.
Teraz tak - mówi Pan, że dużo sprzętu już jest i nie ma ich jak powiązać z np. fakturami, a i faktury są robione osobno. Patrząc na powyższe nasuwa się proste rozwiązanie - zrobić to samo bez FZ/PZ. Czyli:
Wprowadzamy (PW) istniejące urządzenia na magazyn z oryginalnymi wartościami netto i wydajemy je klientom (czy gdziekolwiek) za pomocą np. RW.
Należy pamiętać, że dokumenty wewnętrzne nie są podstawą do praktycznie niczego, tym bardziej w KPiR. Zatem można robić co się chce. Ważne żeby Ci od wystawiania FZ/FS odliczali VAT. W momencie sprzedaży (FS) z tego innego systemu ("prosto w księgowości") warto tylko śledzić wartość magazynową netto tych urządzeń (dlatego mówiłem żeby poprawnie je wprowadzać), a wydawać je nadal jako RW.
Ktoś może spytać o inwentaryzacje i remanenty - jeżeli dobrze Pan wprowadzi wartości to ładnie wyjdzie wartość magazynu, bo przecież RW/PW to 0%. Pytanie jak chce pan to śledzić na dłuższą metę i kto ten magazyn podliczy.
EDIT: Mówiąc "Koszt" jako RW mam na myśli funkcję - w dokumencie sprzedaży kliknąć prawym na pozycje i dodać "Koszt". W przypadku gdzie FV są wystawiane poza systemem to po prostu robić to zwykłymi RW/PW nadając odpowiednią wartość netto i kod dostawy (prawym na pozycje i "Rozbicie pozycji").