Pro forma do zamówienia

[Marta H 3]

Dzień dobry,

 

Nasza firma pracuje na programach insert nexo. Zauważyliśmy taki problem i nie wiemy jak go rozwiązać a mianowicie firma wykonuje roboty montażowe. Każde nowe zlecenie jest wprowadzane w zakładce "zamówienia". Mieliśmy ostatnio sytuację gdzie umowa z kontrahentem przewidywała przedpłatę i nie udało nam się stworzyć faktury pro formy (na tę przedpłatę)  która była by widoczna z poziomu zamówienia. Pro forma a później wystawiona faktura zaliczkowa poszły niejako obok zamówienia. Gdy umowa została zrealizowana na fakturze kończącej nie widać było tych etapowych faktur. Jak następnym razem wystawić faktury żeby były "połączone" z zamówieniem i widoczne na fakturze rozliczeniowej, w sytuacji gdy konieczne wystawienie jest proformy?

[Daniel Kozłowski 1 173]

Należy wystawić FP zamiast ZK.

[Marta H 3]

czy na szablonie FP można dodać numer zamówienia?

[Daniel Kozłowski 1 173]

No nie, to FP będzie zamówieniem i tym samym jej numer będzie numerem zamówienia.

[Marta H 3]

No to w takim razie to nie jest rozwiązanie problemu. U nas numer zamówienia jest najważniejszy. Czyli nie zostaje nam nic innego jak osobno wystawiać proformę a osobno faktury zaliczkowe z zamówienia.

[Kacper Panek 147]

Dzień dobry,

w jakim celu oprócz zamówienia wystawiana jest także faktura pro forma? Faktura pro forma nie odbiega funkcjonalnością od dokumentu ZK – nie jest to dokument prawnie wiążący. Jeżeli kwestia dotyczy wyglądu wydruku przekazywanego do klienta, to dokument ZK można wydrukować przy pomocy wbudowanego wzorca "ZK jako faktura pro forma". Jeżeli mają Państwo inną potrzebę biznesową, to proszę o więcej informacji na ten temat.

 

Możliwość realizacji ZK w dokument FP mamy zapisaną jako sugestię do wdrożenia w przyszłych wersjach programu, aczkolwiek na ten moment nie jesteśmy w stanie określić przybliżonego terminu realizacji.

 

Zalecam także zapoznanie się z możliwościami programu Gestor nexo, związanymi z modułem Ofert:

• Gestor nexo – Moduły odpowiedzialne za relacje z klientami (CRM) oraz ich wykorzystanie w programie

[Izabela Szpila 6]

2 godziny temu, Kacper Panek napisał:

Dzień dobry,

w jakim celu oprócz zamówienia wystawiana jest także faktura pro forma? Faktura pro forma nie odbiega funkcjonalnością od dokumentu ZK – nie jest to dokument prawnie wiążący. Jeżeli kwestia dotyczy wyglądu wydruku przekazywanego do klienta, to dokument ZK można wydrukować przy pomocy wbudowanego wzorca "ZK jako faktura pro forma". Jeżeli mają Państwo inną potrzebę biznesową, to proszę o więcej informacji na ten temat.

 

Możliwość realizacji ZK w dokument FP mamy zapisaną jako sugestię do wdrożenia w przyszłych wersjach programu, aczkolwiek na ten moment nie jesteśmy w stanie określić przybliżonego terminu realizacji.

 

Zalecam także zapoznanie się z możliwościami programu Gestor nexo, związanymi z modułem Ofert:

• Gestor nexo – Moduły odpowiedzialne za relacje z klientami (CRM) oraz ich wykorzystanie w programie

Niestety kontrahenci wymagają dokumentu faktury proformy, gdyż na jej podstawie działy księgowe dokonują zapłaty, często wcześniej muszą uzyskać zgodę zarządu na dokonanie zapłaty i samo zamówienie nie jest wystarczające. Mamy ten sam problem. Projekty są duże, wielomiesięczne, z góry wiadomo tylko, że po osiągnięciu kolejnych etapów będzie częściowa zapłata zaliczkowa (nie znamy dat, w których to nastapi, często ostateczna data wykonania umowy jest zmieniana z przyczyn niezależnych od obu stron), a finalnie faktura końcowa rozliczająca całość projektu, na niej muszą być wszystkie wcześniejsze zaliczki do danego zamówienia, a w jednym czasie u tego samego kontrahenta realizowane jest kilka zamówień, więc musi to być powiązane i widoczne na fakturach by wszyscy wiedzieli którego zlecenia dotyczy. Potrzebna jest też jasna informacja ile całość zlecenia kosztowała, to są środki trwałe u kontrahenta i ta informacja jest podstawą do określenia wartości środka trwałego.

Niestety dobry program do fakturowania jest nie tylko zgodny z wymogami prawnymi, ale również z potrzebami rynku, więc bardzo proszę o jak najszybszą realizację tej sugestii. W firmach produkcyjnych (gdzie produkuje się pod konkretnego klienta, a nie seryjnie), budowlanych itp. takie rozliczenia są normą.

[Kacper Panek 147]

50 minut temu, Izabela Szpila napisał:

i samo zamówienie nie jest wystarczające.

Proszę o więcej informacji. Jaki cel biznesowy jest spełniany przez fakturę pro forma, a którego nie spełnia dokument zamówienia od klienta wydrukowany jako faktura pro forma? Odnoszę się do tego fragmentu mojej wypowiedzi:

3 godziny temu, Kacper Panek napisał:

Jeżeli kwestia dotyczy wyglądu wydruku przekazywanego do klienta, to dokument ZK można wydrukować przy pomocy wbudowanego wzorca "ZK jako faktura pro forma".

[Izabela Szpila 6]

30 minut temu, Kacper Panek napisał:

Proszę o więcej informacji. Jaki cel biznesowy jest spełniany przez fakturę pro forma, a którego nie spełnia dokument zamówienia od klienta wydrukowany jako faktura pro forma? Odnoszę się do tego fragmentu mojej wypowiedzi:

Ja nie rozumiem jaki to problem dla sprawnego informatyka wprowadzić zmiany, których oczekują użytkownicy. W końcu to my za te rozwiązania płacimy i to my użytkujemy te programy, więc mają być dla nas wygodne w użytkowaniu. Prowadzenie rozmowy w sposób jaki Pan proponuje jest co najmniej nie na miejscu. Pani wyżej pisze, że jest problem, ja potwierdzam, opisuję jak to u nas funkcjonuje czego potrzebujemy, a Pan upiera się, że program spełnia nasze potrzeby i oczekiwania.

[Izabela Szpila 6]

Rozumiem, że Pan @Andrzej Kubik nie widzi różnicy między zamówieniem, które mówi o tym, że kontrahent zdecydował się dokonać zakupu, a dokumentem PROFORMĄ, które może być jedynie ofertą i nie świadczyć o tym, że zamówienie zostanie złożone. Pewnie dlatego tak śmieszy Go to, że my księgowe rozróżniamy te dwie sprawy. Gratuluję podejścia do klienta, teraz wszystkie inne wątki i moje wypowiedzi będzie Pan obśmiewał?

Edytowane 8 Maja przez Izabela Szpila

[Błażej Szolak 13]

17 godzin temu, Izabela Szpila napisał:

Ja nie rozumiem jaki to problem dla sprawnego informatyka wprowadzić zmiany, których oczekują użytkownicy.

To ja może zacytuję fragmenty swojej wypowiedzi z działu Sello NX, gdzie niestety padły podobne słowa:

Cytat

Programiści to nie są maszyny, które klepałyby kod 24 godziny na dobę aby spełniać wszystkie nasze (klientów/użytkowników) zachcianki.

Cytat

Wątpię, żeby ten "niedouczony programista" potrafił telepatycznie sprawdzać nasze wizje które siedzą w naszych głowach. 🤔

Już nie wspomnę, że pewnie mają oni aktualnie ważniejsze sprawy na głowie niż zajmowanie się takimi błahostkami, kiedy mamy dosłownie wbudowany wzorzec wydruku, o którym wspomniał Pan @Kacper Panek: 

17 godzin temu, Izabela Szpila napisał:

W końcu to my za te rozwiązania płacimy i to my użytkujemy te programy, więc mają być dla nas wygodne w użytkowaniu.

Owszem, jednak dla każdego pojęcie "wygoda" to pojęcie względne i rozumiane w inny sposób, także to oczywiste że niestety 100% użytkowników nie będzie zadowolonych.

[Kacper Panek 147]

Dzień dobry,

szanowna Pani Izabelo, na początku jestem zmuszony poprosić o zachowanie kultury wypowiedzi i powstrzymanie się od zamieszczania treści bez wartości merytorycznej. Prośba ta wynika z Zasad Korzystania z Forum, na które zgodziła się Pani, biorąc udział w zamieszczanych na forum dyskusjach, a które znajdzie Pani na dole strony, poprzez kliknięcie odnośnika "Regulamin".
 

Następnie pragnę sprostować, że żaden fragment mojej wypowiedzi nie miał na celu "upierania się", że program spełnia potrzeby Pani czy też innych biorących udział w dyskusji użytkowników. Na ten moment, biorąc pod uwagę treści zamieszczone w wątku, nie jesteśmy w stanie dostrzec owej potrzeby, o której Pani mówi, a której Pani w żaden sposób nie uargumentowała. Zarówno ZK, jak i PF są dokumentami nieformalnymi, nieokreślonymi przepisami prawa.
 

Wprowadzanie nowych funkcjonalności w programie nie jest procesem bezmyślnym i wymaga dokładnego zrozumienia potrzeb drugiej strony. W związku z tym po raz kolejny proszę o odpowiedź na zadane pytanie:

18 godzin temu, Kacper Panek napisał:

Jaki cel biznesowy jest spełniany przez fakturę pro forma, a którego nie spełnia dokument zamówienia od klienta wydrukowany jako faktura pro forma?

Edytowane 9 Maja przez Kacper Panek

[Izabela Szpila 6]

Dziękuję pięknie za odpowiedź. Wreszcie kulturalną. Utwierdziła mnie jedynie, że program nie spełnia i spełniał nie będzie naszych wymagań jako firmy produkcyjnej. Jednocześnie chciałabym Państwa zaprosić do zpoznania się z funkcjonowaniem konkurencyjnych programów, wtedy zobaczą Państwo różnicę w obsłudze i wygodzie użytkownika, też jest zgodny z wymogami prawnymi, a działa o niebo lepiej.

Zainteresowała mnie opcja automatyzacji, sądziłam, że program Subiekt ułatwi mi pracę, rzeczywistość jest brutalna. Cóż nadal będę używać Rachmistrza, bo z niego jestem bardzo zadowolona, a Subjekt to jakaś porażka dla firm produkcyjnych. Pewnie dla handlu, w tym interentowego sprawdza się, ale dla nas nie jest odpowiedni.

Edytowane 9 Maja przez Kacper Panek
Niezgodne z punktem 10, podpunktem o) regulaminu.

[Błażej Szolak 13]

3 minuty temu, Izabela Szpila napisał:

Dziękuję pięknie za odpowiedź. Wreszcie kulturalną.

Niech Pani wskaże co najmniej jeden przykład "niekulturalnej" odpowiedzi od kogokolwiek z zespołu InsERTu, bo póki co jedyną osobą, która otrzymała ostrzeżenie o naruszeniu warunków regulaminu jest Pani, już nie wspominając o tym że nadal nie odpowiedziała Pani na jakiekolwiek pytanie osób próbujących pomóc pomimo kilkukrotnych próśb.

 

Poza tym, pragnę zacytować sobie jeszcze TEN fragmentu Regulaminu:

Cytat

Niedopuszczalne jest umieszczanie na Forum treści oraz łączy do treści:

• n) związanych z promowaniem działalności konkurencyjnej wobec InsERT,

 

[Marta H 3]

Panie Błażeju,

Ja również już niejednokrotnie odniosłam wrażenie, że na tym forum brakuje życzliwości wobec użytkowników programu. Pytania i problemy często są komentowane w sposób nieuprzejmy. Program niestety nie jest intuicyjny przynajmniej dla mnie, ale uważam że od tego jest forum, aby można było zadać pytanie i doczekać się odpowiedzi bez karcących uwag i wyśmiewających emotek.

Problem, który poruszyłam sami Państwo przyznaliście, że jest zgłoszony jako sugestia do wprowadzenia w następnych wersjach programu więc nie mają sensu kolejne przepychanki słowne.

[Marta H 3]

Jeśli mogę - próbowałam zrobić fakturę pro formę wg Pańskich wytycznych i drukuje mi pro formę, ale na całość zamówienia.

Jak mam wystawić pro formę na np. 30% wartości kontraktu?

[Izabela Szpila 6]

Godzinę temu, Marta H napisał:

Jeśli mogę - próbowałam zrobić fakturę pro formę wg Pańskich wytycznych i drukuje mi pro formę, ale na całość zamówienia.

Jak mam wystawić pro formę na np. 30% wartości kontraktu?

Też to testowałam i udało mi się dojść do momentu, w którym mogę określić procentowo kolejne faktury zaliczkowe, ale muszę też wpisać termin ich płatności a to nie jest z góry wiadome, zależy od wielu czynników jak dostawy materiałów, pogoda, która czasem uniemożliwia realizację zgodnie z planem itp.

Przestudiowałam wszystkie dostępne filmiki z wystawiania faktur w Subiekcie i niestety rozwiązania nie znalazłam.

 

W programie, którego używam mogę wystawić PROFORMĘ, z niej utworzyć fakturę zaliczkową. Potem z poziomu tej faktury mam możliwość wystawienia następnej zaliczki, która "ciągnie" za sobą dane z pierwszej zaliczki. Potem zaznaczam wszystkie zaliczki do danego zamówienia i tworzę fakturę końcową, na której jest wartość całości zamówienia i kolejne pozycje to zapłacone faktury zaliczkowe ze znakiem "-", w podsumowaniu zostaje tylko to co nie było zapłacone. Takie rozwiązanie jest proste i logiczne. Znając obsługę i możliwości baz SQL, wiem, że dałoby się to wprowadzić do Subiekta i nie byłoby to zbyt dużym problemem, ale trzeba byłoby dopisać do istniejących baz zmienną, którą byłby unikatowy numer zamówienia bądź umowy, bo czasem jest umowa i wtedy klient chce by na wszystkich dokumentach ten numer był, a tu pojawia się kolejny problem, że pewnie Subiekt nie pozwoli nadać swojego numeru, tylko trzeba będzie ciągnąć numerację jak w fakturach, a przecież w rzeczywistości to tak nie działa. Czasem jest to nasza numeracja na umowie, a czasem klietnta, czasem nie ma umowy i jest tylko numer zamówienia i też może być nasz, a może być klienta. Wszystko zależy od klienta i tego jaki system obiegu dokumentacji ma u siebie wdrożony.

[Kacper Panek 147]

Dzień dobry,

22 godziny temu, Marta H napisał:

Jeśli mogę - próbowałam zrobić fakturę pro formę wg Pańskich wytycznych i drukuje mi pro formę, ale na całość zamówienia.

Jak mam wystawić pro formę na np. 30% wartości kontraktu?

dokumenty ZK oraz FP nie zostały przewidziane dla takich scenariuszy. W tym celu można wykorzystać Oferty dostępne w Gestorze nexo, które mogą być realizowane częściowo zgodnie z Pani opisem. Dla Ofert można również wykorzystać funkcję Własnych typów dokumentów i stworzyć typ oferty o nazwie "Kontrakt". Dodatkowo umożliwiają one zapisanie wszelkich ustaleń dotyczących kontraktu dzięki uwzględnieniu pól "Informacje wstępne" oraz "Informacje końcowe".

 

20 godzin temu, Izabela Szpila napisał:

W programie, którego używam mogę wystawić PROFORMĘ, z niej utworzyć fakturę zaliczkową. Potem z poziomu tej faktury mam możliwość wystawienia następnej zaliczki, która "ciągnie" za sobą dane z pierwszej zaliczki. Potem zaznaczam wszystkie zaliczki do danego zamówienia i tworzę fakturę końcową

W Subiekcie nexo również jest taka możliwość:

• Subiekt nexo – Czym jest "łańcuch zaliczkowy"?

21 godzin temu, Izabela Szpila napisał:

kolejne pozycje to zapłacone faktury zaliczkowe ze znakiem "-", w podsumowaniu zostaje tylko to co nie było zapłacone.

W module Zamówienia można aktywować kolumnę "Wartość pobranych zaliczek", dzięki której będzie wgląd w wartość zaliczek przyjętych od klienta.

21 godzin temu, Izabela Szpila napisał:

bo czasem jest umowa i wtedy klient chce by na wszystkich dokumentach ten numer był

W celu zamieszczenia takiego numeru na dokumencie można wykorzystać np. pole Podtytuł czy też pola własne, które potem można wydrukować na zmodyfikowanym wzorcu wydruku.

 

 

Chciałbym jeszcze raz zaznaczyć, że dokładny opis scenariusza (taki, jak w ostatnim poście Pani Izabeli) jest kluczowym elementem umożliwiającym nam jako dostawcy programu zrozumienie poszczególnych potrzeb i przedstawienie adekwatnych rozwiązań. Niestety należy się liczyć z tym, że programy poszczególnych producentów różnią się od siebie i niekiedy trzeba porzucić stare przyzwyczajenia.